Онлайн-курс, вебинар Руководитель подразделения по управлению документами организации

Организация работы с документами – это одна из важнейших составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на эффективность деятельности всех организаций, независимо от их форм собственности и отрасли. Сфера ДОУ регламентируется множеством нормативно-правовых актов, которые важно выполнять далеко не только в государственных учреждениях. При этом законодательство в этой сфере постоянно развивается и дополняется.

Пренебрежение правилами, требованиями законодательства, ГОСТами в этой сфере, отсутствие эффективной организации работы с документами нередко приводит к пагубным последствиям в деятельности организации.

Новый ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» введён в действие 01 марта 2025 года.

С 08 августа 2025 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 (вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016). В обновленный ГОСТ был внесен целый ряд изменений и уточнений.

Кроме того, мы живём в эпоху перемен, когда государство активным образом инициирует перевод процессов и документов в цифровое пространство, что становится серьезным стимулом развития электронного документооборота и диктует новые требования к руководителям подразделений и специалистам в сфере управления документами.

С 01 июля 2025 года действует ГОСТ Р ИСО 18829-2024 «Управление документооборотом. Оценка внедрений ECM/EDRM. Достоверность». 01 октября 2025 года ожидается вступление в силу приказа Минфина о введении нового порядка обмена электронными документами. С 01 декабря 2025 года вступает в силу ГОСТ Р 59999-2025 "Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели".

Как организовать работу служб ДОУ, что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе? Как повысить эффективность предприятия путем перевода документооборота в цифровой формат; каким образом выстроить кадровый, внутренний, внешний ЭДО; на что обратить внимание в законе об архивном хранении и нормах и требованиях к электронной подписи и МЧД?

Программа разработана с учетом требований профессионального стандарта "Специалист по управлению документами организации" (7-ой уровень).

Целевая аудитория: руководители подразделений по управлению документами, служб ДОУ, общих отделов, архивов, отделов автоматизации, служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.

БЛОК 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Новации в государственном регулировании в сфере ДОУ. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами. Степень обязательности и проблемы внедрения. Новое в ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и других НПА в 2025 году. Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.

2. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Что поменялось, на что обратить внимание в первую очередь и применять в работе? Сравнение с ГОСТом Р 7.0.97-2016.

• Сложные аспекты в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов в соответствии с новыми требованиями.
• Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением электронных документов;
• Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;
• Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.;
• Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.;
• Визуализация отметки об электронной подписи и оттиск печати
• QR-код
• Другие новации

3. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки.

4. Управленческие документы организации: виды и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.); Правила составления и оформления, трудные случаи и сложные аспекты в составлении регламентов, положений, приказов, распоряжений, актов, и др. документов: на что обратить внимание?

5. Разработка, внедрение, внесение изменений в локальной нормативной базе, регламентирующей делопроизводство в организации. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.

6. Организация работы службы ДОУ: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи. Положение об отделе.

7. Проблемные вопросы в построении работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, передача в соответствующие структурные подразделения, ведение базы данных документов организации. Приём электронных документов и сообщений. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.

8. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.

9. Документальный фонд организации. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Передача дел на архивное хранение

10. Хранение документов. Сроки хранения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.

11. Как правильно организовать архивное хранение документов?

12. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

13. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах. Юридическая значимость электронных документов.

14. Анализ наиболее характерных ошибок в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Проверки: за что штрафуют и как избежать штрафов?

БЛОК 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: планирование и руководство построением системы электронного документооборота в организации

1. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства в 2025 году. Управление документами предприятия в условиях СЭД. Изменения в законодательных и других нормативно — правовых актах, регулирующих ЭДО. Проблемы и решения. Вопросы сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном виде. Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов

2. Нормативное регулирование цифровой среды: новое в законодательстве 2024-2025, актуальные изменения, и что нужно учесть и поменять в работе в первую очередь? ГОСТ Р ИСО 18829-2024; ГОСТ Р 59999-2025 и др. Электронный документооборот в хозяйственной деятельности и в отношениях с государственными органами власти. Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы. Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД/ECM.

3. Управление документами предприятия в условиях СЭД: актуальные и сложные вопросы. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.

• Разработка регламентов, форматов электронных документов.
• Оцифровка и перевод документа на бумажном носителе в электронный вид.
• Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.
• Маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности.
• Безопасное хранение документов внутри компании, способы хранения и защиты информации, распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия.
• Тенденции развития электронного документооборота и современных электронных архивов; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM. Какие инструменты ИИ можно использовать в СЭД уже сейчас?
• Основные критерии выбора оператора ЭДО. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как составить правильно, чтобы избежать конфликтов с партнерами и претензий налоговой. Когда оно обязательно? Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.

4. Типичные ошибки при применении электронных документов, убивающие их юридическую значимость.

5. Переписка, осуществляемая по e-mail, в мессенджерах, социальных сетях и иным образом. Правовой статус переписки. Риски при использовании электронных сообщений. Идентификация в электронных сообщениях. Способы доказывания и технические средства в отношении электронных сообщений.

6. Электронный документооборот первичными учетными документами и счетами-фактурами – новое в 2025-2026 г. Универсальный передаточный документ, счет-фактура – новые формы. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Особенности электронной отчетности: рекомендации по организации электронного документооборота с налоговыми органами, типичные ошибки. Электронный транспортный документооборот. ГИС ЭПД.

7. Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование
штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.

8. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат.

БЛОК 3. СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ.

1. Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов. Приказ РосАрхива от 31.07.2023 № 77 Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе?

2. ЛНА организации, регламентирующие ведение архива: сложные аспекты и на то обратить внимание в первую очередь. Новые формы документов.

3. Требования к комплектованию, сроки хранения документов в 2025 г. Порядок передачи документов на хранение в архив.

4. Экспертиза ценности документов и оформление ее результатов в соответствии с новыми Правилами. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии с требованиями государственных стандартов.

5. Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.

6. ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ АРХИВА: алгоритм действий. Электронные архивы: проблемы организации и перспективы использования.

7. Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения. Хранение в архиве ЭД на физически обособленных носителях записи и хранение ЭД в составе информационной системы электронного архива.

8. Аутентичность и целостность электронных документов. Проблемы архивного хранения документов, подписанных электронной подписью при их создании. ФЗ «Об электронной подписи». Что нового в 2024-2025 гг.? Функциональные требования к информационным системам электронного архива. Связь электронного архива с СЭД. Критерии выбора программных продуктов для создания электронного архива.

9. Регламентация создания и использования электронного архива. Перевод архивных документов в электронный вид. Технические требования к процессу оцифровки (сканирования). Организация работы по упорядочению и приему на хранение электронных документов. Комплектование электронного архива. Учёт электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения.

10. Организация хранения электронных документов и обеспечение их долговременной сохранности. Конверсия и миграция электронных документов. Формы хранения электронных документов в организациях в зависимости от масштаба их деятельности. Подходы к решению задач архивного хранения электронных документов в небольших организациях и в крупных сложно структурированных организациях. Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов

11. Предоставление доступа к архивной информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе при оказании услуг.

12. Обязанности, задачи и права архивных работников. Требования профессиональных стандартов: "Специалист архива", Специалист по формированию электронного архива, Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации».

13. Оборудование архива, новые требования к помещениям. Правила размещения дел в архивохранилище и оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива

БЛОК 4. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ И МАШИНОЧИТАЕМАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

1. Электронная подпись (ЭП): новации и требования. Внедрение машиночитаемого права в РФ. Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ. Новые требования, предъявляемые к выдаче и использованию сертификатов квалифицированной электронной подписи. Виды электронных подписей (ЭП), их различия и нюансы применения. Облачная и мобильная ЭП. Риски и проблемы, которые могут возникнуть в связи с введением новых правил об ЭП. Новый порядок получения ЭП на лиц, действующих без доверенности / на основе МЧД.

2. МЧД -2025: НОВАЦИИ И ПЕРВАЯ ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ. Интеграция машиночитаемой доверенности в бизнес-процессы. Организационные задачи: назначение ответственных сотрудников, подготовка положения об использовании МЧД, издание соответствующих приказов. Технические требования к работе с МЧД. Как обеспечить безопасное хранение МЧД. Требования к формату и содержанию МЧД. Схема работы с МЧД по отчетности и МЧД в жизненном цикле электронного документооборота. Дальнейшие перспективы применения МЧД

МОДУЛЬ-БОНУС. ПРИМЕНЕНИЕ ИНСТРУМЕНТОВ ИСКУССТВЕННОГО ИНТЕЛЛЕКТА В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ: Сокращение времени обработки документов. Минимизация ошибок и дублирования. Рост прозрачности и управляемости процессов. Снижение административной нагрузки на персонал и освобождение от рутинной работы