Формы обучения: Пошаговое изучение модулей Видеолекции, диалоговые тренажеры для отработки коммуникаций, презентации Библиотека знаний с шаблонами документов, методическими пособиями Тесты, домашние задания, упражнения
Краткая программа дистанционного обучения для персональных ассистентов и помощников руководителя:
Работа с документами. Делопроизводство и документооборот. ГОСТ по оформлению документов Профессия «Персональный ассистент». Требования профессионального стандарта. Качества профессионального ассистента Основы тайм-менеджмента. Постановка целей Взаимодействие с руководителем. Типология DISC Travel-поддержка руководителя. Организация командировки своими силами в нуля Работа с посетителями. Офисное гостеприимство Имидж, деловой этикет и протокол. Основы речевого и цифрового этикета Планировщики времени. Как создать электронный график руководителя? Секреты и лайфхаки Телефонное общение для ассистента. Работа со входящими и исходящими звонками. Как стать мастером телефонной коммуникации? Способы получения обратной связи от руководителя Полезные мобильные и компьютерные программы для деятельности ассистента: финансы, шаблоны, схемы и др. Карьера ассистента: поиск работы, английский язык в профессии.
- персональные ассистенты, личные ассистенты руководителя
- бизнес-ассистенты
- секретари-помощники руководителя первых лиц компаний
- ассистенты отделов
- секретари на ресепшен, офис-менеджеры, которые хотят построить карьеру ассистентов руководителя
Модуль 1. Ассистент как правая рука шефа. Что от него требуется: качества, знания, навыки, функции
В результате модуля Вы знаете функционал и требования к ассистенту, можете поставить цели своего развития. Получите список законов, необходимых для изучения в профессии
Темы модуля:
- Функционал ассистента: что требуется на рынке труда? Функционал и качества, предъявляемые собственниками бизнеса и руководителями
- Идеальный ассистент: какие качества в себе стоит развивать? Делаем из себя ценного сотрудника
- Бизнес-ассистент и персональный ассистент как две востребованные профессии. Общее и различия
- Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: как использовать профстандарт для построения своей карьеры и планов развития?
- Ассистент и право: перечень законов, обязательных к изучению
- Конфиденциальность в работе ассисстента
- Какая информация является конфиденциальной?
- Источники и перечень конфиденциальной информации
Модуль 2. Взаимодействие с руководителем. Как создать идеальный тандем?
В результате модуля Вы возьмете на заметку правила создания эффективного тандема с шефом, сможете разбираться в типах личности по DISC.
А также скачаете:
- памятку по взаимодействию с шефом
- алгоритм-шпаргалку по типологии DISC
Темы модуля:
- Правила создания эффективного тандема
- Как создать «систему» для эффективной работы с шефом? Какие традиции внедрить?
- Как мотивировать шефа на обратную связь?
- DISC-типология для эффективной коммуникации с руководителем
- Как «считать» поведенческий тип руководителя и найти подход к нему?
- Как подобрать формы взаимодействия и коммуникации с руководителем в зависимости от его поведенческих особенностей?
Модуль 3. Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя
В результате модуля Вы знаете, как расставлять приоритеты и ставить умные цели, умеете выбирать формы планирования времени под цели и задачи Вашего босса, составлять и вести его расписание, возьмете в работу пошаговые настройки Outlook и Google - календарей
А также скачаете:
- авторские статьи по настройке доп.функций Microsoft Outlook, Google календарь
- статью по бережливому офису
- шаблон фотографии дня и др.
Темы модуля:
- Золотые принципы планирования времени: что внедрить прямо сейчас?
- Умные цели: как научиться их ставить себе и помочь в этом руководителю?
- Ассистент как управленец: что и кому можно делегировать?
- Расстановка приоритетов. Отделяем срочное от несрочного и важное от неважного
- Формы планирования времени. 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя
- Контекстное планирование в помощь ассистенту
- Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и полезные настройки
Модуль 4. Travel – поддержка руководителя. Организация командировок
В результате модуля Вы скачаете наглядный и лаконичный чек-лист по всем этапам организации командировок с нуля, возьмете в работу 10+ полезных сайтов и приложений для путешествий, умеете оформлять программу командировки.
А также скачаете:
- чек-лист организации командировки с 0
- шаблон описания программы командировки
- примеры таблиц для сбора отчетности о рейсах и др.
Темы модуля:
- Сбор информации: что уточнить, чтобы организовать поездку на 5+?
- Тревел-политика как подмога ассистенту: как внедрить?
- Программа командировки: как она должна выглядеть и что в нее обычно включается
- Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
- Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения в копилку ассистента
- Последние приготовления: что не забыть перед вылетом шефа?
Модуль 5. Телефонный этикет в деятельности ассистента-помощника руководителя
В результате модуля Вы возьмете в работу красочный и удобный чек-лист по телефонному общению, применяете золотые правила телефонного общения, умеете разрабатывать скрипты для типичных ситуаций по телефону, используете приемы активного слушания для улучшения своих коммуникативных навыков
А также скачаете:
- чек-лист по правилам телефонного общения
- рабочую тетрадь по телефонному общению с рабочими схемами
- статью со скриптами для помощников руководителя и др.
Темы модуля:
- Стандарты и правила телефонного общения: как “звучать” по телефону профессионально?
- Работа с голосом и интонацией. Как совершенствовать свой голос и дикцию? Методы бесплатной самодиагностики
- Этапы работы со входящими звонками: как вести абонента по телефонному разговору?
- Кто задает вопросы - тот управляет разговором. Учимся задавать вопросы
- Активное слушание как искусство. Как показать абоненту, что мы его слушаем и слышим?
Модуль 6. Имидж, деловой этикет и офисное гостеприимство
В результате модуля Вы знаете правила делового этикета и офисного гостеприимства, умеете произвести благоприятное впечатление на партнеров и клиентов, грамотно сервировать чай/кофе и угощение, умело управляете своим имиджем
А также скачаете:
- авторское пособие по деловому этикету и протоколу
- рабочую тетрадь с правилами обслуживания посетителей в приемной и др.
Культура делового общения и речевой этикет
- Специфика делового общения - о чем нужно помнить, чтобы произвести на собеседника «правильное» впечатление.
- Качества культурного человека при взаимодействии с коллегами и партнерами
- Ситуации знакомства и представления
- Этикетные формулы приветствия и представления
- Этикетные формулы знакомства
- Кому кого представляет первым?
- Правила обращения друг к другу в деловой среде
- Краткая деловая беседа Small Talk. Кто начинает деловую беседу? Подходящие темы для Small Talk
- Каких тем надо избегать?
Имидж для стиля и достижения успеха
- Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления
- Составляющие имиджа человека и профессионала
- Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
- Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде
- Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?
- Детали образа, которые могут сделать образ более строгим и более расслабленным.
- Фактуры в образе для деловых ситуаций
- Аксессуары в деловом образе: какие они должны быть?
Офисное гостеприимство. Работа с посетителями и гостями
- Работа с посетителями: каким правилам и этапам необходимо следовать идеальному ассистенту?
- Знакомство с посетителем: как правильно представиться и принять визирную карточку?
- Угощение чаем, кофе, водой в офисе: есть ли важные нюансы? Схема идеальной сервировки чая
- Подача сахара, лимона, печенья: как это делать правильно?
- К руководителю пришли гости: кого по правилам гостеприимства обслужить первым?
Модуль 7. Делопроизводство и основы документооборота. ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В результате модуля Вы умеете грамотно оформлять документы и письма, знаете требования к оформлению управленческих документов, основы регистрации документов
А также скачаете:
- наглядный гайд по идеальному оформлению реквизитов
- готовые шаблоны документов (приказы, записки, письма и др.)
Оформление управленческих документов по ГОСТ Р 7.0.97–2016
- Понятие Бланка документа Классификация Бланков документов: по назначению, по автору и т.д. Требования к Бланкам документов. Реквизиты Бланков документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016
- Правила оформления Приказов. Структура Приказа. Оформление приказов Отличие приказов от Распоряжений. Издание распоряжений
- Протоколы совещаний. Требования по протоколированию Протоколы: Оформление и Составление. Текст протокола. Краткие и полные протоколы
- Оформление писем, служебных записок, актов, доверенностей
Документооборот и Контроль. Организация работы с документами
- Входящие, исходящие, внутренние документы. Потоки документов. Маршруты документов
- Регистрация отправляемых документов
- Регистрационно-контрольные формы
- Регистрация внутренних документов. Регистрация Приказов
- Порядок регистрации протоколов. Регистрация договоров
- Контроль за сроками исполнения документов. Виды контроля. Мероприятия по контролю исполнения документов. Этапы исполнения документов
Модуль 8. Digital skills: Полезные приложения для работы ассистента
В результате модуля Вы сможете самостоятельно создать "портфель" полезных приложений для работы ассистента.
Темы модуля:
- Работа с шаблонами Google docs
- Облачные хранилища данных
- Тренды в использовании облаков
- Программы конвертеры. Программы для сканирования документов
- Где рисовать схемы? Где искать иконки?
- Что такое инфографика? Сервисы по созданию инфографики
- Приложения по работе с финансами
- Программы для обработки скриншотов
- Интеллект карта с перечнем полезных приложений
- В каких программах можно записать видео с экрана голосом
Доп. блок: Поиск работы и развитие карьеры
- Как должно выглядеть резюме (структура, объем)
- Правила составления резюме
- Как составить сопроводительное письмо
- Как провести самоанализ себя?
- Как правильно составить план индивидуального развития?
- Подготовка к интервью
- Взаимодействие с рекрутером
- Как произвести хорошее впечатление на рекрутера?
- Внешний вид кандидата - о выборе одежды для интервью
- Как доказать рекрутеру, что именно Вы идеальный кандидат?
- Что такое групповой ассемент и как он проходит?
- Что делать, если Вас не устроил оффер?
Доп. блок: Английский язык в работе ассистента
- Английский язык: преимущества и возможности для помощника
- Как не бояться говорить на английском? Кейсы из жизни
- Полезные фразы для работы помощником (предложение помощи, принесение извинений, объяснение мотивов)
- Как записывать e-mail и диктовать его?
- Советы и ресурсы по самообучению английскому языку
Тетерина Татьяна Николаевна
- Профессиональный бизнес-тренер
- Сертифицированный коуч международной квалификации
- Бизнес-консультант по развитию и обучению персонала организаций
- Специалист с 17-ти летним опытом в области обучения и развития персонала организаций, коучинга, разработки и проведения бизнес-тренингов и осуществления посттренинговой поддержки персонала
Экспертные области:
- Сервисное поведение персонала передней линии
- Деловое общения для персонала различного звена
- Речевые модули для персонала передней линии по работе с клиентами
- Стандарты и скрипты продаж.
- Стандарты клиентского сервиса
- Стандарты работы Секретариата и офис-менеджмента
Образование:
- 2011-2012 гг. - Сертификационная программа Международной ассоциации коучинга ICU
- 2009 г. - Сертификационная программа Бизнес-тренер компании ARS VITE
- 2002 г. - Программа «Тренинг-Менеджер», Академия ГАСИС
- 2000-2001 гг. - Отделение «Управление персоналом», специальность: психолог, менеджер по персоналу, Государственная Академия профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС) Москва
- 1972-1977 гг. – Обучение в Государственном институте театрального искусства им. А.В.Луначарского – Москва
Членство в ассоциациях
- Член Ассоциации консультантов по персоналу
- Член Российской ассоциации преподавателей, исследователей и учителей риторики
- Член международной Ассоциации коучей ICTA
Спикер на конференциях и мероприятиях
- Фестиваль бизнес-тренингов во время проведения Дней малого бизнеса на ВДНХ,
- Неделя деловой книги в московском доме книги,
- Конференции для секретарей и административных работников, проводимых журналом "Секретарь.ru"
- Международный форум «Служба протокола»
- Конференции Управление в сфере ЖКХ
Автор журналов
- "Директор по персоналу", «Справочник для секретаря и офис-менеджера», «На стол руководителя» , "Справочник по управлению персоналом", "Корпоративная культура", "Протокол и этикет".
Автор тренингов и мастер-классов:
- По развитию коммуникативных навыков для персонала передней линии по работе с клиентами
- В области сервисного поведения и продаж, навыков делового общения
- Построению эффективных коммуникаций в компании
Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :
- Эффективная работа с клиентами
- Управление сервисом
- Стандарты обслуживания
- Эффективные продажи
- Бизнес-этикет
- Мастерство публичного выступления
- Тренинг для секретарей
- Имидж и Этикет делового человека
- Эффективные совещания
- Искусство успешных переговоров
- Мастерство телефонного общения
- Эффективный руководитель: искусство коммуникации
- Социальные технологии делового общения
- Психология управления персоналом
- Навыки эффективной презентации
Клиенты
- Специалисты ведущих Российских компаний в т.ч.
- ГМК Норильский Никель,
- АЛРОСА,
- Мобильные телесистемы,
- РАО ЕС,
- Инфотек групп,
- Ростелеком
- МОЭК
- Мосгаз
- Газпромнефть
- Северсталь- групп и другие
Зарипова Людмила Игоревна
- Эксперт-практик в сфере Документационного обеспечения управления.
- с 2006 по 2016 г.Зам. Зав. Отраслевого центра повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
- Руководитель центра дистанционного образования в сфере Делопроизводства и Документооборота и Секретариата Центра делового развития «Профи-Карьера»
Проводит семинары и мастер –классы по темам:
- Документирование организационно-распорядительных документов Делопроизводство и Документооборот
- Система контроля исполнения документов и поручений в организации
- Составление и оформление протокола собраний и совещаний
- Деловая переписка
- Кадровое делопроизводство
- Приведение в соответствие с требованиями профессиональных стандартов локальных нормативных актов работодателя
- Электронный документооборот
Преподавательская деятельность:
- Преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации
- Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, опыт проведения корпоративных семинаров.
- Ст. преподаватель кафедры « Автоматизированные системы документационного обеспечения управления» Историко - архивного института РГГУОЦПК ВНИИДАД
Автор и ведущая вебинаров:
- В Центре повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
- Центре делового развития «Профи-Карьера»
- В издательстве Актион и МЦФР в вебинарах, организованных журналами "Современные технологии делопроизводства и документооборота" и "Справочник секретаря и офис-менеджера"
Авторская деятельность
- Автор практического пособия « Языковые особенности и принципы оформления текстов деловых бумаг»
- Автор журналов « Делопроизводство» и « Делопроизводство и Документооборот на предприятии», Справочник секретаря и офис-менеджера»
Реализованные проекты
- Участие в разработке и внедрении автоматизированных систем документооборота ОАО «Газпром» и Медицинской академии им Сеченова
- Разработка управленческих документов, деловых писем отчетов для ОАО « Газпром»
Клиенты:
- Корпоративный институт ОАО « Газпром»
- Правительство Москвы (повышение квалификации для государственных и муниципальных служащих
- ОАО « Норильский никель»
- ОАО « Автоваз»
- ФГУП « Росэнергоатом»
- ФГУП « Почта России»
- УПДК МИД РФ и др.
Иванова Лариса Анатольевна
Преподаватель-практик с 20-летним опытом преподавательской и административно-управленческой работы в крупных государственных и коммерческих компаниях
Образование:
Российский государственный гуманитарный университет, факультет управления по специальности «документовед – организатор документационного обеспечения управления»
Дополнительное образование:
- Отраслевой центр повышения квалификации, ВНИИДАД по направлению «Делопроизводство и архив»,
- Всероссийские и международные конференции по документообороту
- МИПК РЭА им. Г.В.Плеханова, по специальности «Стратегический менеджмент», повышение квалификации по Президентской программе подготовки управленческих кадров
- Московская школа экономики, менеджер по работе с персоналом
Области Экспертизы:
- Постановка "с нуля" системы делопроизводства в компаниях, в том числе с разветвленной филиальной сетью
- Оптимизация внутреннего и внешнего документооборота
- Разработка организационной структуры управления, организационно-правовых документов компании
- Создание локальной нормативной базы по делопроизводству
- Описание бизнес-процессов работы с документами
- Создание библиотек бланков, шаблонов и унифицированных форм документов
- Организация системы контроля за исполнением документов
- Проектирование номенклатуры дел компании
- Подготовка технических заданий на разработку систем электронного документооборота (СЭД) и организация перехода на СЭД «Флагман» (Инфософт) и СЭД Hummingbird Enterprise (Livelink ECM - eDocs) (Open Text)
- Управление информационной средой и организация обмена знаниями
- Организация функционирования call-центра
- Организация защиты информации
- Создание и обеспечение эффективного функционирования корпоративного архива
- Организация работы курьерской службы
Профессиональный опыт:
Эксперт-практик в области документационного обеспечения управления
- 2011 – по н.в. — ФГБУ «Спеццентручет в АПК», начальник отдела документационного обеспечения управления
- 2002–2012 — ОАО «Росагролизинг», начальник отдела документационного обеспечения
- 1996–2002 — ОАО «Машиностроительный завод» (ТК «ТВЭЛ»), инженер по организации управления
Автор курсов и семинаров
- Документационный менеджмент,
- Делопроизводство
- документационное обеспечение управления
- Правила составления и оформления управленческой документации
- Организация работы с управленческой документацией
- Деловая переписка
- Организация документооборота
- Организация работы корпоративного архива
Преподавательская деятельность:
- Преподаватель корпоративной академии Росатома по направлению документационное обеспечение управления
- РГТУ им. К.Э.Циолковского "МАТИ", преподаватель дисциплины "Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления".
- Институт профессионального образования и бизнеса,»
- Академия АйТи,
Клиенты:
- Государственные органы власти и управления
- (Государственная Дума РФ,
- Минсельхоз России,
- Минобороны России,
- Минздрав России,
- Росатом,
Выступления и публикации:
- Учебник «Документоведение». Издательство «Юрайт», 2015
- Конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», Москва, ВНИИДАД, Октябрь 2013 г. Доклад «Опыт преподавания дисциплины «ДОУ государственного и муниципального управления» в МАТИ».
Cосновая Анна Владимировна
- Сертифицированный специалист Лиссабонского университета (национального университета Португалии) в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями)
- Бизнес-тренер, ведущий преподаватель центра профессионального развития «Профи-Карьера»
- Преподаватель Университета “Синергия" по очным программа повышения квалификации и авторским онлайн-курсам
- Постоянный приглашенный спикер профильных конференций для административного и сервисного персонала первой линии(входит в ТОП-3 лучших спикера по анкетам обратной связи)
- Постоянный автор и эксперт рубрик в профессиональных журналах «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», “Кадровое дело” по тематикам коммуникации, деловой переписки и сервисным функциям административного персонала
- Постоянный эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион-медиа»
- Ведущий вебинаров для аудитории издательства “Актион-Медиа” (Медиагруппа АКТИОН — крупнейшая компания России в сфере профессиональных медиа)
- Методист и разработчик учебных модульных программ и учебно-методических комплексов и материалов
- Консультант по разработке и внедрению регламентов и стандартов по сервису и телефонному общению в административных отделах и отделах клиентского сервиса крупных российских компаний
- Сертифицированный специалист по информационно-организационному сопровождению деятельности руководителя для персональных и бизнес-ассистентов руководителя, планированию времени, организации и проведению совещаний, офисному гостеприимству
- Эксперт-практик в области корпоративного и дистанционного обучения персонала
Высшее образование
- Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Москва
- Специальность: Государственное и муниципальное управление, Стратегический менеджмент
Дополнительное образование
- 2019 г. Повышение квалификации по теме «Технологии активного обучения и практика дополнительного образования», Московская академия профессиональных компетенций
- 2019 г. Тренинг Ульяны Раведовской (Корпоративная Академия Росатома) “Создание методических материалов”
- 2018 г. Тренинг “Мастер визуализации: техники визуальной коммуникации в обучении и развитии”. Insight Group
- 2017 г. Институт практической психологии «Иматон» курс повышения квалификации «Технология конструирования тренинга под задачи организации»
- 2017 г. Международная конференция практиков дистанционного обучения ELForum 2017
- 2017 г. Сертификационный курс консультантов в области электронного документооборота и облачных систем управления документами DIRECTUM
- 2015-2016гг. Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД Профессиональная переподготовка по направлению: Документоведение и документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство
- 2012 г. Курс подготовки в области HR Молодежного Движения Ассоциации Менеджеров
Международные сертификаты и обучение зарубежом
- 2013 г. Strategic management University of Ljubljana (Курс: Стратегический менеджмент, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
- 2013 г. Learning and knowledge management University of Ljubljana(Курс: Менеджмент знаний, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
- 2012 г. «Cross Cultural Communication and Negotiation»ISCTE Lisboa (Курс: Кросс-культурные коммуникации и переговоры, Институт Лиссабона, Португалия)
- BEC Vantage (Business English) University of Cambridge, ESOL Examinations, Grade А (Диплом о владении бизнес-английским языком уровня Upper-Intermediate)
Области экспертизы
- Деловые коммуникации для сервисного и административного персонала первой линии (деловая переписка, телефонный этикет)
- Организационно-информационное сопровождение (организация конферентных мероприятий, офисное гостеприимство как часть сервисной культуры)
- Современные облачные IT технологии для повышения эффективности бизнеса и управления документами
- Программы MindMaps (интеллект-карты в обеспечении деятельности секретаря: проведение совещаний, протоколирование, планирование рабочего времени)
- Электронный документооборот, CRM системы (документирование, документооборот, контроль исполнения документов и поручений в CRM-системах)
- Современные технологии тайм-менеджмента для руководителей, секретарей
Практический опыт
- 2016 г. - н.в. Руководитель направлений и проектов Центра Профессионального развития «Профи-Карьера», куратор дистанционного обучения для сервисного и административного персонала
- 2015 г. - н.в. Методист и разработчик учебных модульных программ. Куратор направлений «Делопроизводство», «Архивное дело», «Секретариат»
- 2014-2015 г. "Лаборатория Касперского". Координатор-методист корпоративного учебного центра
- 2014 г. Специалист службы ДОУ Административного департамента Министерства промышленности и торговли РФ
Авторская деятельность
Постоянный автор статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджмента», «Делопроизводство», "Секретарь-референт", "Кадровое дело"
Преподавательская деятельность:
- Эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион -Медиа»
- Преподаватель открытых и корпоративных программ Центра Профессионального Развития «Профи-Карьера»
- Преподаватель школы референтов Университета "Синергия"
