Результат посещения тренинга
Задачи тренинга:
Освоить основные средства командного и корпоративного тайм-менеджмента на базе сетевого (коллективного) Outlook:
-
Технология назначения Встреч. Отработка корпоративного правила организации совещаний и мероприятий.
-
Алгоритм назначения и контроля выполнения Задач.
-
Организация командной работы с помощью общих папок:
- Единая система контактов подразделения
- Единая система планирования загрузки сотрудников
- Единая система контроля поручений
Для кого предназначен
К прохождению тренинга приглашаются участники тренинга «Тайм-менеджмент Outlook - уровень 1».
В программе тренинга
10.00 – 12.00
-
Актуализация темы – определение наиболее востребованных возможностей Outlook после первого тренинга.
-
Определение единых значений цветовой раскраски в зависимости от типа занятости встречи.
-
Создание и отработка единого корпоративного стандарта планирования рабочего времени.
-
Отработка назначения встреч в Календаре Outlook.
-
Определение корпоративного алгоритма организации Совещаний.
-
Технология удобного фиксирования и поиска информации по прошедшим корпоративным встречам в единой системе Outlook.
-
Создание сводного плана работы подразделения.
-
Организация удобного планирования работы для проектных групп.
-
Создание единой системы планирования командировок, отпусков.
12.30 –14.00
-
Отработка назначения поручений в Задачах Outlook.
-
Алгоритм контроля, основные этапы выполнения поручения.
-
Определение и создание основных пользовательских представлений для удобного обзора по поручениям:
1. По срокам
2. По ответственным
3. По проектам
4. По совещаниям и др.
-
Создание единых корпоративных категорий, определение их смысла.
-
Примеры корпоративных стандартов как средства управления корпоративным тайм-менеджментом.
-
Обзор возможностей организации мобильной работы вне офиса с помощью Outlook+Exchange.
-
Единая система контроля поручений с помощью общих папок.
15.00 – 16.30
-
Правила почтового этикета в разделе Почта
-
Организация корпоративного голосования в разделе Почта.
-
Определение смысла заполнения основных полей сообщения.
-
Создание единой системы контактов подразделения.
-
Принципы работы мини-CRM на базе общей папки Контактов.
-
Настройка удобного обзора происходящего с помощью пользовательских представлений: по клиентам, по поставщикам, по партнерам и др.
-
Анализ истории взаимодействия по контакту.
-
Корпоративные принципы обработки контактной информации.
17.00 – 18.00
-
Принципы автоматизации бизнес-процессов класса workflow с помощью пользовательских форм:
1. Создание единой картины документов на согласовании
2. Прохождение стандартных процедур
3. Подготовка стандартных мероприятий и др.
-
Обзор возможностей программирования в Outlook:
1. Организация прозрачной работы коллегиальных органов власти.
2. Управление сложно структурированными проектами с помощью построения визуальной картины
3. Организация документооборота на базе общих папок
-
Система отчетности на базе Outlook и др.
Метод ведения тренинга
"..." – компания №1 на рынке тайм-менеджмента.
Технологии основаны на разработках российской школы тайм-менеджмента и ее основателя – Г.А.Архангельского, автора делового бестселлера «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook», руководителя корпоративных проектов внедрения тайм-менеджмента на базе Outlook в ведущих российских компаниях.
Тренинг проводится в компьютерном классе с установленными сетевыми Outlook (все пользовательские Outlook объединены в единую Exchange-сеть). Все изучаемые темы отрабатываются на реальных примерах коллективной работы.
Бехтерев Сергей. Руководитель Отдела консалтинга компании Организация Времени. Менеджер проектов внедрения корпоративного тайм-менеджмента. Автор публикаций, учебно-практических пособий и иных методических материалов по курсу «Тайм-менеджмент». Преподаватель курсов тайм-менеджмента в программах МВА Академии народного хозяйства. Преподаватель тайм-менеджмента Московской Финансовой Промышленной Академии.
