КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы Управления делами с позиции управляющего делами.
Курс предназначен для: начальников и заместителей Управления делами, отделов документационного обеспечения; специалистов административно-хозяйственных подразделений.
Цели курса: повысить уровень эффективности работы управляющих делами за счет применения новых современных методов и подходов в работе, передать участникам курса практические навыки по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота, применения системы электронного документооборота (СЭД) и концепции «бережливый офис».
Курс разработан в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности управлению персоналом» (регистрационный номер 50729, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н).
В результате обучения участники курса:
- овладеют управленческими навыками: построения эффективной структуры, распределения функций, определения показателей эффективности, организации работы офиса компании,
- приобретут навыки системного анализа, принятия решений стратегического характера и лидерства,
- приобретут практические навыки в проведении анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов,
- приобретут практические навыки в организации работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа,
- познакомятся с НПД автоматизации, рынком СЭД, характеристиками основных систем,
- освоят методы выбора систем СЭД, изучат особенности и этапы внедрения СЭД, получат навыки оценки эффекта от внедрения СЭД,
- повысят свой профессиональный уровень.
1. Управляющий делами: управленческие навыки, построение работы Управления делами.
- Управляющий делами (начальник Управления делами): основные задачи, должностные функции и компетенции. Знания, умения и навыки, необходимые начальнику Управления делами. Построение коммуникации внутри отдела. Взаимодействие Управления делами с другими подразделениями.
- Социально-психологические аспекты работы начальника Управления делами. Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Влияние психологических и физических факторов на поведение работников. Приемы и способы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Психологические аспекты мотивации подчиненных. Разрешение производственных конфликтов.
- Развитие управленческих навыков. Способы постановки целей и формы контроля исполнения. Правила проведения эффективных совещаний с сотрудниками отдела. Делегирование полномочий. Построение прямой и обратной связи с сотрудниками. Инструменты и формы поддержания прямой и обратной связи (анкетирование, ситуационные опросы, беседы с ключевыми сотрудниками и пр.). Использование информации, полученной по каналам обратной связи, для принятия управленческих решений. Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.
- Управление делами в организации. Построение системы эффективной работы управления. Место и роль в системе управления. Способы повышения значимости Управления делами в системе управления организацией. Построение стратегии Управления делами. Основные правила четкой и слаженной работы отдела по всем направлениям. Методы и критерии оценки деятельности.
Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности»; «Специалист по управлению документацией организации»; «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
2. Управление документацией. Правила подготовки оформления управленческой документации, нормативно-методические документы по организации и ведению делопроизводства.
- Федеральные нормативные акты РФ.
- Ведомственные нормативные акты и инструкции.
- Локальные нормативные акты организации.
- Понятие, состав и реквизиты документов по ГОСТ 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).
- Требования к бланкам документов.
- Состав и виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, договорные документы).
3. Эффективная деловая переписка.
- Классификация писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
- Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
- Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
- Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.
4. Управление документацией. Построение документооборота организации.
- Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
- Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
- Централизованная и децентрализованная обработка документов.
- Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
- Построение электронного внутреннего документооборота.
- Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
- Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
- Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.
5. Автоматизация документооборота и архива.
- Нормативное регулирование в области работы с электронными документами и системами электронного документооборота.
- Электронные документы. Особенности создания, подписания, учета, хранения электронных документов.
- Обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота и архива.
- Основные возможности и проблемы внедрения электронных систем.
- Выбор и порядок внедрения систем электронного документооборота и архива.
- Пути оптимизации работы в СЭД. Модернизация систем автоматизации документооборота и архива.
- Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.
6. Систематизация и хранение документов.
- Нормативное регулирование в области работы с архивными документами.
- Сроки хранения документов в соответствии с архивным законодательством.
- Экспертиза ценности документов. Создание и регламентация деятельности экспертной комиссии.
- Подготовка номенклатуры дел. Особенности формирования номенклатуры дел структурных подразделений.
- Формирование и оформление дел в делопроизводстве.
- Централизованное и децентрализованное оперативное хранение документов.
- Подготовка документов к архивному хранению. Полное оформление документов.
- Построение архива организации. Нормативное регулирование функционирования архива, требования к техническому оснащению.
- Документирование передачи дел в архив организации.
- Обзор средств организационной техники, используемой в архиве.
- Выбор способа уничтожения документов. Документирование процесса уничтожения документов.
- Административная ответственность за нарушения действующего законодательства по архивному делу.
- Построение информационно-справочной работы по архивным документам.
- Аутсорсинг архива. Преимущества и риски. Порядок построения работы с архивными документами, переданными на внеофисное хранение.
7. Конфиденциальность в работе Управляющего документацией.
- Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
- Место личных поручений в структуре работы Управляющего делами. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
- Поведение Управляющего делами при проверках.
8. Коммуникативная компетентность административного директора.
- Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
- Этика и психология делового общения.
9. Телефонные коммуникации.
- Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
- Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.
10. Организация эффективной работы приемной.
- Оформление приемной и организация рабочих мест секретарей и персональных ассистентов.
- Дизайн офиса и оформление кабинета руководителя.
- Профессиональный прием посетителей.
- Особенности приема командированных и делегаций.
- Основы делового гостеприимства: подача чая-кофе.
11. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).
- Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
- Подготовка публичных выступлений руководителя.
- Документирование деловых мероприятий.
- Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
- Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.
12. Организация офисных поставок.
- Принципы планирования офисных поставок.
- Принципы бюджетирования офисных поставок.
- Организация взаимодействия с внешними и внутренними потребителями.
- Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
13. Организация транспортного обеспечения.
14. Организация работы службы безопасности.
ПРЕПОДАВАТЕЛИ
-
КАРНАУХОВ Михаил Александрович
Бизнес- коуч, имеет большой опыт проведения лекций, семинаров, практикумов по дисциплинам: "Делопроизводство и документооборот» и «Системы электронного документооборота».
-
СТОЛЯРЧУК Елена Анатольевна
Старший преподаватель кафедры психологического обеспечения профессиональной деятельности Санкт-Петербургского университета.
-
БАНЩИКОВА Галина Ивановна
Бизнес-консультант, кандидат педагогических наук, доцент, эксперт в следующих направлениях: организация и технология документационного обеспечения управления, стандартизация документационного обеспечения управления и архивного дела, теория документоведения, технология работы с документами государственных органов и общественных организаций.
УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ
При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.
Что входит в стоимость
Методический материал, обеды, кофе-паузы.
Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.
Документ по окончании обучения
По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы)
Информация для региональных клиентов
Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.
Информация предоставляется по запросу.
Даты начала обучения не определены.