Курс, семинар, тренинг Курс: Профессиональный ассистент-помощник руководителя

Помощник руководителя или ассистент - одна из самых востребованных современных профессий. Ассистент - многофункциональный сотрудник. Тревел-поддержка, телефонные переговоры, организация графика руководителя, оформление документов - все это должен знать ассистент, чтобы быть незаменимой правой рукой боссу.

На курсе дается большой пласт теоретической и практической информации для работы помощника. Все участники отмечают прикладную направленность курса: никакой воды, только примеры, кейсы из ассистентской деятельности.

Большой объем материала курса усваивается благодаря различным формам обучения - мини-лекции, ролевые игры, кейсы, анализ видеосъемки реальных ситуаций из жизни секретаря, упражнения, групповая работа.

Курс "Профессиональный ассистент-помощник" подходит для целевых аудиторий:

• руководители секретариатов
• ассистенты первых лиц компаний
• персональные ассистенты
• бизнес - ассистенты
• помощники руководителей
• секретари-референты
• офис - менеджеры
• секретари подразделений, ассистенты отделов

Модуль 1. Документирование деятельности руководителя

Работа с документами

• Оформление и составление управленческих документов
• Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016
• Требования к бланкам документов и реквизитам
• Правила составления текстов управленческих документов
• Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
• Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов
• Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы
• Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
• Контроль исполнения документов. Сроки исполнения

Модуль 2. Профессия "Ассистент". Административное и организационное сопровождение руководителя

Помощник руководителя, ассистент. Профстандарт, основные обязанности. Личные качества идеального помощника

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: что это и зачем он нужен?
• Квалификационные требования, предъявляемые к ассистенту сегодня
• Бизнес-ассистент и персональный ассистент: общее и различия
• Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя

• Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника. Планируем свой день и день руководителя грамотно
• Постановка умных целей. Цели и поручения: как помочь руководителю в поручениях и делегировании функций?
• Делегирование в работе ассистента: когда, как и кому передать свои функции?
• Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очередность выполнения поручений?
• 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя.
• Разбор основных мобильных и компьютерных планировщиков для планирования графика руководителя и ассистента
• Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества
• Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника
• Эффективная работа с цветовыми категориями. Оптимизируем список задач для удобной работы
• Настройка пользовательского представления. Как сделать чек-лист в Outlook?
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте

Travel – поддержка руководителя. Организация командировок

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента
• Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
• Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
• Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения в копилку ассистента
• Организация досуга руководителя
• Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.

Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы

• Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря: создаем полноценный офис на ноутбуке и в телефоне
• Приложения по управлению финансами, созданию инфографик, презентаций, буклетов, схем и др.

Модуль 3. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря

Профессиональный имидж

• Как нас оценивают как профессионала? Первое впечатление гостя/посетителя о секретаре и организации
• Имидж = не только внешний вид. Разбор составляющих имиджа
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде и аксессуарам
• Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Основы делового этикета

• Тренды современных организаций на деловой этикет и гостеприимство
• Почему этикет - это важно? Разбираемся в понятии
• Этикет и протокол: в чем различия?
• Поведенческие стандарты в этикете: как правильно здороваться, прощаться.
• Этикет как показатель уважения к посетителю/партнеру/клиенту
• Визитная карточка: как она должна выглядеть и как ее преподносить?
• Бизнес-подарки и деловой этикет. Культурные и национальные особенности дарения. Что можно и что нельзя дарить по этикету?

Офисное гостеприимство как составляющая этикета

• Приемная как визитная карточка организации. На что обращают внимание посетители?
• Правила поведения при гостях и посетителях
• Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения
• Очередность подачи напитков: кого обслуживать первым?
• Ситуация ожидания: обеспечиваем комфорт посетителю
• Искусство беседы. Запретные и рекомендованные темы
• Этапы организации совещаний. Как грамотно организовать конкурентное мероприятие и ничего не упустить?

Модуль 4. Деловой телефонный разговор

Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом

• Принципы и правила грамотного собеседника. Как секретарю продемонстрировать свой профессионализм по телефону?
• Голос как инструмент. Учимся работать с тембром, тоном, темпом речи, интонацией
• Скрипты и речевые модули в деятельности секретаря. Как создать и использовать?
• Ситуации применения скриптов: ситуация ожидания на линии, перевод на сотрудника, прием сообщений для шефа.

Телефонный разговор и его эффективность

• Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и достоверно передавать информацию?
• Техника вопросов: виды вопросов и их использование
• Искусство активного слушания. Показываем собеседнику, что мы его слушаем и слышим.
• Приемы активного слушания для повышения эффективности разговора
• Как сгладить возможные конфликтные ситуации в телефонном общении? Правила бесконфликтного поведения

Модуль 5. Взаимодействие Ассистента с руководителем

Взаимодействие с руководителем

• Концепция «руководства вверх» - managing up.(Гарвардская модель)
• Как управлять отношениями со своим руководителем и его ожиданиями ?
• Как подобрать оптимальные инструменты руководства и адаптировать их к поведенческим особенностям вашего босса?
• Как подобрать формы взаимодействия с руководителем?
• Как грамотно принимать распоряжения и давать обратную связь руководителю?

Тетерина Татьяна Николаевна

• Профессиональный бизнес-тренер                                                                                      
• Сертифицированный коуч международной квалификации
• Бизнес-консультант по развитию и обучению персонала организаций
• Специалист с 17-ти летним опытом в области обучения и развития  персонала организаций,  коучинга, разработки и проведения бизнес-тренингов и осуществления посттренинговой поддержки персонала

Экспертные  области:

• Сервисное поведение персонала передней линии
• Деловое общения для персонала различного звена
• Речевые модули для персонала передней линии по работе с клиентами
• Стандарты и скрипты продаж.
• Стандарты клиентского сервиса
• Стандарты работы Секретариата и офис-менеджмента

Образование:

• 2011-2012 гг. - Сертификационная программа Международной ассоциации коучинга ICU
• 2009 г. - Сертификационная программа Бизнес-тренер компании ARS VITE
• 2002 г. - Программа «Тренинг-Менеджер», Академия ГАСИС
• 2000-2001 гг. - Отделение «Управление персоналом», специальность: психолог, менеджер по персоналу, Государственная Академия профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС) Москва
• 1972-1977 гг. – Обучение в Государственном институте театрального искусства им. А.В.Луначарского – Москва

Членство в ассоциациях

• Член Ассоциации консультантов по персоналу
• Член Российской ассоциации преподавателей, исследователей и учителей риторики
• Член международной Ассоциации коучей ICTA

Спикер на конференциях и мероприятиях

• Фестиваль бизнес-тренингов во время проведения Дней малого бизнеса на ВДНХ,
• Неделя деловой книги в московском доме книги,
• Конференции для  секретарей и административных работников, проводимых журналом  "Секретарь.ru"
• Международный форум «Служба протокола»
• Конференции Управление в сфере ЖКХ

Автор журналов

• "Директор по персоналу",  «Справочник для секретаря и офис-менеджера», «На стол руководителя» , "Справочник по управлению персоналом", "Корпоративная культура", "Протокол и этикет".

Автор тренингов и мастер-классов:

• По развитию коммуникативных навыков для персонала передней линии по работе с клиентами
• В области сервисного поведения и продаж, навыков делового общения
• Построению эффективных коммуникаций в компании

Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :

• Эффективная работа с клиентами
• Управление сервисом
• Стандарты обслуживания
• Эффективные продажи
• Бизнес-этикет
• Мастерство публичного выступления
• Тренинг для секретарей
• Имидж и Этикет делового человека
• Эффективные совещания
• Искусство успешных переговоров
• Мастерство телефонного общения
• Эффективный руководитель: искусство коммуникации
• Социальные технологии делового общения
• Психология управления персоналом
• Навыки эффективной презентации

Клиенты

• Специалисты ведущих Российских компаний в т.ч.
• ГМК Норильский Никель,
• АЛРОСА,
• Мобильные телесистемы,
• РАО ЕС,
• Инфотек групп,
• Ростелеком
• МОЭК
• Мосгаз
• Газпромнефть
• Северсталь- групп и другие

Доронина Лариса Алексеевна

• Кандидат экономических наук, доцент ГУУ Эксперт – практик  в области документоведения                   
• Заместитель директора института информационных систем управления
• Ведущий специалист России в области документационного обеспечения управления
• Доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления
• Высококвалифицированный преподаватель
• Член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис- менеджеров
• Член редакционного совета журналов «Кадровик»,
• «Кадровое делопроизводство»

Преподавательская деятельность

•    Доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления
•    Ведущий преподаватель учебного центра "Газпром"
•    Государственного координационного центра информационных технологий Минобразования России

Реализованные проекты

• Участник проектов по автоматизации документооборота компании
• IKT, компании IBS, компании Мета-технологии

Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :

•    Организация и технология документационного обеспечения управления
•    Документирование
•    Организация и технология документационного обеспечения управления
•    Информационные технологии управления персоналом
•    Делопроизводство в кадровой службе
•    Информационные технологии в службе ДОУ
•    Электронный документооборот
•    Электронный архив
•    Административные системы и офисные технологии
•    Корпоративные системы на основе решений SAP
•    Архивоведение

Автор учебных пособий

•  Автор учебного пособия «Документоведение»
•  Соавтор учебного пособия «Документационное обеспечение управления:Практикум»

Авторская деятельность:

Постоянный автор статей в журналах:

• «Кадровик, кадровое делопроизводство»
• «Хороший секретарь»
• «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
• «Служба кадров и персонал»
• "Справочник секретаря и офис-менеджера"
• "Справочник кадровика"
• "Делопроизводство"
• "Секретарское дело"
• "Управление персоналом"
• "Служба кадров"
• "Поиск: от проекта до ключа"

Награждена грамотой журнала «Кадровое дело» за активность в публикациях

Зарипова Людмила Игоревна

• Эксперт-практик в сфере Документационного  обеспечения управления.                                          
• с 2006 по  2016 г.Зам. Зав. Отраслевого центра повышения квалификации ВНИИ документоведения   и архивного дела (ВНИИДАД)
• Руководитель центра дистанционного образования в сфере  Делопроизводства и  Документооборота  и Секретариата Центра делового развития «Профи-Карьера»

Проводит семинары и мастер –классы по темам:                                                 

• Документирование организационно-распорядительных документов Делопроизводство и Документооборот
• Система контроля исполнения документов и поручений в организации
• Составление и оформление протокола собраний и совещаний
• Деловая переписка
• Кадровое делопроизводство
• Приведение в соответствие с требованиями профессиональных стандартов локальных нормативных актов работодателя
• Электронный документооборот

Преподавательская деятельность:

• Преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации
• Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, опыт проведения корпоративных семинаров.
• Ст. преподаватель кафедры « Автоматизированные системы документационного обеспечения управления»  Историко - архивного института РГГУОЦПК ВНИИДАД

Автор и ведущая вебинаров:

• В Центре повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
• Центре делового развития «Профи-Карьера»
• В издательстве Актион и МЦФР в вебинарах, организованных журналами "Современные технологии делопроизводства и документооборота" и "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Авторская деятельность

• Автор практического пособия « Языковые особенности и принципы оформления текстов деловых бумаг»
• Автор журналов « Делопроизводство» и « Делопроизводство и Документооборот на предприятии», Справочник секретаря и офис-менеджера»

Реализованные проекты

• Участие в разработке и внедрении автоматизированных систем документооборота ОАО «Газпром» и Медицинской академии им Сеченова
• Разработка управленческих документов, деловых писем отчетов для ОАО « Газпром»

Клиенты:

• Корпоративный институт ОАО « Газпром»
• Правительство Москвы (повышение квалификации для государственных и муниципальных служащих
• ОАО « Норильский никель»
• ОАО « Автоваз»
• ФГУП « Росэнергоатом»
• ФГУП « Почта России»
• УПДК МИД РФ и др.

Cосновая Анна Владимировна

• Сертифицированный специалист Лиссабонского университета (национального университета Португалии) в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями)
• Бизнес-тренер, ведущий преподаватель центра профессионального развития «Профи-Карьера»
• Преподаватель Университета “Синергия" по очным программа повышения квалификации и авторским онлайн-курсам
• Постоянный приглашенный спикер профильных конференций для административного и сервисного персонала первой линии(входит в ТОП-3 лучших спикера по анкетам обратной связи)
• Постоянный автор и эксперт рубрик в профессиональных журналах  «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», “Кадровое дело” по тематикам коммуникации, деловой переписки и сервисным функциям административного персонала
• Постоянный эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион-медиа»
• Ведущий вебинаров для аудитории издательства “Актион-Медиа” (Медиагруппа АКТИОН — крупнейшая компания России в сфере профессиональных медиа)
• Методист и разработчик учебных модульных программ и учебно-методических комплексов и материалов 
• Консультант по разработке и внедрению регламентов и стандартов по сервису и телефонному общению в административных отделах и отделах клиентского сервиса крупных российских компаний
• Сертифицированный специалист по информационно-организационному сопровождению деятельности руководителя для персональных и бизнес-ассистентов руководителя, планированию времени, организации и проведению совещаний, офисному гостеприимству
• Эксперт-практик в области корпоративного и дистанционного обучения персонала

Высшее образование

• Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Москва
• Специальность: Государственное и муниципальное управление, Стратегический менеджмент

Дополнительное образование

• 2019 г. Повышение квалификации по теме «Технологии активного обучения и практика дополнительного образования», Московская академия профессиональных компетенций
• 2019 г. Тренинг Ульяны Раведовской (Корпоративная Академия Росатома) “Создание методических материалов”
• 2018 г. Тренинг “Мастер визуализации: техники визуальной коммуникации в обучении и развитии”. Insight Group
• 2017 г. Институт практической психологии «Иматон» курс повышения квалификации «Технология конструирования тренинга под задачи организации»
• 2017 г. Международная конференция практиков дистанционного обучения ELForum 2017
• 2017 г. Сертификационный курс консультантов в области электронного документооборота и облачных систем управления документами DIRECTUM
• 2015-2016гг. Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД Профессиональная переподготовка по направлению: Документоведение и документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство
• 2012 г. Курс подготовки в области HR Молодежного Движения Ассоциации Менеджеров

Международные сертификаты и обучение зарубежом

• 2013 г. Strategic management University of Ljubljana (Курс: Стратегический менеджмент, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• 2013 г. Learning and knowledge management University of Ljubljana(Курс: Менеджмент знаний, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• 2012 г. «Cross Cultural Communication and Negotiation»ISCTE Lisboa (Курс: Кросс-культурные коммуникации и переговоры, Институт Лиссабона, Португалия)
• BEC Vantage (Business English) University of Cambridge, ESOL Examinations, Grade А (Диплом о владении бизнес-английским языком уровня Upper-Intermediate)

Области экспертизы

• Деловые коммуникации для сервисного и административного персонала первой линии (деловая переписка, телефонный этикет)
• Организационно-информационное сопровождение (организация конферентных мероприятий, офисное гостеприимство как часть сервисной культуры)
• Современные облачные IT технологии для повышения эффективности бизнеса и управления документами
• Программы MindMaps (интеллект-карты в обеспечении деятельности секретаря: проведение совещаний, протоколирование, планирование рабочего времени)
• Электронный документооборот, CRM системы (документирование, документооборот, контроль исполнения документов и поручений в CRM-системах)
• Современные технологии тайм-менеджмента для руководителей, секретарей

Практический опыт

• 2016 г. - н.в. Руководитель направлений и проектов Центра Профессионального развития «Профи-Карьера», куратор дистанционного обучения для сервисного и административного персонала
• 2015 г. - н.в. Методист и разработчик учебных модульных  программ. Куратор направлений «Делопроизводство», «Архивное дело», «Секретариат»
• 2014-2015 г. "Лаборатория Касперского". Координатор-методист корпоративного учебного центра
• 2014 г. Специалист службы ДОУ Административного департамента Министерства промышленности и торговли РФ

Авторская деятельность

Постоянный автор статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджмента», «Делопроизводство», "Секретарь-референт", "Кадровое дело"

Преподавательская деятельность:

• Эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион -Медиа»
• Преподаватель открытых и корпоративных программ Центра Профессионального Развития «Профи-Карьера»
• Преподаватель школы референтов Университета "Синергия"

Даты начала обучения не определены.