Курс, семинар, тренинг Административная поддержка руководителя: современное секретарское дело и делопроизводство

Внимание! Вы можете посетить полный курс «Профессиональный бизнес-ассистент и личный помощник руководителя».

Руководителю любой организации, независимо от направления его деятельности, структуры и размеров, необходим надежный помощник, способный оперативно решать самые разные вопросы, работая в условиях высокой ответственности и многозадачности. От его квалификации во многом зависит успешность деятельности всей организации.

Таким сотрудником является представитель так называемой административной группы, должность которого может называться по-разному: ассистент, секретарь, помощник руководителя.

Наш семинар позволит не только получить актуальную информацию по вопросам двух главных направлений: современного секретарского дела и делопроизводства, но и систематизировать имеющиеся знания.

В результате обучения вы:

• рассмотрите функциональные направления работы помощника руководителя
• узнаете о закономерностях формирования корпоративной культуры и своей роли в этом процессе
• изучите правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы
• узнаете, какие профессиональные и личные качества помощника руководитель считает важными и необходимыми
• рассмотрите особенности письменных и устных коммуникаций
• ознакомитесь с методами оптимизации закупок расходных материалов
• научитесь оформлять документы в соответствии с требованиями нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 и узнаете о его особенностях
• получите навыки исправления типичных ошибок в оформлении и в текстах служебных документов
• рассмотрите основные этапы документооборота

Помощник руководителя в структуре организации

• Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе. Профессиональные компетенции
• Деловые и личные качества, необходимые в работе
• Квалификационная характеристика помощника руководителя, его должностные обязанности и основные функции в соответствии с профстандартом
• Особенности должностной позиции
• Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании и поддержании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры

Практикум «Оценка профессиональных компетенций»

Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя

• Информационная поддержка деятельности руководителя. Преимущества и недостатки письменных и устных коммуникаций
• Условия эффективной совместной работы. Основные коммуникативные навыки. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
• Оперативное и долгосрочное планирование. Повышение эффективности использования рабочего времени. Определение приоритетов
• Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам. Поведение помощника руководителя при проведении проверок
• Работа с обращениями граждан
• Организация и обслуживание совещаний и других конферентных мероприятий. Правила подготовки рациональной деловой беседы. Документирование коллегиальной деятельности
• Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок

Практикум «Разработка программы командировки»

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

• Сервисное обслуживание офиса
• Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости
• Выбор поставщиков и сервисных компаний
• Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат

Практикум «Проектирование форм заявок на закупку расходных материалов»

Документационное обеспечение управления Современная нормативная база делопроизводства

• Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству
• Грамотное оформление документов — необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации
• Правила оформления служебных писем и записок, приказов, актов, протоколов

Практикум-дискуссия «Особенности нового ГОСТа»

Система организационно-распорядительной документации

• Классификация документов и их функции
• Специфика и роль организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
• Основные функции документа, обеспечение его юридической силы
• Документ как источник информации. Требования к управленческой информации.
• Деловая переписка. Особенности и состав
• Официально-деловой стиль и его требования

Практикум «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов»

Организация работы с документами

• Документооборот, его количественные и качественные характеристики
• Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
• Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации

Практикум «Проектирование маршрутов движения документов»

Чужинова Любовь Александровна

Консультант по вопросам документационного обеспечения управления, делового протокола, управления персоналом. Руководитель службы персонала ассоциации охранных предприятий

Профессиональный опыт

1992 — н. в. — Институт бизнеса и права, Высшая школа секретарей при Дипломатической академии МИД России, МИРЭА, Московская школа экономики, ВГИК, Институт телевидения «Останкино», учебный центр «Восток-Запад» — группы Комитета труда и занятости, преподаватель дисциплин:

• Документационное обеспечение управления
• Современное секретарское дело
• Психология управления
• Деловая риторика
• Организационное поведение
• Речевые коммуникации
• Деловой этикет и протокол
• Имидж делового человека
• Психология делового общения
• Деловая этика
• Русский язык и культура речи
• Менеджмент

Клиенты

УЦ Управления госслужбы при правительстве Москвы, Пенсионный фонд России, компании Спецстрой, ПАО «Компания «Сухой», АО «Атлас Копко», Мосинжпроект, ПАО «РусГидро», ООО УК «ГМС», «Юником», Росевробанк; префектуры и управы Москвы, администрация г. Сочи и другие государственные и коммерческие организациии

Выступления и публикации

Автор обучающих программ по современному делопроизводству, ведению эффективной деловой переписки, культуре делового общения, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу, ораторскому мастерству и др.

Образование

• 2014 — НОУ «Международный институт сотрудничества Восток-Запад», повышение квалификации по программе «Современные технологии управления персоналом»
• 2000–2001 — Российская академия менеджмента и агробизнеса, «Организация управления персоналом в современных условиях»
• 1995–1996 — Центр психолого-педагогического всеобуча, «Психология управления»

Игнатьева Елена Сергеевна

Практикующий консультант, ведущая тренинговых программ в области международного и делового этикета, PR и маркетинга, имиджелогии

Член Международного сообщества профессионалов в области протокола и этикета (ISPEP) и Международной независимой ассоциации имиджмейкеров (IIAIM). Бизнес-консультант по вопросам этикета, имиджа, подбора и оценки персонала

Опыт работы

• Консалтинговой и тренинговой деятельности предшествовал 15-летний опыт административно-управленческой работы в государственных и коммерческих компаниях г. Москвы. В прошлом заместитель генерального директора компании — официального дистрибьютора ExxonMobil Aviation Lubricants в России
• Февраль 2007 — н. в. — Консалтинговый центр «Ардис», предоставление услуг по управленческому, маркетинговому и HR-консалтингу. Подготовка и проведение бизнес-семинаров и тренингов по указанным направлениям. Дополнительно: разработка и консультации по индивидуальному и корпоративному имиджу

Образование

• Московский авиационный институт (технический университет), экономика и организация НИОКР
• Институт повышения квалификации при ГАСИС, программа «Социальная психология»
• Центральный институт повышения квалификации, программа «Имиджелогия»

Сосновая Анна Владимировна

Эксперт в области обучения ассистентов и помощников руководителей и первых лиц компаний, основатель бизнес-школы ассистентов и помощников руководителя, автор книги-путеводителя для ассистентов

Профессиональный опыт

• 2016 — н. в. — Центр профессионального развития «Профи-Карьера», руководитель направлений и проектов
• 2015 — н. в. — Центр профессионального развития «Профи-Карьера», методист и разработчик учебных модульных программ, куратор направлений «Делопроизводство», «Архивное дело», «Секретариат»
• 2014–2015 — «Лаборатория Касперского», координатор-методист корпоративного учебного центра
• 2014 — Министерство промышленности и торговли РФ, специалист службы ДОУ Административного департамента

Профессиональные компетенции

• Оптимизация процессов деятельности ассистентов и помощников первых лиц
• Профессиональные навыки ассистентов и помощников первых лиц
• Поведенческие стандарты в деловом мире
• Стандарты в административной сфере
• Тайм-менеджмент, целеполагание
• Деловая переписка
• Деловой этикет

Клиенты

Госкорпорация «Росатом», «Сбер», ПАО «Газпром», Газпром трансгаз Москва, Electrolux, Высшая Школа Экономики, ПАО «Норильский Никель», ПАО «Северсталь», ПАО «Роснефть», Камаз, Сода, Платежные карты МИР, Правительство города Москвы, ОАО «Металлоинвест», ФК «Зенит», «Интеко», Государственная дума РФ и другие

Преподавательская деятельность

Преподаватель курсов повышения квалификации для помощников руководителя и ассистентов первых лиц с 2016 года:

• 2020 — н. в. — Российская академия народного хозяйства и государственной службы при президенте РФ, преподаватель курса повышения квалификации «Эффективный помощник руководителя» (Высшая Школа Государственного Управления — ВШГУ)
• 2020 — н. в. — Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики», преподаватель дистанционного курса повышения квалификации «Секретарь-помощник руководителя», приглашенный эксперт по теме «Управление знаниями. Knowledge management»
• 2019 — н. в. — Корпоративный университет «Газпром», преподаватель курсов повышения квалификации и образовательным программам по темам «Деловая переписка», «Этикет», «Управление временем для службы ДОУ»
• 2019 — н. в. — Онлайн-академии «Мое дело», преподаватель дистанционного курса для помощников и ассистентов
• 2018 — н. в. — Московский финансово-промышленный университет «Синергия», преподаватель дистанционного и очного курса повышения квалификации для помощников и ассистентов
• 2017 — н. в. — Высшая Школа Секретарей-референтов холдинга «Актион-Медиа», преподаватель дистанционного курса для секретарей, помощников и ассистентов
• 2016 — н. в. — Учебный центр «Профи-карьера», тренер и преподаватель, разработчик программ по темам «Эффективный помощник-ассистент», «Клиентский сервис и стандарты», «Эффективная деловая переписка», «Тайм-менеджмент и многозадачность. Делегирование», «Работа с возражениями, письменными жалобами и трудными клиентами», «Деловой этикет. Цифровой этикет» и других

Выступления и публикации

• Постоянный автор и эксперт рубрик в профессиональных журналах «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Кадровое дело» по тематикам коммуникации, деловой переписки и сервисным функциям административного персонала
• Приглашенный эксперт на Авто-радио по тематике делового этикета
• Постоянный спикер на ежегодном форуме помощников и ассистентов первых лиц «InterForum»

Образование

• 2019 — Московская академия профессиональных компетенций, повышение квалификации по направлению «Технологии активного обучения и практика дополнительного образования»
• 2019 — Корпоративная Академия Росатома, обучение по направлению «Создание методических материалов»
• 2018 — Insight Group, обучение по направлению «Мастер визуализации: техники визуальной коммуникации в обучении и развитии»
• 2017 — Институт практической психологии «Иматон», повышение квалификации по направлению «Технология конструирования тренинга под задачи организации»
• 2017 — DIRECTUM, сертифицированный консультант в области электронного документооборота и облачных систем управления документами
• 2015–2016 — Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД, профессиональная переподготовка по направлению «Документоведение и документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство»
• 2015 — Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Государственное и муниципальное управление, стратегический менеджмент
• 2013 — Strategic management University of Ljubljana, Strategic management
• 2013 — University of Ljubljana, Learning and knowledge management
• 2012 — ISCTE Lisboa, Cross Cultural Communication and Negotiation
• 2012 — Молодежное движения Ассоциации менеджеров, подготовка по направлению HR