Курс, семинар, тренинг Профессиональный персональный помощник / ассистент руководителя

Работа Персонального Ассистента руководителя требует и высокого профессионализма, и определенных личностных качеств. Эффективность руководителя предприятия во многом зависит от того, насколько качественно и оперативно будет решать свои задачи его помощник / ассистент.

Поэтому специалисты высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

В рамках данного курса собрано описание всех аспектов работы Персонального помощника руководителя и технологии их выполнения, позволяющие в итоге высокоэффективно работать по данной специальности.

В программе: практические инструменты по использованию цифровых инструментов и нейросетей персональными ассистентами, что позволит значительно ускорить выполнение рутины и сосредоточиться на более сложных и творческих задачах. А в перспективе — это новые горизонты для профессионального роста и развития личного бренда ассистента руководителя.

Курс поможет выстроить продуктивные и комфортные взаимоотношения с разными типами руководителей в зависимости от их стиля управления, приоритетов и ожиданий.

В программу курса включены актуальные изменения в законодательстве, которые необходимо знать Помощнику руководителя, в т.ч. в части новых требований к оформлению документов в 2026 году, цифровой трансформации процессов.

Приглашаются персональные ассистенты, личные помощники, советники, бизнес - ассистенты, руководители приемной главы и топ–менеджмента компании, секретари и помощники первых лиц.

Для выступления приглашены: помощник Председателя совета директоров, Главного управляющего директора BBDO Group, Сооснователь и управляющая Option Studio; бизнес-ассистент первых лиц, 8 + лет в административной сфере крупных промышленных холдингов в отраслях: металлургия, строительство, фармацевтика, Президент Ассоциации профессиональных ассистентов; эксперт по деловому этикету и протоколу, лауреат Национальной премии в области этикета и протокола; помощник старшего вице-президента международной фармацевтической компании Teva, член российских и международных сообществ помощников руководителей, автор телеграм-канала Executive Assistants Lead; помощник вице-президента по корпоративным коммуникациям «Евраз», опыт работы помощником руководителя в крупнейших компаниях более 16 лет. Спикер практически всех конференций для персональных ассистентов за последние 15 лет; административный директор Академии политических наук «ALTER»; имеет более чем 11-летний опыт работы в международной группе компаний FLSmidth под прямым руководством европейского топ менеджмента, многолетний опыт организации деловых и светских мероприятий; белее чем 6-летний опыт управления административными и бизнес-процессами отдельного подразделения международной компании;

И другие эксперты-практики.

1. Профессиональный и психологический профиль личного ассистента

2. Обеспечение рабочего дня руководителя (административная, информационная, исполнительная поддержка руководителя):

• Планирование и приоритезация задач.
• Ведение и корректировка графика дня, встречи, подписание документов и деловые поездки; примеры результативных графиков, которые упрощают жизнь руководителя и его помощника.
• Работа со входящей корреспонденцией и звонками; организация взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами;
• Приказы, распоряжения руководителя: оформление, контроль соблюдения сроков исполнения; поиск, обработка и анализ информации, необходимой для принятия решения руководителем; подготовка и анализ отчетных документов для руководителя; Работа с данными и таблицами. Подготовка аналитических материалов
• Проведение первичных переговоров;
• Обеспечение комфортного рабочего места руководителя – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения; обеспечение психологического комфорта начальства;
• Возможные средства связи и коммуникаций с партнерами, удаленными сотрудниками. Мессенджеры, MAX, чаты, средства видеоконференций. Проведение онлайн – совещаний и видео -встреч
• Тайм-менеджмент. Как все успевать в условиях многозадачности и нехватки времени?
• Контроль работы личных водителей и охраны руководителя.

3. ИНСТРУМЕНТЫ ИСКУССТВЕННОГО ИНТЕЛЛЕКТА, AI-СЕКРЕТАРЬ: что можно применять в работе Бизнес-Ассистента уже сегодня. Практические инструменты: что взять в работу, как повысить свою эффективность и ускорить выполнение рутинных задач. Управление почтой; планирование деловых встреч и формирование оптимального расписания и подбор наиболее удобных слотов; генерация и правка документов, писем, отчетов, правки по стилю; транскрибация встреч; поиск и анализ информации; подготовка презентаций: генерация структуры слайдов, создание текста, дизайн, визуализация.

4. Ведение делопроизводства и документооборота. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

• Состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав, схемы расположения реквизитов на документе; правила создания документов. Виды и разновидности организационно-распорядительных документов. Организационные документы: положения, инструкции, регламенты, правила. Документирование распорядительной деятельности: приказы, постановления, распоряжения. Документирование деятельности коллегиальных органов: протоколы и акты. Визуализация отметки об электронной подписи и оттиск печати; QR-код

5. Примерная инструкция по делопроизводству – основные положения.

6. Электронный документооборот в работе Персонального Ассистента. Требования юридически значимого электронного документооборота. Электронная подпись. Хранение электронных документов. Обмен электронными документами.

7. Язык и стиль современных документов.

• Основы документной лингвистики. Основы редактирования текстов. Основы документной лингвистики. Стилистика русского языка. Основы редактирования текстов. Правила создания текстов документов. Деловая переписка и этикет делового письма.

8. Планирование, организация и координация переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний, командировок. Организационные и этические моменты проведения успешных встреч.

• Бронирование билетов, отелей, трансфера, оформление виз. Подбор локаций, координация логистики.
• Протокол встречи и приема делегаций. Правила проведения деловых переговоров на высшем уровне. Основные протокольные мероприятия. Визиты. Правила рассадки. Визитные карточки.
• Национальные особенности партнеров из разных стран. Секреты эффективного взаимодействия. Типичные ошибки коммуникации с зарубежными партнерами. Этикет дарения. Цветы в международном протоколе
• Организация кофе-пауз, обедов

9. Субординация, взаимоотношения с директором и сотрудниками.

• Мнение руководителя. Какой персональный помощник нужен современному руководителю?
• ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ТИПЫ РУКОВОДИТЕЛЕЙ: как определить, найти общий язык и адаптировать свою работу
• Как быть проактивным – уметь работать на опережение: предвидеть потребности руководителя, читать между строк, понимать его без лишних вопросов? Вопросы этики и этикета во взаимоотношениях с руководителем;
• Искусство не создавать напряжения. Как адаптироваться под темперамент босса? Как правильно и деликатно добиваться того, чтобы руководитель конкретизировал поручения?
• Писанные и неписанные правила коммуникаций в коллективе. Эмоциональный интеллект. Разрешение конфликтных ситуаций в офисе. Работа с манипуляциями, агрессией, критикой и претензиями.
• Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой среде.

10. Удаленные коммуникации: звонки, видео -звонки

• Телефонные стандарты: принятие звонков, переадресация, удерживание линии, прощание; Работа с голосом и интонациями при общении; Неприятный разговор: как сохранить самообладание. Работа с жалобами и возражениями; частые ошибки в телефонном общении персонального помощника.

11. Дресс-код. Зачем это нужно?

• Имидж работника и его важность в работе; правила делового этикета; Универсальные сочетания в одежде (lookbook дресс-кода); Самопроверка перед началом рабочей смены.