Курс, семинар, тренинг Курс для офис-менеджеров, администраторов офиса и подразделений. Онлайн-курс повышения квалификации

Профессия «Офис-менеджер» Организация работы офиса и подразделения Организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для нужд офиса и подразделения. Работа с поставщиками Основы договорной работы. Оформление первичных документов бухгалтерского учета Автоматизация работы с контрагентами и подрядчиками Документационное сопровождение работы офиса и подразделения Деловой имидж. Дресс-код. Управление впечатлением Организация работы с посетителями и гостями. Офисное гостеприимство Цифровой этикет Ведение телефонного разговора. Навыки эффективной коммуникации Деловая переписка

• офис-менеджеры
• администраторы офисов
• ассистенты отделов, подразделений и департаментов
• административные ассистенты
• секретари

Профессии «Офис-менеджер» и «Администратор офиса»

В результате модуля Вы знаете функционал и требования к офис-менеджеру и администратору офиса, важные навыки, его роли и качества

• Функционал офис-менеджера и администратора офиса
• Роли современного администратора и офис-менеджера
• Профессионально важные навыки и личностные качества

Организация работы офиса и подразделения

В этом модуле участники возьмут в работу практические инструменты системы "Бережливый офис" и смогут обустраивать офис и приемные по принципам эргономики

• Организация работы офиса. Зонирование и обустройство офиса
• Выбор офисной мебели. Эргономика рабочего места. На что обращать внимание?
• Влияние обустройства офиса на эффективность работы и мотивацию персонала
• Организация уборки офиса. Контроль за работой клининговой компании
• Аптечка первой медицинской помощи в офисе и ее наполнение
• Концепция "Бережливый офис". Классификация потерь в офисе. 7 видов потерь в офисе. Система 5S. Организация рабочего места по системе 5S
• Гибридный и удаленный формат работы
• Цифровой офис. Цифровое рабочее пространство и цифровое рабочее место
• Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования и контроль его состояния

Организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий

В результате модуля вы научитесь безупречно организовывать командировки и поездки как руководителя, так и сотрудников

• Организация деловых поездок руководителя и работников. Этапы организации
• Сбор информации и тревел-политика: начинаем готовить командировку
• Работа с предпочтениями руководителя в командировках. Как все учесть?
• Разработка оптимальных маршрутов от пункта отправления до пункта назначения
• Выбор поставщиков для организации деловых поездок
• Приобретение для работников билетов на все виды транспорта (самостоятельно и через поставщиков)
• Организация проживания работников во время деловых поездок и проживания деловых гостей организации
• Организация трансферов
• Выбор поставщиков для организации деловых поездок
• Обзор сервисов для самостоятельной организации командировок и путешествий по России
• Подготовка для передачи работникам информации, касающейся поездки: маршрут следования, места регистрации, точек пересадок, условий и правил перевозки багажа
• Организация процедуры получения виз и разрешительных документов для выезда за границу и въезда в Российскую Федерацию
• Документационное сопровождение поездок руководителя и работников

Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для нужд офиса и подразделения. Работа с поставщиками

В результате модуля вы научитесь грамотно составлять технические задания для поставщиков и подрядчиков, вести базу проверенных поставщиков

• Алгоритм работы с поставщиками – действуем пошагово
• Как грамотно составить бриф или тех.задание?
• Примеры брифов и технических заданий для подрядчиков
• Проведение анализа рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации
• Мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги
• Работа с заявками на приобретение товаров и оказание услуг
• Критерии выбора подрядчиков и поставщиков
• Проверка поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности
• Организация процедуры закупки товаров или услуг
• Ведение базы поставщиков товаров и услуг
• Работа с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат

Основы договорной работы. Оформление первичных документов бухгалтерского учета

В этом модуле Вы научитесь грамотно вести договорную работу, изучите порядок заключения договоров, сможете грамотно осуществлять контроль исполнения условий договоров

• Как правильно организовать договорную работу? Порядок заключения договоров
• Основные виды договоров: договор купли-продажи, договор аренды, договор поставки и пр.
• Составление и оформление договоров на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда
• Регистрация и учет договоров. Автоматизация договорной работы
• Отслеживание сроков проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг
• Протоколы разногласий: как составить?
• Оформление первичных документов бухгалтерского учета. Подготовка отчетных документов в соответствии с требованиями контрагентов. Оформление счетов и актов выполненных работ

Автоматизация работы с контрагентами и подрядчиками

В этом модуле Вы разберете азы организации обмена электронными документами с контрагентами, а также функционал CRM-систем, их возможности

• Юридически значимый документооборот с контрагентами
• Обмен электронными документами с контрагентами. Системы электронного документооборота
• Автоматизация бизнес-процессов с помощью CRM. Функционал и преимущества CRM систем. Какие процессы компании может облегчить CRM-система? Контроль работы сотрудников и статистика в CRM
• Обучение штата работе в программе после внедрения: советы и лайфхаки

Документационное сопровождение работы офиса и подразделения

В результате модуля Вы овладеете принципами организации документооборота, разбересь в обязательных основах оформления организационно-распорядительных и управленческих документов

• Организация работы с документами
• Оформление организационно-распорядительных и управленческих документов. Реквизиты документов
• Структура и принципы организации документооборота
• Организация документооборота: входящие, исходящие, внутренние документы. Потоки документов
• Маршруты документов. Учет количества документов. Сводка об объеме документооборота
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. На что надо обратить внимание при регистрации документов?

Деловой имидж

В результате модуля Вы умеете управлять впечатлением о себе, разбираетесь в видах дресс-кода для деловой среды

• Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления
• Составляющие имиджа человека и профессионала
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде. Основные виды дресс-кода
• Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Культура делового общения, речевой этикет

В результате модуля Вы владеете правилами делового и речевого этикета для применения в ежедневных рабочих ситуациях, при встрече партнеров и гостей

• Специфика делового общения
• Что такое деловой этикет? Его основные правила
• Ситуации знакомства и представления
• Краткая деловая беседа Small Talk. Подходящие темы для Small Talk
• Невербальные коммуникации: жесты/позы

Организация работы с посетителями и гостями. Офисное гостеприимство

В результате модуля Вы знаете, как грамотно работать с гостями и посетителями в приемной, умеете применять правила офисного гостеприимства, умеете грамотно сервировать чай/кофе и угощение

• Организация работы с посетителями организации. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков
• Алгоритм работы с посетителями и гостями. Правила поведения при гостях и посетителях
• Встреча и проводы гостя. Как правильно встреча/провожать гостя? Поведение в лифте, холле здания
• Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения. Очередность подачи напитков: кого обслуживать первым?
• Ситуация ожидания: встреча задерживается, как сказать об этом гостю? Обеспечение комфорта в ситуации ожидания

Цифровой этикет

В результате модуля Вы овладеете основными правилами цифрового этикета, ведения эффективных дистантных коммуникаций через мессенджеры

• Цифровые коммуникации в 21 веке. Как выбрать подходящий канал коммуникации с клиентами и партнерами?
• Общение в мессенджерах .Основные правила цифрового этикета: как себя вести в мессенджерах от лица компании?
• Голосовые сообщения, звонки, сообщения – что уместно в деловой среде? Субординация в деловом мире
• Общение в соцсетях, аватарки, время отправки сообщений

Навыки эффективной коммуникации

В результате модуля Вы научитесь выстраивать эффективную коммуникацию, сможете грамотно управлять диалогом с помощью вопросов и избегать типичных ошибок коммуникаторов

• Восприятие и донесение информации
• Принципы донесения информации, чтобы Вас понимали
• План-структура коммуникации
• Настройка на разговор и сонастройка с собеседником
• Вопросы в коммуникации
• Завершение коммуникационного контакта
• Ошибки в профессиональных коммуникациях

Ведение телефонного разговора

В результате модуля Вы научитесь работать по стандартам телефонного общения. Научитесь навыкам активного слушания

• 6 знаний и умений для эффективного диалога по телефону
• Принципы самонастройки на конструктивное телефонное общение
• Имиджевые правила телефонного общения
• Поведенческие аспекты в телефонном общении
• Фразы-конфликтогены, которые не рекомендуется использовать
• Этапы телефонного общения при входящих звонках и их цели

Деловая переписка

В результате модуля Вы умеете использовать в своей переписке принципы и правила этикета, а также умеете составлять работающие структуры писем

• Принципы, этикет и стиль деловой переписки
• Бланки для официальных деловых писем. Реквизиты делового письма
• Основные части делового письма. Структура электронного письма
• Варианты обращений в этикете деловой переписки
• Заключительная формула вежливости
• Конструктор деловых писем. Речевые клише в переписке

Бонусный модуль «Стресс-менеджмент»

(доступен на тарифе «Хочу наставника»)

• Что такое стресс и каковы его причины? Экспресс-тест на уровень стресса
• Проработка стрессового отклика: эмоции, тело, мысли
• Анализ стрессовой ситуации. Экспресс-техника снятия напряжения
• Полезные приложения для практик осознанности
• Тест на уровень психологической устойчивости
• 54 способа снизить стресс

Бонусный модуль «Эмоциональный интеллект (EQ)»

(доступен на тарифе «Самый максимум»)

• Понятие эмоционального интеллекта
• Почему важно уметь работать с эмоциями? Какие есть базовые эмоции?
• Чем полезно колесо эмоций Плутчика в распознавании эмоций?
• Как использовать в свою пользу положение тела в коммуникациях?

Бонусы для скачивания

Каждый участник (тарифов «Хочу наставника» и выше) получит в бессрочное пользование целую папку методических материалов, презентаций и памяток от ведущих экспертов. Среди них:

• Памятки по зонированию офиса и выбору офисной мебели
• Методичка по технологии создания «Здорового офиса»
• Методички по организации снабжения офиса
• Перечень медикаментов для аптечки первой медицинской помощи
• Авторская рабочая тетрадь «Бережливый офис»
• Пошаговый алгоритм внедрения системы бережливого офиса
• Методичка «Технологии и инструменты цифрового офиса»
• Образец тревел-политики для эффективной организации поездок
• Шаблон оформленной программы командировки
• Авторский чек-лист «Организация командировок»
• Шаблон-подсказка «Как давать идеальные техзадания»
• Автоматизированная табличка по выбору подрядчика
• Рабочая тетрадь по работе с подрядчиками
• Готовый список важных критериев для выбора подрядчика
• Типовые формы договоров
• Шаблоны счетов, актов, счетов-договоров
• Шпаргалка-ключ по оформлению документов
• Шаблоны по оформлению бланков документов
• Презентации-подсказки по оформлению приказов, распоряжений, писем и др.
• Гайд по деловому стилю
• Прикладная рабочая тетрадь по деловому этикету
• Авторское самое лучшее в РФ пособие по деловому этикету и протоколу
• Тьюториал по ведению грамотной деловой беседы
• Словарик речевых формул для ведения беседы
• Чек-лист по правилам цифрового этикета
• Чек-лист для повышения эффективности телефонного общения
• Памятка «Речевая разминка»
• Авторская статья по аргументации в деловой переписке
• Чек-лист «Правила и принципы деловой переписки»

Иванова Лариса Анатольевна

• Преподаватель-практик с 20-летним опытом преподавательской и административно-управленческой работы в крупных государственных и коммерческих компаниях
• Эксперт-практик в области документационного обеспечения управления

 

Образование

Высшее образование

• Российский государственный гуманитарный университет, факультет управления  по специальности «документовед – организатор документационного обеспечения управления»

Дополнительное образование

• Отраслевой центр повышения квалификации, ВНИИДАД по направлению «Делопроизводство и архив»,
• Всероссийские и международные конференции по документообороту
• МИПК РЭА им. Г.В.Плеханова, по специальности «Стратегический менеджмент», повышение квалификации по Президентской программе подготовки управленческих кадров
• Московская школа экономики, менеджер по работе с персоналом

 

Профессиональный опыт

• 2011 – по н.в. — ФГБУ «Спеццентручет в АПК», начальник отдела документационного обеспечения управления
• 2002–2012 — ОАО «Росагролизинг», начальник отдела документационного обеспечения
• 1996–2002 — ОАО «Машиностроительный завод» (ТК «ТВЭЛ»), инженер по организации управления

 

Преподавательская деятельность

• Преподаватель корпоративной академии Росатома по направлению документационное обеспечение управления
• РГТУ им. К.Э.Циолковского "МАТИ", преподаватель дисциплины "Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления".
• Институт профессионального образования и бизнеса,»
• Академия АйТи,

 

Автор курсов и семинаров

• Документационный менеджмент
• Делопроизводство
• документационное обеспечение управления
• Правила составления и оформления управленческой документации
• Организация работы с управленческой документацией
• Деловая переписка
• Организация документооборота
• Организация работы корпоративного архива

 

Области экспертизы

• Постановка "с нуля" системы делопроизводства в компаниях, в том числе с разветвленной филиальной сетью
• Оптимизация внутреннего и внешнего документооборота
• Разработка организационной структуры управления, организационно-правовых документов компании
• Создание локальной нормативной базы по делопроизводству
• Описание бизнес-процессов работы с документами
• Создание библиотек бланков, шаблонов и унифицированных форм документов
• Организация системы контроля за исполнением документов
• Проектирование номенклатуры дел компании
• Подготовка технических заданий на разработку систем электронного документооборота (СЭД) и организация перехода на СЭД «Флагман» (Инфософт) и СЭД Hummingbird Enterprise (Livelink ECM - eDocs) (Open Text)
• Управление информационной средой и организация обмена знаниями
• Организация функционирования call-центра
• Организация защиты информации
• Создание и обеспечение эффективного функционирования корпоративного архива
• Организация работы курьерской службы

 

Выступления и публикации

• Учебник «Документоведение». Издательство «Юрайт», 2015
• Конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», Москва, ВНИИДАД, Октябрь 2013 г. Доклад «Опыт преподавания дисциплины «ДОУ государственного и муниципального управления» в МАТИ»

 

Фотоотчеты с тренингов

 

Клиенты

Государственные органы власти и управления: Государственная Дума РФ, Минсельхоз России, Минобороны России, Минздрав России, Росатом

Cосновая Анна Владимировна

• Сертифицированный специалист Лиссабонского университета (национального университета Португалии) в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями)
• Сертифицированный бизнес-тренер
• Коуч
• Методист и разработчик учебных модульных программ и учебно-методических комплексов и материалов 
• Эксперт-практик в области корпоративного и дистанционного обучения персонала

 

Образование

Высшее образование

• Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Москва
• Специальность: Государственное и муниципальное управление, Стратегический менеджмент

Дополнительное образование

• Повышение квалификации по теме «Технологии активного обучения и практика дополнительного образования», Московская академия профессиональных компетенций
• Тренинг Ульяны Раведовской (Корпоративная Академия Росатома) “Создание методических материалов”
• Тренинг “Мастер визуализации: техники визуальной коммуникации в обучении и развитии”. Insight Group
• Институт практической психологии «Иматон», курс повышения квалификации «Технология конструирования тренинга под задачи организации»
• «Коучинг в управлении — для менеджеров и управленцев» Erickson Coaching International
• «Командный коучинг» Erickson Coaching International 
•  Strategic management University of Ljubljana (Курс: Стратегический менеджмент, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• Learning and knowledge management University of Ljubljana(Курс: Менеджмент знаний, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• «Cross Cultural Communication and Negotiation» ISCTE Lisboa (Курс: Кросс-культурные коммуникации и переговоры, Институт Лиссабона, Португалия)
• BEC Vantage (Business English) University of Cambridge, ESOL Examinations, Grade А (Диплом о владении бизнес-английским уровня Upper-Intermediate)

 

Области экспертизы

• Тайм-менеджмент. Система управления временем
• Обучение административных аппаратов, помощников руководителя, ассистентов
• Управление сотрудниками и рабочими командами
• Целеполагание и постановка задач 
• Делегирование
• Контроль исполнения решений/поручений
• Обратная связь в работе с сотрудниками
• Управление удаленной командой
• Эффективная деловая переписка 
• Повышение эффективности совещаний и онлайн-встреч
• Управление знаниями сотрудников. Менеджмент знаний. Создание библиотек знаний
• Работа с ассистентами руководителя

 

Преподавательская деятельность

• Преподаватель курсов повышения квалификации, семинаров и тренингов
• Корпоративный университет "ГАЗПРОМ
• РАНХиГС при Президенте РФ (Высшая Школа Госуправления)
• Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ)
• ВГИК (Всероссийский государственный институт кинематографии имени С. А. Герасимова
• Университет Правительства Москвы (МГУУ Правительства Москвы)
• Учебный центр "ПРОФИ-КАРЬЕРА«

 

Фотоотчеты с тренингов

 

Клиенты

Ozon, карты МИР, Газпром, Транснефть, Вкусвилл, ВШЭ, Росатом и др.