Курс, семинар, тренинг Офис-менеджмент: Искусство управления пространством, коммуникациями и имиджем

«Если вы не думаете о своей репутации — о ней подумают другие...»

У компетентного офис-менеджера два основных направления работы: организация офисной деятельности и поддержание репутации компании. Специфика этой должности подразумевает совмещение некоторых задач по управлению с представительской функцией, что требует определённого уровня дипломатических навыков. Деятельность офис-менеджера одновременно обращена на взаимодействие с внутренним коллективом (персоналом) и установление контакта с клиентами, а потому найти баланс сложнее, чем кажется на первый взгляд.

Курс посвящён подробному разбору компетенций офисных специалистов: позволяет разработать модели решения административно-хозяйственных вопросов и рассмотреть различные виды ситуаций, требующих применения правил делового общения. Участники изучат основы психологии и управления имиджем, практики тайм-менеджмента и планирования, нюансы организации встреч и управления корпоративной средой.

В результате обучения Вы:

• определите позицию и функционал офис-менеджера в общей системе управления
• сформулируете полный перечень его прав и обязанностей в разделе АХО
• изучите параметры организации встреч и схемы взаимодействия с подразделениями
• сможете грамотно организовать документооборот на предприятии
• повысите осведомлённость в вопросах составления протоколов
• научитесь использовать техники ведения переговоров и правила делового этикета
• получите от экспертов рекомендации по эффективному деловому общению внутри организации и вне её

Удостоверение о повышении квалификации или Сертификат ...;

Офис-менеджер в структуре организации

• Виды офисов и их оборудование. Критерии выбора офисного помещения. Параметры офисных зданий классов А, В, С
• Факторы, влияющие на условия труда. Законодательство РФ по охране труда. Эргономика офиса. Организация офисного пространства. Расчет площади служебных помещений.
• Квалификационная характеристика офис-менеджера, его должностные обязанности, компетенции и необходимые навыки
• Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. Составляющие управленческого процесса, особенности социального управления. Стили руководства и их сравнительная характеристика
• Развитие управленческих навыков. Алгоритм постановки и принятия задач, формула исполнения
• Подчиненный персонал. Обучение и мотивация
• Чек-лист как инструмент обучения, делегирования и контроля исполнения

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

• Перечень задач, решаемых в рамках функций офис-менеджмента
• Жизнеобеспечение офиса. Оптимизация закупок оргтехники и расходных материалов, методы снижения затрат
• Формула для расчёта страхового запаса
• Предметы первой необходимости
• Планирование и бюджетирование. Приемы повышения эффективности использования ресурсов: нормирование, правильный выбор поставщиков и другие
• Классификация офисной оргтехники. Виды офисных материалов
• Классификация основных офисных программных продуктов и офисной оргтехники. Достоинства и недостатки офисных средств передачи информации
• Оптимизация использования служебного автомобильного транспорта. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей
• Организация питания сотрудников

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса

• Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
• Планирование рабочего дня. Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра
• Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам.
• Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
• Внутриофисные отношения. Манипуляции, проблема моббинга, конфликты в офисе: причины и пути урегулирования. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта. Действия в конфликтных ситуациях
• Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
• Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников

Практикумы:

• Кейс «Подготовка совещания с использованием интеллект-карты»
• Кейс «Определение уровня прокрастинации»

Повышение эффективности организационных коммуникаций

• Информационное и документационное обеспечение офисной деятельности. Информационные потоки, источники и средства передачи информации. Инструменты офисных коммуникаций. Требования к управленческой информации
• Документационное обеспечение функционирования офиса. Классификация управленческих документов. Нормативная база современного делопроизводства
• Правила оформления основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
• Принципы эффективного документооборота. Виды офисных коммуникаций и их инструменты
• Внешняя и внутренняя переписка. Служебные письма (просьбы, предложения, отказы, гарантийные, сопроводительные и другие)
• Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
• Взаимодействие с руководством, подчиненными и другими партнерами по общению. Средства и стили общения. Правила убеждения
• Рекомендации по эффективному использованию времени. Приоретизация. Матрица Эйзенхауэра

Практикум: «Работа над ошибками в оформлении документов системы ОРД»

Профессиональный имидж сотрудников компании. Особенности культуры делового общения

• Специфика и особенности делового общения. Неформальные и официальные отношения в коллективе. Особенности и различия
• Факторы, влияющие на внешнее впечатление и репутацию организации
• Основные деловые и личные качества офис-менеджера
• О чем нужно всегда помнить, чтобы произвести на собеседника «правильное» впечатление?
• Самопрезентация. Формирование первого впечатления
• Как сформировать свой положительный невербальный имидж?
• Этикетно-запретные сигналы невербального общения
• Жесты, позы, мимика, голос, дистанция, взгляд — как всем этим управлять?
• Межличностное пространство в деловых контактах. Зоны общения (личная, дружеская, публичная)
• Особенности общения в организации: мужчины и женщины, коллеги, начальник-подчиненный
• Правила эффективного взаимодействия с вышестоящим руководством, коллегами, подчиненными
• Взаимодействие с партнерами сторонних организаций, VIP-персонами, посетителями
• Эстетические стандарты оформления рабочего места, их влияние на этику деловых отношений

Практикум: «Ситуации (разбор). Ваш положительный невербальный имидж»

Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа

• Основные правила культуры речи
• Культура диалога. Монолог
• Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Как деликатно сказать «нет»
• Неформальная беседа small talk — обязательная часть всех деловых и неофициальных встреч
• Запретные темы. Позитивные темы
• Рекомендации для публичного выступления
• Для чего говорят комплименты в деловой среде. Что такое правильный комплимент

Основные правила делового этикета

• Правила делового этикета в служебных отношениях. Субординация
• Правила приветствия, представления, знакомства. Рукопожатие, поцелуи, объятия в деловой среде. Что и когда можно и нельзя
• Обращение
• Визитная карточка, особенности вручения и использования. Основные функции визитной карточки
• Деловые подарки, бизнес-сувениры. Что и как дарить, нежелательные подарки
• Правила хорошего тона для приема посетителей
• Деловые встречи. Подготовка к деловой встрече и беседе
• Правила сопровождения посетителя организации
• Правила рассадки за столом
• Правила рассадки в автомобиле

Практикум: «Прием посетителя»

Габитарный имидж делового человека. Dress-code

• Значение дресс-кода в корпоративной культуре компании
• Создание правильного визуального имиджа — значимая часть успешной деятельности организации
• Основные стили одежды. Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный
• Одежда деловой женщины. Одежда делового мужчины
• Фасон, цвет, эстетические требования. Ошибки, которых следует избегать при оформлении внешности
• Одежда для приемов
• Что приемлемо и что запрещено для деловых мужчин и женщин. Прическа, парфюмерия, косметика

Телефон. Специфика делового общения по телефону

• Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Композиция телефонного разговора
• Основные методы достижения результативности. Практические рекомендации. Мобильный этикет

Основные правила подготовки и организации деловых встреч, переговоров, совещаний, мероприятий, презентаций

• Специфика деловых мероприятий в компаниях и организациях. Основные виды деловых встреч
• Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций
• Правила поведения на различных приемах. Приемы самообслуживания и приемы с обслуживанием
• Корпоративные мероприятия. Правила этикета для сотрудников
• Сервисное обслуживание деловых встреч
• Правила сервировки. Порядок и очередность обслуживания. Как подавать чай, кофе

Практикум: «Гостеприимство в офисе»

Еремян Жанна Артёмовна

Профессиональный опыт

• Частная практика, консалтинг в области управления персоналом, планирования карьеры
• ООО «Юридические решения», карьерный консультант
• ООО «Нефтехимическая транспортная компания»
• ООО «Поинтер», HR Business Partner
• СК «Росгорстрах», заместитель начальника отдела подбора и адаптации персонала
• ОО «Газпром ВНИИЗАЗ», ведущий психолог отдела персонала
• ЗАО «Русская химическая компания», HR-generalist
• «ЭКОПСИ Консалтинг», специалист по оценке персонала

 Профессиональные компетенции

• Обучение сотрудников и руководителей всех уровней
• Карьерная стратегия и индивидуальное планирование
• Публичные выступления, презентации и прохождение собеседований
• Подбор персонала до уровня high-level и executive search
• Проведение Assessment Centre и глубинных интервью
• Коучинг руководителей и сотрудников
• Профилактика выгорания и work-life balance
• Аналитика и оценка обучения, адаптации, наставничества, развития
• Организация систем кадрового резерва и ротации сотрудников
• Корпоративные коммуникации и культура 
• Управление офисом и операционное обеспечение деятельности
• Формирование обратной связи для руководителей

 Преподавательская деятельность

• Skillbox, карьерный наставник
• Московский педагогический государственный университет, преподаватель кафедры психологии развития

 Образование

• Школа карьерного менеджмента, карьерный коуч по стандартам ICF
• Skillbox, дополнительное обучение по программе «Наставничество. Управленческий консалтинг»
• Московский институт современного бизнеса, повышение квалификации по программе «Актуальные вопросы деятельности служб развития и обучения персонала»
• Российский университет дружбу народов, магистратура, отделение менеджмента / управление персоналом 
• Московский педагогический государственный университет, магистратура, факультет педагогики и психологии
• Московский педагогический государственный университет, бакалавриат, факультет педагогики и психологии

Тухватуллина Яна Альбертовна

Профессиональный опыт
 Профессиональные компетенции

 Клиенты

Все Инструменты, Merck, АСВ-Медиа, Ригла, Неофарм, NAOS, Bioderma, Square GPS, Технониколь, Lamoda, Business Speech, Торгово-промышленная палата РФ, Московская коллегия адвокатов, крупные IT-компании и другие

 Преподавательская деятельность

Разработка и проведение семинаров, тренингов, мастер-классов, интенсивов, практикумов, бизнес-завтраков, воркшопов, лекций и прямых эфиров для корпоративных клиентов и учебных центров. Форматы — как очные, так и онлайн

 Выступления и достижения

• Более 5000 обученных специалистов среднего и высшего звена (онлайн и оффлайн)
• Разработка и реализация более 15 авторских обучающих программ по темам устойчивости, эмоционального интеллекта и командной эффективности
• Более 1000 сценариев для федерального ТВ с высоким рейтингом вовлечённости, основанных на глубоком понимании целевой аудитории, научной проработке тем и адаптации сложной информации для широкой аудитории
• Работа с корпоративными клиентами из 5+ стран (в т.ч. Россия, ОАЭ, Италия, Латвия, Португалия) — адаптация программ под бизнес-контекст и культурные особенности

 Образование