Курс, семинар, тренинг Неделя документооборота: новое в делопроизводстве и электронный документооборот

Организация работы с документами – это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на эффективность деятельности всех организаций, независимо от их форм собственности и отрасли.

Пренебрежение правилами, требованиями законодательства, ГОСТами в этой сфере нередко приводит к пагубным последствиям в деятельности организации, может стать причиной административной ответственности. Кроме того, мы живём в эпоху перемен, когда электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный, поэтому всей системе делопроизводства необходимо перестраиваться.

Большинство предприятий или перешли, или продолжают переход на электронный документооборот (ЭДО). Этот переход несет в себе как новые возможности, так и определенные риски. Многие вопросы в ЭДО ещё не отрегулированы или урегулированы неясно. Ещё формируется законодательство об электронных подписях (ЭП) и машиночитаемых доверенностях (МЧД), нормы о которых вступают в силу в 2023 г., а МЧД становится обязательной с 1 сентября 2023 г.

Как организовать работу служб ДОУ? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе?

Как повысить эффективность предприятия путем перевода документооборота в цифровой формат; каким образом выстроить кадровый, внутренний, внешний ЭДО; как подготовить внутренние системы компании к внедрению МЧД; на что обратить внимание в законе об архивном хранении и нормах и требованиях к электронной подписи?

Как оптимизировать, модернизировать и расширить систему электронного документооборота с наименьшими затратами? Как соответствовать новейшим технологиям и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?

Программа ориентирована на руководителей и специалистов служб ДОУ, общих отделов, архивов, помощников руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, специалистов отделов автоматизации, IT-служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов

Для выступления приглашены: заместитель заведующего отделом документоведения, старший научный сотрудник ВНИИДАД; к.э.н., доцент, эксперт/практик в области документационного обеспечения управления (проекты по автоматизации документооборота компании IKT, компании IBS, компании Мета-технологии); преподаватель-практик с 25-летним опытом преподавательской и административно-управленческой работы в крупных коммерческих и государственных компаниях, методолог систем электронного документооборота и архива, автор учебников и статей по управлению документами; эксперт/практик в области документооборота и делопроизводства; руководитель направления ECM-решений, ЭОС; начальник службы электронного архива, Стройтранснефтегаз, консультант Федерального Казначейства;

И другие эксперты-практики отрасли.

Участникам, успешно завершившим обучение, выдается Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 ак.ч.

Для оформления Удостоверения необходимо предоставить: копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании; копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась). Все документы необходимо выслать не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала курса.

Модуль «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ. Новое в делопроизводстве».

1. Нормативно-правовая база в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами. Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.
2. Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация»: Сложные аспекты в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов.

   • Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением электронных документов;

   • Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;

   • Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.;

   • Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.;

3. Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.); Правила составления и оформления, трудные случаи и сложные аспекты в составлении регламентов, положений, приказов, распоряжений, актов, протоколов и др. документов: на что обратить внимание?

4. Разработка, внедрение, внесение изменений в локальной нормативной базе, регламентирующей делопроизводство в организации. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.

5. Организация работы службы документационного обеспечения организации: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи. Положение об отделе.

6. Проблемные вопросы в построении работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, передача в соответствующие структурные подразделения, ведение базы данных документов организации. Приём электронных документов и сообщений. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.

7. Возможности систем электронного документооборота. Разработка локальных нормативных правовых актов организации для работы с электронными документами. Вопросы сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном виде. Организация текущего хранения электронных документов.

8. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.

9. Документальный фонд организации. Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Передача дел на архивное хранение

10. Хранение документов. Сроки хранения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.

11. Как правильно организовать архивное хранение документов? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации. Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Использование документов архива, выдача справок.

12. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

13. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах. Юридическая значимость электронных документов.

14. Анализ наиболее характерных ошибок при ведении делопроизводства. Проверки делопроизводства в организациях. За что штрафуют и как избежать штрафов?

Модуль «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ТРЕБОВАНИЯ ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКИ. ПРАКТИКА ВНЕДРЕНИЯ И МОДЕРНИЗАЦИИ»

1. Нормативное регулирование цифровой среды: актуальные изменения. Электронный документооборот в хозяйственной деятельности и в отношениях с государственными органами власти Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы. ГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД. Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД/ECM.

2. Управление документами предприятия в условиях СЭД: актуальные и сложные вопросы. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Разработка регламентов, форматов электронных документов. Оцифровка и перевод документа на бумажном носителе в электронный вид; оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов; маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности; взаимодействие по передаче электронных документов государственным органам и контрагентам; централизованное безопасное хранение документов внутри компании, тенденции развития современных электронных архивов; организация трансграничного электронного документооборота; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM. Способы хранения и защиты информации, распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия.

3. Основные критерии выбора оператора ЭДО. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как составить правильно, чтобы избежать конфликтов с партнерами и претензий налоговой. Когда оно обязательно? Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.

4. Электронная подпись (ЭП): новации и требования - 2023 г. Внедрение машиночитаемого права в РФ. Новое в законодательстве об электронной цифровой подписи (ЭЦП): Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ. Новые требования, предъявляемые к выдаче и использованию сертификатов квалифицированной электронной подписи. Виды электронных подписей (ЭП), их различия и нюансы применения. Риски и проблемы, которые могут возникнуть в связи с введением новых правил об ЭП. Новый порядок получения ЭП на лиц, действующих без доверенности / на основе МЧД.

   • Выдача и проверка машиночитаемой доверенности, проблемы в этой сфере. Схема работы с МЧД по отчетности и в ЭДО. Организационные задачи: назначение ответственных сотрудников, подготовка положения об использовании МЧД, издание соответствующих приказов.

   • Как составлять и проверять полномочия по МЧД? Что такое Классификатор полномочий: правила составления и критерии проверки полномочий по МЧД, проблемные аспекты. Какие форматы МЧД выделяют и планируется ли унифицированная форма? В какой информационной системе и в каком формате следует выдавать МЧД? Как организована возможность передоверия по МЧД? Как передать полномочия не физлицу, а организации? Представление МЧД контрагенту и госоргану. Прекратит ли МЧД действовать при смене руководителя организации, реорганизации и т.п.? Как прекратить действия и отозвать МЧД?

   • Новые сервисы ФНС России для работы с электронными доверенностями. Внедрение единой технологии обмена машиночитаемыми электронными доверенностями через блокчейн-платформу ФНС России. Как подать отчетность или отправить электронные документы в ФНС России с использованием МЧД? Можно ли не направлять МЧД вместе с документом каждый раз? Дальнейшие перспективы применения МЧД.​

5. ​Типичные ошибки при применении электронных документов, убивающие их юридическую значимость.

6. Переписка, осуществляемая по e-mail, в мессенджерах, социальных сетях и иным образом. Правовой статус переписки. Риски при использовании электронных сообщений. Идентификация в электронных сообщениях. Способы доказывания и технические средства в отношении электронных сообщений.

7. Электронный документооборот первичными учетными документами и счетами-фактурами в 2023 г. Универсальный передаточный документ, счет-фактура, ТН, ТТН, путевой лист. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Особенности электронной отчетности: рекомендации по организации электронного документооборота с налоговыми органами, типичные ошибки. Правила заполнения транспортной накладной для обеспечения возможности взаимодействия с ГИС электронных перевозочных документов. Электронный акт сдачи строительных работ.

8. Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.

9. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат. Полный цикл кадрового ЭДО: как построить систему ЭКДО в компании и соблюсти максимальную безопасность. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры. Автоматическая идентификация и проверка налогового статуса, платежеспособности, отсутствия судимости, нахождения в реестре дисквалифицированных физических лиц при выдаче банковских кредитов, оформлении льгот и пособий, приеме на работу. Учет рабочего времени при помощи электронной системы пропусков на предприятии (электронная проходная). Как с помощью ЭКДО обеспечить контроль исполнительской дисциплины и повысить производительность. Электронное взаимодействие с Цифровой платформой «Работа в России», порталом Госуслуги.