Преподаватель: Хазеева Наталья Сергеевна – преподаватель-практик с большим опытом научной и практической деятельности в области создания службы секретариата, организации офиса, логистики и лицензирования программного обеспечения. Опыт преподавательской работы - 14 лет, в колледжах и лицеях, в учебных Центрах. В настоящее время возглавляет Отдел логистики в крупной российской компании, курирует службу секретариата компании, занимается лицензированием программного обеспечения, постоянно повышает свой багаж знаний, имеет сертификаты от вендоров о прохождении обучения и соответствии полученной квалификации требованиям Microsoft Licensing Specialist, Microsoft Sales Specialist.
Целевая аудитория: курс будет интересны для начинающих и квалифицированных помощников руководителей (секретари), желающих как приобрести первичные навыки эффективного взаимодействия с руководителем, так и повысить свою квалификацию.
Программа обучения:
Курс имеет практическую направленность:
- через диалог преподавателя со слушателями, разбор типичных ситуаций (cases)
- через отработку необходимых навыков.
По окончании обучения слушатели смогут:
- эффективно взаимодействовать с руководителем, внешними и внутренними клиентами;
- организовать информационные потоки и коммуникации;
- составлять и оформлять различные виды документов;
- вести документооборот компании;
- организовывать переговоры;
- управлять конфликтными ситуациями;
- владеть навыками делового общения, телефонных переговоров;
- создавать имидж и стиль деловой женщины.
- а также будут знать правила организации эффективного функционирования офиса и обладать навыками делового этикета.
1. Профессиональный образ эффективного помощника руководителя
- Роль, функции, основные направления деятельности помощника руководителя (секретаря).
- Должностные обязанности, профессиональные и личные качества помощника руководителя (секретаря).
- Психологические особенности эффективного помощника руководителя (секретаря).
2. Документирование деятельности руководителя и компании в целом
- Организационные основы делопроизводства.
- Классификация документов.
- Унифицированные системы документации.
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
- Требования к бланкам документов.
- Оформление различных видов бланков.
- Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец.
- Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов.
3. Организация документооборота
- Организация движения документов.
- Характеристики документооборота.
- Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.
- Регистрация документов и контроль исполнения.
- Справочно-информационная работа.
4. Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем
- Информационное обеспечение деятельности руководителя.
- Планирование и организация рабочего дня руководителя.
- Контроль исполнения поручений руководителя.
- Приоритетность выполнения поручений.
- Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.
5. Создание системы деловых коммуникаций в компании
- Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
- Постановка и администрирование системы эффективного информационно-делового обмена в компании.
6. Телефонные коммуникации
- Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений.
- Особенности деловой коммуникации по телефону.
7. Организация эффективной работы приемной
- Организация рабочего места помощника.
- Дизайн офиса и оформление интерьера приемной.
- Профессиональный прием посетителей.
- Особенности приема командированных, делегаций, проблемных посетителей.
- Особенности делового гостеприимства: подача чая-кофе.
8. Организация протокольных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)
- Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
- Подготовка публичных выступлений руководителя.
- Встреча партнеров, организация предварительной беседы.
- Документирование деловых мероприятий.
- Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета.
- Организация культурной программы, выбор корпоративных подарков.
9. Организация командировок руководителя
- Подготовка рабочей программы.
- Информационно-документационное обеспечение работы руководителя.
- Заказ билетов и бронирование отелей.
- Особенности подготовки зарубежной командировки.
10. Оптимизация профессиональной деятельности помощника руководителя.
- Управление временем.
- Умение выполнять любую работу в срок.
- Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере.
11.Подведение итогов курса, ответы на вопросы слушателей по содержанию курса
В стоимость входит: комплект для записей (ручка, блокнот); методические материалы; питание участников (обеды, кофе-брейки), сертификат
