Онлайн-курс, вебинар Организационное и документационное обеспечение деятельности организации. Дистанционный курс профессиональной переподготовки

Формы обучения: Пошаговое изучение модулей Видеолекции, презентации, методический материал Библиотека знаний с шаблонами документов, статьями, чек-листами Тесты, домашние задания, упражнения

Краткая программа дистанционного курса профпереподготовки для руководителей административных служб:

Управление бизнес-процессами организации. Бережливый офис Управление административным персоналом. Основы HR-менеджмента Управление знаниями сотрудников. Малобюджетное обучение Имидж, деловой этикет. Деловое общение. Офисное гостеприимство Тайм-менеджмент. Организация графика. Делегирование Организация работы с документами. ГОСТ Подготовка и протоколирование собраний и совещаний Организация бизнес-поездок Организация работы с подрядчиками и поставщиками Документооборот и контроль Текущее хранение документов Деловой протокол

Онлайн-курс профпереподготовки "Организационное и документационное обеспечение деятельности организации" полезен, если Вы:

• Управляющие делами
• Руководители Секретариата
• Руководители Административного аппарата
• Руководители административного отдела
• Руководители АХУ и АХО
• Специалисты административной сферы

Учебно-тематический план курса

№

Наименование дисциплин

Кол-во академ. часов

1.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Понятие «бизнес-процесс». Критерии к бизнес-процессам и их виды. Оптимизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы в работе помощника. Как и зачем описывать бизнес-процессы? Концепция «Бережливый офис».Поток создания ценностей в офисной работе. Классификация потерь в офисе. 7 видов потерь в офисе. Система 5S. Организация рабочего места по системе 5S

20

2.

УПРАВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАТИВНЫМ ПЕРСОНАЛОМ, ОСНОВЫ HR-МЕНЕДЖМЕНТА.

Функциональные обязанности и зоны ответственности сотрудников. Мотивация: виды, принципы, основы. Показатели KPI. Дедлайны и сроки исполнения поручений. Рычаги воздействия на исполнительскую дисциплину. Как ставить задачи и грамотно делегировать?

20

3.

УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ. КАК СОЗДАТЬ БИБЛИОТЕКУ ЗНАНИЙ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ?

Что такое библиотека знаний и зачем она нужна? Какие инструменты себе создать, чтобы снизить количество ошибок в работе помощника? Чек-листы, памятки, таблицы и др.

10

4.

ИМИДЖ, ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ И ПРОТОКОЛ

Деловой Имидж.

Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления. Составляющие имиджа человека и профессионала. Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу. Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде. Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Культура делового общения, речевой этикет.

Специфика делового общения. Что такое деловой этикет? Его основные правила. Как встречать и провожать гостей по офису? Ситуации знакомства и представления. Краткая деловая беседа Small Talk. Подходящие темы для Small Talk. Невербальные коммуникации: жесты/позы.

Основы делового протокола.

Что такое протокол? Протокол, этикет и церемониал: отличия. Когда требуется соблюдать нормы делового протокола? Протокольная рассадка. Протокольные подарки: критерии выбора.

30

5.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Оформление управленческих документов по ГОСТ р 7.0.97–2016.

Понятие Бланка документа и требования. Реквизиты Бланков документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Правила оформления Приказов, распоряжений, писем, служебных записок, актов, доверенностей.

Документооборот и контроль. Организация работы с документами.

Входящие, исходящие, внутренние документы. Регистрация документов. Контроль за сроками исполнения документов. Виды контроля. Мероприятия по контролю исполнения документов. Этапы исполнения документов.

Организация текущего хранения документов.

Номенклатура дел, ее нормативное закрепление и использование в организации Правила оформления дел в текущем делопроизводстве Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

50

6.

ПОДГОТОВКА И ПРОТОКОЛИРОВАНИЕ КОНФЕРЕНТНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Подготовка совещаний, собраний и деловых встреч.

Роль секретаря-помощника на деловом мероприятии. Этапы подготовки совещаний, собраний, переговоров и деловых встреч. Почему на деловом мероприятии важна подготовка и идеальная организация? Повестка дня. Распространенные ошибки в написании повестки дня. Ошибки при организации и проведении совещаний. Составляем чек-лист подготовки к конферентному мероприятию

Протоколирование деловых мероприятий.

Полные и краткие протоколы: отличия. Оформление протоколов по ГОСТу. Обязательные реквизиты протоколов. Части протоколов: заголовочная часть, повестка дня, содержательная часть. Доведение решений протокола до исполнителей. Онлайн-протоколирование. Шаблоны кратких и полных протоколов

30

7.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Золотые принципы планирования времени: что внедрить прямо сейчас? Умные цели. Расстановка приоритетов. Формы планирования времени. 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя. Google Календарь, Microsoft Outlook. Функционал и полезные настройки

30

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Определение стандартов и внедрение норм, регламентирующих принципы организации и работы службы приема посетителей. Контроль качества сервиса и уровня обслуживания посетителей организации. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Офисное гостеприимство. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

30

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РАБОТНИКОВ

Организация проживания работников на время деловых поездок и проживание деловых гостей организации. Заказ авиабилетов, трансферов, отелей. Список удобных сервисов для бронирования отелей, авиабилетов, трансферов. Интеллект-карта шпаргалка по организации командировок. Составление авансовых отчетов

20

8.

РАБОТА С ПОДРЯДЧИКАМИ И ПОСТАВЩИКАМИ

Алгоритм выбора подрядчиков и поставщиков. Сбор информации до подписания договора. Как контролировать работу подрядчиков? Организация закупочной деятельности

20

ИТОГО

260

Иванова Лариса Анатольевна

Преподаватель-практик с 20-летним опытом преподавательской и административно-управленческой работы в крупных государственных и коммерческих компаниях 

Образование:

Российский государственный гуманитарный университет, факультет управления  по специальности «документовед – организатор документационного обеспечения управления»

Дополнительное образование:

• Отраслевой центр повышения квалификации, ВНИИДАД по направлению «Делопроизводство и архив»,
• Всероссийские и международные конференции по документообороту
• МИПК РЭА им. Г.В.Плеханова, по специальности «Стратегический менеджмент», повышение квалификации по Президентской программе подготовки управленческих кадров
• Московская школа экономики, менеджер по работе с персоналом

Области Экспертизы:

• Постановка "с нуля" системы делопроизводства в компаниях, в том числе с разветвленной филиальной сетью
• Оптимизация внутреннего и внешнего документооборота
• Разработка организационной структуры управления, организационно-правовых документов компании
• Создание локальной нормативной базы по делопроизводству
• Описание бизнес-процессов работы с документами
• Создание библиотек бланков, шаблонов и унифицированных форм документов
• Организация системы контроля за исполнением документов
• Проектирование номенклатуры дел компании
• Подготовка технических заданий на разработку систем электронного документооборота (СЭД) и организация перехода на СЭД «Флагман» (Инфософт) и СЭД Hummingbird Enterprise (Livelink ECM - eDocs) (Open Text)
• Управление информационной средой и организация обмена знаниями
• Организация функционирования call-центра
• Организация защиты информации
• Создание и обеспечение эффективного функционирования корпоративного архива
• Организация работы курьерской службы

Профессиональный опыт:

Эксперт-практик в области документационного обеспечения управления

• 2011 – по н.в. — ФГБУ «Спеццентручет в АПК», начальник отдела документационного обеспечения управления
• 2002–2012 — ОАО «Росагролизинг», начальник отдела документационного обеспечения
• 1996–2002 — ОАО «Машиностроительный завод» (ТК «ТВЭЛ»), инженер по организации управления

Автор курсов и семинаров

• Документационный менеджмент,
• Делопроизводство
• документационное обеспечение управления
• Правила составления и оформления управленческой документации
• Организация работы с управленческой документацией
• Деловая переписка
• Организация документооборота
• Организация работы корпоративного архива

Преподавательская деятельность:

• Преподаватель корпоративной академии Росатома по направлению документационное обеспечение управления
• РГТУ им. К.Э.Циолковского "МАТИ", преподаватель дисциплины "Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления".
• Институт профессионального образования и бизнеса,»
• Академия АйТи,

Клиенты:

• Государственные органы власти и управления
• (Государственная Дума РФ,
• Минсельхоз России,
• Минобороны России,
• Минздрав России,
• Росатом,

Выступления и публикации:

-  Учебник «Документоведение». Издательство «Юрайт», 2015

- Конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», Москва, ВНИИДАД, Октябрь 2013 г. Доклад «Опыт преподавания дисциплины «ДОУ государственного и муниципального управления» в МАТИ».

Cосновая Анна Владимировна

• Сертифицированный специалист Лиссабонского университета (национального университета Португалии) в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями)
• Бизнес-тренер, ведущий преподаватель центра профессионального развития «Профи-Карьера»
• Преподаватель Университета “Синергия" по очным программа повышения квалификации и авторским онлайн-курсам
• Постоянный приглашенный спикер профильных конференций для административного и сервисного персонала первой линии(входит в ТОП-3 лучших спикера по анкетам обратной связи)
• Постоянный автор и эксперт рубрик в профессиональных журналах  «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», “Кадровое дело” по тематикам коммуникации, деловой переписки и сервисным функциям административного персонала
• Постоянный эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион-медиа»
• Ведущий вебинаров для аудитории издательства “Актион-Медиа” (Медиагруппа АКТИОН — крупнейшая компания России в сфере профессиональных медиа)
• Методист и разработчик учебных модульных программ и учебно-методических комплексов и материалов 
• Консультант по разработке и внедрению регламентов и стандартов по сервису и телефонному общению в административных отделах и отделах клиентского сервиса крупных российских компаний
• Сертифицированный специалист по информационно-организационному сопровождению деятельности руководителя для персональных и бизнес-ассистентов руководителя, планированию времени, организации и проведению совещаний, офисному гостеприимству
• Эксперт-практик в области корпоративного и дистанционного обучения персонала

Высшее образование

• Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Москва
• Специальность: Государственное и муниципальное управление, Стратегический менеджмент

Дополнительное образование

• 2019 г. Повышение квалификации по теме «Технологии активного обучения и практика дополнительного образования», Московская академия профессиональных компетенций
• 2019 г. Тренинг Ульяны Раведовской (Корпоративная Академия Росатома) “Создание методических материалов”
• 2018 г. Тренинг “Мастер визуализации: техники визуальной коммуникации в обучении и развитии”. Insight Group
• 2017 г. Институт практической психологии «Иматон» курс повышения квалификации «Технология конструирования тренинга под задачи организации»
• 2017 г. Международная конференция практиков дистанционного обучения ELForum 2017
• 2017 г. Сертификационный курс консультантов в области электронного документооборота и облачных систем управления документами DIRECTUM
• 2015-2016гг. Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД Профессиональная переподготовка по направлению: Документоведение и документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство
• 2012 г. Курс подготовки в области HR Молодежного Движения Ассоциации Менеджеров

Международные сертификаты и обучение зарубежом

• 2013 г. Strategic management University of Ljubljana (Курс: Стратегический менеджмент, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• 2013 г. Learning and knowledge management University of Ljubljana(Курс: Менеджмент знаний, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• 2012 г. «Cross Cultural Communication and Negotiation»ISCTE Lisboa (Курс: Кросс-культурные коммуникации и переговоры, Институт Лиссабона, Португалия)
• BEC Vantage (Business English) University of Cambridge, ESOL Examinations, Grade А (Диплом о владении бизнес-английским языком уровня Upper-Intermediate)

Области экспертизы

• Деловые коммуникации для сервисного и административного персонала первой линии (деловая переписка, телефонный этикет)
• Организационно-информационное сопровождение (организация конферентных мероприятий, офисное гостеприимство как часть сервисной культуры)
• Современные облачные IT технологии для повышения эффективности бизнеса и управления документами
• Программы MindMaps (интеллект-карты в обеспечении деятельности секретаря: проведение совещаний, протоколирование, планирование рабочего времени)
• Электронный документооборот, CRM системы (документирование, документооборот, контроль исполнения документов и поручений в CRM-системах)
• Современные технологии тайм-менеджмента для руководителей, секретарей

Практический опыт

• 2016 г. - н.в. Руководитель направлений и проектов Центра Профессионального развития «Профи-Карьера», куратор дистанционного обучения для сервисного и административного персонала
• 2015 г. - н.в. Методист и разработчик учебных модульных  программ. Куратор направлений «Делопроизводство», «Архивное дело», «Секретариат»
• 2014-2015 г. "Лаборатория Касперского". Координатор-методист корпоративного учебного центра
• 2014 г. Специалист службы ДОУ Административного департамента Министерства промышленности и торговли РФ

Авторская деятельность

Постоянный автор статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджмента», «Делопроизводство», "Секретарь-референт", "Кадровое дело"

Преподавательская деятельность:

• Эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион -Медиа»
• Преподаватель открытых и корпоративных программ Центра Профессионального Развития «Профи-Карьера»
• Преподаватель школы референтов Университета "Синергия"