Курс, семинар, тренинг Обучение офис-менеджеров

«Если вы не думаете о своей репутации — о ней подумают другие...»

У компетентного офис-менеджера два основных направления работы: организация офисной деятельности и поддержание репутации компании. Специфика этой должности подразумевает совмещение некоторых задач по управлению с представительской функцией, что требует определённого уровня дипломатических навыков. Деятельность офис-менеджера одновременно обращена на взаимодействие с внутренним коллективом (персоналом) и установление контакта с клиентами, а потому найти баланс сложнее, чем кажется на первый взгляд.

Курс посвящён подробному разбору компетенций офисных специалистов: позволяет разработать модели решения административно-хозяйственных вопросов и рассмотреть различные виды ситуаций, требующих применения правил делового общения. Участники изучат основы психологии и управления имиджем, практики тайм-менеджмента и планирования, нюансы организации встреч и управления корпоративной средой.

В результате обучения вы:

• определите позицию и функционал офис-менеджера в общей системе управления
• сформулируете полный перечень его прав и обязанностей в разделе АХО
• изучите параметры организации встреч и схемы взаимодействия с подразделениями
• сможете грамотно организовать документооборот на предприятии
• повысите осведомлённость в вопросах составления протоколов
• научитесь использовать техники ведения переговоров и правила делового этикета
• получите от экспертов рекомендации по эффективному деловому общению внутри организации и вне её

День 1 Офис-менеджер в структуре организации

• Виды офисов и их оборудование. Критерии выбора офисного помещения. Параметры офисных зданий классов А, В, С
• Факторы, влияющие на условия труда. Законодательство РФ по охране труда. Эргономика офиса. Организация офисного пространства. Расчет площади служебных помещений.
• Квалификационная характеристика офис-менеджера, его должностные обязанности, компетенции и необходимые навыки
• Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. Составляющие управленческого процесса, особенности социального управления. Стили руководства и их сравнительная характеристика
• Развитие управленческих навыков. Алгоритм постановки и принятия задач, формула исполнения
• Подчиненный персонал. Обучение и мотивация
• Чек-лист как инструмент обучения, делегирования и контроля исполнения

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

• Перечень задач, решаемых в рамках функций офис-менеджмента
• Жизнеобеспечение офиса. Оптимизация закупок оргтехники и расходных материалов, методы снижения затрат
• Формула для расчёта страхового запаса
• Предметы первой необходимости
• Планирование и бюджетирование. Приемы повышения эффективности использования ресурсов: нормирование, правильный выбор поставщиков и другие
• Классификация офисной оргтехники. Виды офисных материалов
• Классификация основных офисных программных продуктов и офисной оргтехники. Достоинства и недостатки офисных средств передачи информации
• Оптимизация использования служебного автомобильного транспорта. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей
• Организация питания сотрудников

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса

• Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
• Планирование рабочего дня. Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра
• Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам.
• Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
• Внутриофисные отношения. Манипуляции, проблема моббинга, конфликты в офисе: причины и пути урегулирования. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта. Действия в конфликтных ситуациях
• Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
• Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников

Практикумы:

• Кейс «Подготовка совещания с использованием интеллект-карты»
• Кейс «Определение уровня прокрастинации»

День 2 Повышение эффективности организационных коммуникаций

• Информационное и документационное обеспечение офисной деятельности. Информационные потоки, источники и средства передачи информации. Инструменты офисных коммуникаций. Требования к управленческой информации
• Документационное обеспечение функционирования офиса. Классификация управленческих документов. Нормативная база современного делопроизводства
• Правила оформления основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
• Принципы эффективного документооборота. Виды офисных коммуникаций и их инструменты
• Внешняя и внутренняя переписка. Служебные письма (просьбы, предложения, отказы, гарантийные, сопроводительные и другие)
• Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
• Взаимодействие с руководством, подчиненными и другими партнерами по общению. Средства и стили общения. Правила убеждения
• Рекомендации по эффективному использованию времени. Приоретизация. Матрица Эйзенхауэра

Практикум «Работа над ошибками в оформлении документов системы ОРД»

Профессиональный имидж сотрудников компании. Особенности культуры делового общения

• Специфика и особенности делового общения. Неформальные и официальные отношения в коллективе. Особенности и различия
• Факторы, влияющие на внешнее впечатление и репутацию организации
• Основные деловые и личные качества офис-менеджера
• О чем нужно всегда помнить, чтобы произвести на собеседника «правильное» впечатление?
• Самопрезентация. Формирование первого впечатления
• Как сформировать свой положительный невербальный имидж?
• Этикетно-запретные сигналы невербального общения
• Жесты, позы, мимика, голос, дистанция, взгляд — как всем этим управлять?
• Межличностное пространство в деловых контактах. Зоны общения (личная, дружеская, публичная)
• Особенности общения в организации: мужчины и женщины, коллеги, начальник-подчиненный
• Правила эффективного взаимодействия с вышестоящим руководством, коллегами, подчиненными
• Взаимодействие с партнерами сторонних организаций, VIP-персонами, посетителями
• Эстетические стандарты оформления рабочего места, их влияние на этику деловых отношений

Практикум «Ситуации (разбор). Ваш положительный невербальный имидж»

День 3 Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа

• Основные правила культуры речи
• Культура диалога. Монолог
• Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Как деликатно сказать «нет»
• Неформальная беседа small talk — обязательная часть всех деловых и неофициальных встреч
• Запретные темы. Позитивные темы
• Рекомендации для публичного выступления
• Для чего говорят комплименты в деловой среде. Что такое правильный комплимент

Основные правила делового этикета

• Правила делового этикета в служебных отношениях. Субординация
• Правила приветствия, представления, знакомства. Рукопожатие, поцелуи, объятия в деловой среде. Что и когда можно и нельзя
• Обращение
• Визитная карточка, особенности вручения и использования. Основные функции визитной карточки
• Деловые подарки, бизнес-сувениры. Что и как дарить, нежелательные подарки
• Правила хорошего тона для приема посетителей
• Деловые встречи. Подготовка к деловой встрече и беседе
• Правила сопровождения посетителя организации
• Правила рассадки за столом
• Правила рассадки в автомобиле

Практикум «Прием посетителя»

Габитарный имидж делового человека. Dress-code

• Значение дресс-кода в корпоративной культуре компании
• Создание правильного визуального имиджа — значимая часть успешной деятельности организации
• Основные стили одежды. Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный
• Одежда деловой женщины. Одежда делового мужчины
• Фасон, цвет, эстетические требования. Ошибки, которых следует избегать при оформлении внешности
• Одежда для приемов
• Что приемлемо и что запрещено для деловых мужчин и женщин. Прическа, парфюмерия, косметика

Телефон. Специфика делового общения по телефону

• Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Композиция телефонного разговора
• Основные методы достижения результативности. Практические рекомендации. Мобильный этикет

Основные правила подготовки и организации деловых встреч, переговоров, совещаний, мероприятий, презентаций

• Специфика деловых мероприятий в компаниях и организациях. Основные виды деловых встреч
• Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций
• Правила поведения на различных приемах. Приемы самообслуживания и приемы с обслуживанием
• Корпоративные мероприятия. Правила этикета для сотрудников
• Сервисное обслуживание деловых встреч
• Правила сервировки. Порядок и очередность обслуживания. Как подавать чай, кофе

Практикум «Гостеприимство в офисе»

Рогова Алевтина Владимировна

Эксперт-практик в области бизнес-коммуникаций, специалист по деловому протоколу и этикету. Преподаватель-филолог, практикующий бизнес-тренер

Профессиональный опыт

• 2010 — н. в. — Институт русского предпринимательства, тренер-консультант
• 2011 — н. в. — Институт развития бизнеса, бизнес-тренер, консультант
• 2000–2013 — Всероссийский государственный институт кинематографии им. С.А. Герасимова, старший преподаватель
• 2000–2005 — Smile Gate, директор по персоналу

Профессиональные компетенции

• Поиск, подбор и обучение персонала
• Подготовка и проведение переговоров, деловых бесед, презентаций, официальных и неофициальных приемов
• Ситуационная оценка персонала
• Этика и культура управления коллективом
• Психологические основы делового общения
• Деловой протокол и бизнес-этикет

Клиенты

ГК «Башнефть», ФГУП «Космическая связь», Фольксваген, Европейская Медиагруппа, Международный институт менеджмента Торгово-промышленной палаты Российской Федерации, Московская областная Дума, Иннова, ОАО «Томскнефть», ОАО «Газпром нефтехим Салават», COLIN’S, ООО «Никомед», ЗАО «СеверСталь», ГК «РОЛЬФ», «РОСКОН», Ранова-клининг, Центральный НИИ эпидемиологии Минздрава России, НОВИКОМБАНК, ГЛОБЭКС, Белгородское качество, городские управы регионов РФ, Vision Image Print, Пепеляев, Гольцблат и партнеры, ВОСТОКСИБЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ, САЯНСКХИМПЛАСТ, Южная генерирующая компания ТГК-8, Билайн, Ростов-табак, Лукойл, аппарат мэрии г. Тольятти и многие другие

Преподавательская деятельность

Преподает в ведущих вузах и учебных центрах более 20 лет

• 2009 — н. в. — Учебный центр «ФинКонт», курсы «Профессиональный помощник руководителя», «Деловой этикет и протокол»
• 2008 — н. в. — Институт «Восток-Запад», курс «Деловой этикет и протокол»
• 2007 — н. в. — Московский городской университет управления Правительства Москвы, курсы «Имидж государственного служащего», «Деловые коммуникации», «Деловой этикет и протокол»
• 2006 — н. в. — Русская школа управления, курсы «Деловой этикет и протокол», «Имидж делового человека»
• 2005 — н. в. — «Элкод», курсы «Культура делового общения»
• 2003 — н. в. — Бизнес-школа «Эксперт», курсы «Основы делового общения», «Мастерство общения по телефону», «Школа секретаря»
• 2003 — н. в. — Учебно-методический центр Управления государственной службы при Правительстве города Москвы, курс «Имидж государственного служащего»
• 2000–2004 — Высшая школа секретарей при Дипломатической академии Министерства иностранных дел, курсы «Деловой этикет», «Психология делового общения»
• 1998 — Учебный центр повышения квалификации для руководителей и специалистов среднего и высшего звена «Восток-Запад», курс «Деловой этикет»

Выступления и публикации

• Постоянный автор статей, посвященных деловому общению, современному светскому этикету, культуре речи, корпоративной этике и другим аспектам бизнес-коммуникаций, в журнале «Секретарь-референт» с 2004 года
• Автор книги «Деловой протокол и этикет, практика применения»
• Автор методического пособия «Технологии трудоустройства» для Центра компьютерного обучения при МГТУ имени Н. Э. Баумана
• Эксперт программ по этикету на радиостанциях «Маяк», «Сити-FM» «Говорит Москва», телевизионных программ «Утро» (Первый канал), «Красота на заказ» (Домашний), ТВЦ и других
• Участник подготовки первого конкурса в России «Секретарь года»
• Председатель жюри конкурса «Секретарь-референт»

Достижения

• Председатель жюри конкурса «Секретарь-референт»
• Участник подготовки первого конкурса в России «Секретарь года»
• Получила благодарственные письма от посольства Канады в РФ, Московского городского университета управления правительства Москвы, Федерального государственного унитарного предприятия «Космическая связь»

Образование

• 2015 — Государственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования Московской области учебный центр Нахабино, профессиональная этика и формирование делового имиджа
• 2001 — Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э. Баумана, менеджер по персоналу
• 1991 — Учебно-инновационный центр менеджеров при Ленинградском институте культуры, менеджмент в сфере культуры
• 1975 — Донецкий государственный университет, филолог-преподаватель

Чужинова Любовь Александровна

Консультант по вопросам документационного обеспечения управления, делового протокола, управления персоналом. Руководитель службы персонала ассоциации охранных предприятий

Профессиональный опыт

1992 — н. в. — Институт бизнеса и права, Высшая школа секретарей при Дипломатической академии МИД России, МИРЭА, Московская школа экономики, ВГИК, Институт телевидения «Останкино», учебный центр «Восток-Запад» — группы Комитета труда и занятости, преподаватель дисциплин:

• Документационное обеспечение управления
• Современное секретарское дело
• Психология управления
• Деловая риторика
• Организационное поведение
• Речевые коммуникации
• Деловой этикет и протокол
• Имидж делового человека
• Психология делового общения
• Деловая этика
• Русский язык и культура речи
• Менеджмент

Клиенты

УЦ Управления госслужбы при правительстве Москвы, Пенсионный фонд России, компании Спецстрой, ПАО «Компания «Сухой», АО «Атлас Копко», Мосинжпроект, ПАО «РусГидро», ООО УК «ГМС», «Юником», Росевробанк; префектуры и управы Москвы, администрация г. Сочи и другие государственные и коммерческие организациии

Выступления и публикации

Автор обучающих программ по современному делопроизводству, ведению эффективной деловой переписки, культуре делового общения, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу, ораторскому мастерству и др.

Образование

• 2014 — НОУ «Международный институт сотрудничества Восток-Запад», повышение квалификации по программе «Современные технологии управления персоналом»
• 2000–2001 — Российская академия менеджмента и агробизнеса, «Организация управления персоналом в современных условиях»
• 1995–1996 — Центр психолого-педагогического всеобуча, «Психология управления»