Онлайн-курс, вебинар Административный директор. Управляющий делами

Круг обязанностей и полномочий Административного директора / Управляющего делами достаточно широк: в них входят организация, контроль, воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, во многом зависит эффективность деятельности всей компании.

В крупных компаниях Административный директор управляет секретарями, канцелярией, клинингом, пищеблоком, курьерами, транспортом, совершенствует документооборот компании и работу архива, управляет автопарком, занимается организацией командировок, контролирует инженерные коммуникации, при необходимости общается с МЧС, Роспотребнадзором и т. д. На такой работе нужна выдержка, организаторские навыки и способность делать несколько дел одновременно. Административный директор входит в число топ-менеджеров, и отчитываться ему придется перед самым высоким руководством.

Кроме того, сложное время диктует новые требования к специалистам. Как повысить экономичность и эффективность эксплуатации зданий, помещений, обеспечить безопасность в условиях ограничения ресурсов и жестких нормативно-правовых требований? Как выполнить новые санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений, оборудования и транспорта?

Как обеспечить бесперебойную работу компании в условиях кризисных ограничений, сбоя поставок, санкций?

Как обеспечить согласованность действий административных служб и их взаимодействие с другими отделами предприятия? Как правильно спланировать работу и бюджет? Как выбрать надежного поставщика, а также организовать эффективный клининг, работу склада и провести инвентаризацию?

Ответы на эти и многие другие вопросы получат слушатели курса.

Программа разработана в соответствии с требованиями профессиональных стандартов Специалист административно-хозяйственной деятельности (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н); Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией (утв. приказом Министерством труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 года N 333н)

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ: Административные и исполнительные директора; Управляющие делами; Заместители генерального директора по общим вопросам; Начальники и заместители управления делами; Руководители и специалисты административно-хозяйственных подразделений

В ЧЕМ ЦЕННОСТЬ ЭТОГО КУРСА:

• ВЫДАВАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ: ДИПЛОМ О ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПЕРЕПОДГОТОВКЕ (252 ЧАСА), предоставляющий право на ведение профессиональной деятельности в сфере АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, Лицензия Серия 77Л01 №0010985 Рег. № 040089 от 29.05.2019. Сведения об ДИПЛОМЕ передаются в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации» (ФИС ФРДО);
• ФОРМА ОБУЧЕНИЯ: ОБУЧЕНИЕ в ВИРТУАЛЬНОЙ АУДИТОРИИ, где проходят ОНЛАЙН-ВСТРЕЧИ С ЭКСПЕРТАМИ, ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ, ИЗУЧЕНИЕ МОДУЛЕЙ, ДОСТУП К ЗАПИСЯМ, ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ И ИТОГОВЫЕ ТЕСТИРОВАНИЯ;
• ВОЗМОЖНОСТЬ ПОВТОРА ПРОЙДЕННОГО МАТЕРИАЛА: доступ к видеозаписям, информационным материалам, презентациям в течение 21-го дня после окончания обучения;
• ОБУЧЕНИЕ БЕЗ ОТРЫВА ОТ РАБОТЫ;
• ПОЛЕЗНОСТЬ КУРСА в его практической направленности;
• ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫЕ ПРЕПОДАВАТЕЛИ / ПРАКТИКИ и МАСТЕР-КЛАССЫ ПРОФЕССИОНАЛОВ.

Для выступления приглашены: административный директор, Шеф-редактор журнала "Административный директор", Соучредитель "WorkshopAcademia", Член Совета по профессиональным квалификациям офисных специалистов и административных работников Национального Совета при Президенте РФ; эксперт в области управления качеством искусственной среды обитания человека, энергосберегающих технологий в строительстве и ЖКХ, тепловой техники, отопления и вентиляции; с.н.с. отдел документоведения ВНИИДАД.

1. Система управления и административного обеспечения в организации. Основные элементы системы управления. Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией. Цели и задачи административного обеспечения. Объекты и инструменты управления Административного директора/Управляющего делами. Типовое положение административной службы. Матрица ответственности.
2. Контроль и анализ бизнес-процессов. Понятие бизнес-процессов, находящихся в зоне ответственности в зоне Административного директора/Управляющего делами. Технологии оптимизации бизнес-процессов. Оптимизация с помощью технологии SIPOC
3. Оценка эффективности деятельности АХО и выявление резервов ее повышения. Анализ эффективного использования бюджета в АХО. Варианты сокращения затрат для подразделений АХО. Целесообразность и возможности использования услуг сторонних организаций в деятельности АХО. Формирование бюджета административной деятельности. Классификация затрат для целей принятия управленческих решений. Планирование состава и частоты работ. На чем можно сэкономить в условиях ограниченных ресурсов? Оптимизация затрат.
4. Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности», «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Административный директор/Управляющий делами: основные задачи и должностные функции и компетенции. Что поменялось в требованиях?
5. Юридическое обеспечение работы административного директора. Договорная работа, в том числе с ресурсоснабжающими организациями. Договоры подрядного типа, на поставку; на техническую эксплуатацию оборудования. Правовые основы привлечения сторонних организаций для обслуживания объекта, выполнения ремонтных работ, контроля технического состояния объекта и инженерных сетей
6. Рекомендации при составлении и заключении договоров. Стороны договора. Типы и виды сторон по договору как субъектов гражданско-правовых отношений. Понятие и виды договоров. Обязательные условия договоров. Структура и содержание договора. Содержание преамбулы договора. Обязательные условия договоров. Дата подписания договора и дата вступления договора в силу. Исполнение договора. Форма и способ исполнения договора. Приложения к договору. Изменение и расторжение договора. Типичные ошибки при составлении договоров.
7. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Как повысить качество поставляемых товаров и предоставляемых услуг. Выбор надежного поставщика. Привлечь стороннего подрядчика или выполнить работы своими силами: что выгоднее? Методики подсчета. Критерий оценки поставщиков. Проведение переговоров.
8. Организация офисных поставок. Управление запасами. Определение потребности в товаре. Планирование офисных поставок. Матрицы АВС и XYZ. Расчет страхового запаса. Плюсы и минусы разных методов закупок.
9. Клининг: организация эффективной работы. Выбор клининговой компании. Что важно учесть в договоре на оказание клининговых услуг? Стандарты и технологии проведения санитарно-гигиенических мероприятий, необходимые ресурсы. Мониторинг процессов уборки, критерии и методы контроля эффективности. Благоустройство территории.
10. Законы и нормы, регламентирующие раздельный сбор мусора. С чего начать? Пошаговый алгоритм организации раздельного сбора мусора. Затраты и доходы от раздельного сбора мусора.
11. Организация транспортного обеспечения. Закрепление автотранспорта за руководителями, структурными подразделениями (жесткое/гибкое). Критерий выбора автотранспортных средств. Контроль деятельности и отчетность автотранспортного подразделения. Особенности работы водителя VIP. Оплата труда и стимулирование водителей. Материальная ответственность водителей. Режим труда и отдыха водителей. Прохождение медицинского осмотра.
12. Общие требования к организации технической эксплуатации. Техническая документация по эксплуатации зданий и сооружений. Эксплуатационная документация длительного хранения.
13. Хозяйственное обслуживание зданий, помещений: техническое обслуживание инженерных систем; уборка и санитарное содержание помещений и территорий; аварийно-диспетчерское обслуживание. Автоматизация контроля работы инженерных систем. Внедрение технических средств экономии ресурсов.
14. Организация ремонтных работ. Организация и контроль проведения технического обслуживания офиса/здания. Планирование ремонтов: система планово-предупредительных ремонтов; виды ремонтов; горизонты планирования и виды планов; порядок документирования ремонтов. Подготовка ремонтных площадок и прилегающей территории. Контроль и качество выполняемых работ.
15. Минимизация потерь в офисе и Бережливый офис (система 5С). Поток создания ценности. Определение ценности деятельности. Виды и источники потерь в офисе. 5С – Бережливый офис.
16. Здоровый офис. Требования к организации и обустройству инфраструктуры для отдыха и здоровья на предприятии. Обеспечение СИЗ и другие меры. Обеспечение санитарно-эпидемиологической безопасности организации.
17. Инвентаризация: порядок проведения, сложные вопросы. Ответственность должностных лиц за повреждение или утерю материальных ценностей.
18. Организация работы приемной. Оформление приемной и рабочих мест секретарей и персональных ассистентов. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема делегаций. Основы делового гостеприимства.
19. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций). Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Документирование деловых мероприятий. Организация сервисного обслуживания (фуршет, бизнес-ланч, ужин). Организация культурной программы
20. Организация документооборота в компании. Государственные и локальные нормативные акты по делопроизводству. Понятие и состав реквизитов документов по ГОСТ 7.0.97-2016. Требования к оформлению бланков. Состав и виды документов. Построение документооборота организации. Оптимизация схем движения документов. Построение электронного документооборота. Сроки исполнения и контроль исполнения документов. Ответственность за исполнение документов и поручений. Систематизация и хранение документов. Нормативное регулирование в области работы с архивными документами. Новое в сроках хранения документов. Разработка и внедрение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Выделение дел и документов к уничтожению. Выбор способа уничтожения документов и документирование процесса.
21. Организация работы архива предприятия. Место архива в организационной структуре предприятия и задачи архива. Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов. Расчет площадей под размещение архива. Правила размещения документов в архиве.
22. Автоматизация документооборота и архива. Нормативное регулирование в области работы с электронными документами. Управление документами предприятия в условиях СЭД. Особенности создания, подписания, согласования, учета и хранения электронных документов. Основные возможности и проблемы с внедрением электронных систем. Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов; правила использования и уничтожения.
23. Составление организационно-распорядительных документов (ОРД). Составление должностных инструкций и положений. Документы справочно-информационные. Составление и оформление актов. Составление и оформление протоколов. Распорядительные документы
24. Эффективная деловая переписка. Классификация деловых писем. Структура и композиция делового письма. Особенности переписки с государственными органами власти и управления. Особенности электронной переписки.
25. Основы делового этикета и деловой коммуникации. Деловой этикет и имидж компании. Субординация и этика делового общения. Рабочий день в офисе. Внешний имидж сотрудников компании. Речевой и телефонный этикет. Невербальное общение в деловой сфере.
26. Организация работы административной службы. Организационная структура подразделения. Организация коммуникаций и взаимодействия. Распределение полномочий и ответственности за выполнение задач. Контроль и оценка деятельности службы. Определение критериев для оценки эффективности деятельности административных работников. Организация оперативного контроля качества выполненных работ. Отчетность служб и руководителя АХО. Сбор и обработка рекламаций
27. Управление мотивацией персонала. Принципы разработки мотивационных схем персонала. Система KPI для руководителя и персонала административной службы.
28. Социально-психологические аспекты работы Административного директора/Управляющего делами. Влияние психологических и физиологических факторов на поведение работников. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтом. Этапы разрешения конфликтных ситуаций. Разрешение производственных конфликтов.
29. Развитие АХО. Этапы развития команды АХО. Роль руководителя и директора АХО на этапах развития компании. Развитие команды АХО как коллектива. Побуждение сотрудников к самообучению и саморазвитию. Изменения в АХО. Инструменты преодоления сопротивления. Детракторы и промоутеры. Когда сопротивление и жалоба — это инструмент для развития клиентского сервиса. Развитие на рабочем месте. Инструменты.
30. Особенности проведения проверок контролирующими (надзорными) организациями. Основные законодательные нормы и требования. Перечень и полномочия органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, уполномоченных на проведение государственного контроля (надзора).