Онлайн-курс, вебинар Технический архив предприятия: практические рекомендации по организации работы

Все современные организации обязаны обеспечить комплектование, сохранность, учёт и использование в различных целях образующейся в их деятельности документной информации.

Особые вопросы вызывает организация работы технических архивов.

Сотрудники, задействованные в организации работ технических архивов, зачастую сталкиваются с проблемой отсутствия четких и понятных регламентов по организации и ведению архива технической документации.

Как определить, какие документы нужно хранить в техническом архиве? Чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих документов? На какие основные правила работы и ГОСТы нужно опираться? Как наладить электронный документооборот технической документации?

Цель курса: дать четкие и понятные рекомендации по эффективной организации архива технической документации. В программе будут приведены основные требования и практика их применения к комплектованию, учету, хранению, обращению и использованию технической документации. Будут рассмотрены типичные ошибки и возникающие проблемы, и даны рекомендации по их устранению.

Курс предназначен для руководителей и ведущих специалистов технических архивов научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий, специалистов, осуществляющих прием, учет и хранение документации в технических отделах и службах производственных предприятий, специалистов конструкторских, технологических отделов, служб стандартизации.

Для выступления приглашены: Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Автор более 200 научных и учебно-методических пособий, публикаций; эксперт/практик в сфере нормоконтроля конструкторской и технологической документации; национальный эксперт ИСО, член международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International, к.и.н

И другие эксперты/практики.

1. Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов. Изменения в ФЗ
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации", Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77: Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе?

2. Нормативно-правовое регулирование деятельности технического архива. Приказ Росархива от 09.12.2020
N 155 (ред. от 12.08.2021) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях. Приказ Росархива от 28.12.2021 г. N 142; Приказ Росархива
№ 154 от 12 декабря 2023 г.

3. Научно-техническая документация, классификация, виды состав. Отличия технического архива от архива организационно-распорядительных документов.

4. Экспертиза ценности НТД: нормативно-методическая база, основные принципы и критерии. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения: методика применения. Организация и проведение экспертизы ценности НТД в организациях. Особенности проведения и оформление ее результатов.

5. Организации-источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Передача научно-технической документации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

6. Электронные архивы. Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения. Регламентация создания и использования электронного архива. Аутентичность и целостность электронных документов. Функциональные требования к информационным системам электронного архива. Перевод архивных документов в электронный вид. Упорядочение, прием на хранение, учет электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения. Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов.

7. ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по организации работы технического архива предприятия:

• Стандарты, определяющие состав, порядок создания, обращения к проектной, конструкторской, технологической и программной документации ГОСТ Р 2.501; ГОСТ 19.601; ГОСТ Р 21.1003 и др. Виды технической документации: чертежи, схемы, спецификации, др.
• Какие документы подлежат хранению в техническом архиве? Функции, цели и задачи технического архива.
• Технический архив в организационной структуре предприятия. Структура архива, необходимые бюро в составе. Штатное расписание, как рассчитать количество необходимого персонала? Как составить план работы архива? Как оптимизировать рабочее время сотрудников и организовать эффективное взаимодействие с другими отделами?
• Особенности отраслевых технических архивов (на примерах ТЭК, ОПК, строительства).
• Документационное обеспечение работы подразделения (необходимые приказы, распоряжения, должностные инструкции, разработка Положения о техническом архиве организации. Образцы необходимых документов).
• Алгоритм принятия в архив технической документации. Прием, регистрация и систематизация документов. Проверка при принятии документов в архив: перечень критериев. Учёт документов.
• Комплектование технического архива организации. Виды и состав документов технического архива. Процедура определения источников комплектования и организация приемки документов в архив.
• Как организовать быстрый и удобный поиск нужного документа по заданным критериям?
• Хранение документов технического архива, проверка их наличия и состояния. Особенности хранения подлинников и копий документов. Порядок действий в случае обнаружения отсутствия документов. Ответственность за сохранность документов. Сроки хранения документов в техническом архиве.
• Правила систематизации технических документов. Образцы описей документов, принимаемых на хранение; форма учета выдачи копий; опись документов, подлежащих уничтожению и т.п.
• Подлинники и копии технической документации: требования к хранению подлинников и копий в помещении архива.
• Организация выдачи копий документов, находящихся в техническом архиве: порядок изготовления, оформления и выдачи. Формы описей.
• Как организовать своевременное обеспечение актуальными рабочими копиями служб предприятия и других организаций. Процедура выдачи новых и изъятия неактуальных копий из обращения.
• Организация и особенности работы с документами с грифом документы служебного пользования (ДСП).
• Поддержание документации в актуальном состоянии и организация своевременного внесения изменений.
• Правила уничтожения документов. Способы уничтожения. Формы описей на уничтожение.
• Организация перевода архивных документов в электронный вид, систематизация, каталогизация, создание реестров, облегчающих поиск документов в электронном виде. Внедрение процесса подписания документации электронными подписями (ЭП): написание ТЗ, описание процессов, маршрутов, регламентов, методологическая поддержка процесса. Применение электронной подписи (ЭП). Как увидеть электронную подпись? Формат документа, подходящий для подписания ЭП.
• Типичные и часто встречающиеся ошибки и нарушения в работе архива, варианты и пути их устранения.
• Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Особенности и требования к режимам хранения документов на разных носителях информации. Оборудование архива, температурно-влажностный режим. Размещение документов в архиве. Требования пожарной безопасности