Время проведения: с 10.00 до 17.30
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.
Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:
«Специалист административно-хозяйственной деятельности» (регистрационный номер 50729, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н);
«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
«Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).
В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:
- организационно-административной деятельности, осуществляемой руководителем;
- по составлению и ведению номенклатуры дел в организации;
- в проведении анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов;
- в редактировании текстов служебной записки, письма;
- в редактировании и устранении типичных ошибок деловой речи;
- в совершенствовании устной техники речи. В совершенствование интонационной выразительности;
- освоят методики дикционных упражнений. Упражнения на дыхание и развитие голоса;
- освоят правила подготовки дел к архивному хранению;
- по организации работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа;
- по организации подготовки к уничтожению документов и оформлению необходимых актов на уничтожение.
Цели курса:
- совершенствование профессиональных навыков руководителей секретариата в оптимизации методов документооборота в организации,
- повышение личной эффективности руководителей секретариата,
- освоение основных современных принципов организации делопроизводства и документооборота,
- освоение основных принципов информационно-справочной работы,
- передача практических навыков по составлению и ведению номенклатуры дел,
- передача практических навыков участникам курса по организации работы с архивным фондом,
- передача практических навыков участникам курса по подготовке положений и инструкций,
- передача практических навыков участникам курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.
Курс предназначен для: руководителей секретариата, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, секретарей службы ресепшн, офис-менеджеров и менеджеров административно-хозяйственных подразделений.
День 1.
Руководитель секретариата: управленческие навыки, построение работы секретариата.
- Компетенции, знания, умения и навыки, необходимые руководителю секретариата.
- Основные задачи руководителя секретариата: планирование, постановка задач сотрудникам секретариата, контроль исполнения.
- Управление: основные этапы управленческого процесса, особенности социального управления. Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность.
- Стили руководства и их сравнительная характеристика.
- Организационное поведение. Внутриорганизационные процессы и возможности влияния организации на поведение своих сотрудников.
- Мотивация и результативность работы подразделения. Групповая работоспособность. Функции групповых норм поведения.
- Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников. Соблюдение и развитие традиций, норм и правил, существующих в организации.
Развитие управленческих навыков.
- Алгоритм постановки и принятия задач, оценка исполнения. Факторы, влияющие на уровень исполнения. Целеполагание.
- Анализ типичных управленческих ошибок.
- Свойства управленческих решений.
- Построение прямой и обратной связи с сотрудниками.
- Контроль исполнения.
- Правила проведения эффективных совещаний с сотрудниками подразделения.
- Полномочия и ответственность. Делегирование полномочий.
- Мотивация персонала. Основные мотивационные теории и их использования в управлении персоналом. Индивидуальная мотивационная структура.
Социально-психологические аспекты работы руководителя секретариата.
- Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению.
- Механизмы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Правила убеждения.
- Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.
- Приемы аттракции (формирования притягательности); влияние строуксов на взаимоотношения с партнерами по общению. Ассертивное поведение.
Основы конфликтологии.
- Виды конфликтов и причины их возникновения. Типы конфликтогенов. Формула конфликта. Закон эскалации конфликта.
- Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.
- Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева.
- Правила бесконфликтного общения. Профилактика конфликта.
- Действия секретаря в конфликтных ситуациях.
День 2.
Современное секретарское дело.
Должностной статус и функциональные обязанности.
- Нормативно-методические основы деятельности.
- Локальные нормативные акты. Должностная инструкция.
- Профессиональный стандарт секретаря руководителя.
- Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
- Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
- Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
- Зонирование рабочего пространства.
Особенности должностной позиции.
- Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
- Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
- Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
- Информационная поддержка деятельности руководителя.
- Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.
Бездокументное обслуживание управления.
- Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
- Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
- Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
- Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
- Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
- Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
- Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.
Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.
- Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
- Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.
Основы деловой коммуникации.
- Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
- Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
- Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
- Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
- Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.
День 3.
Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.
Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.
- Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
- Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
- Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
- Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
- Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
- Формуляры основных документов.
- Особенности оформления конфиденциальных документов.
Система организационно-распорядительной документации.
- Классификация документов и их функции.
- Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
- Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
- Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.).
Официально-деловой стиль и его требования.
- Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
- Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
- Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
- Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
- Требования к управленческой информации.
Деловая переписка.
- Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
- Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
- Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
- Культура официальной переписки и ее основные принципы.
- Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
- Особенности переписки по электронной почте.
Организация работы с документами.
- Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
- Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
- Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
- Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
- Систематизация документов. Правила формирования дел.
- Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
- Определение сроков хранения документов.
- Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
- Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
- Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.
День 4.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:
- Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
- Редактирование текста служебной записки, письма.
- Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
- Упражнения по стилистике.
- Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
- Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
- Дикционные упражнения.
- Упражнения на дыхание и развитие голоса.
Психологическая культура делового общения.
- Основные принципы построения успешного межличностного общения.
- Этикет невербального общения.
- Барьеры общения.
- Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
- Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере.
Технология делового имиджа.
- Основные стили мужской и женской одежды.
- Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
- Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
- Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
- Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.
Общепринятые нормы культуры в деловом мире.
- Особенности делового общения.
- Деловой этикет, его основные принципы.
- Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
- Культура речи.
- Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
- Речевые стандарты проведения деловой беседы.
- Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
- Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
- Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.
День 5.
Этика телефонного общения.
- Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.
- Особенности делового телефонного разговора.
- Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
- Подготовка телефонного разговора, композиция.
- Метод «телефонной улыбки».
- Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
- Привычные выражения.
- Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
- Звонки входящие и исходящие.
- Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
- Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
- Этикет мобильной связи.
Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.
- Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
- Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
- Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности.
- Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
- Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
- Основы офисного гостеприимства.
Организация и проведение протокольных мероприятий.
- Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
- Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
- Правила рассадки в автомобиле.
- Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
- Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
- Особенности общения с иностранными партнерами.
АВТОР И ВЕДУЩИЙ
Занятие ведут практикующие управляющие делами, управляющие документацией, эксперты в области делопроизводства, авторы лучших учебных пособий по делопроизводству, документообороту и архивному делу, действующие руководители ДОУ, преподаватели «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ.
УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ
При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.
Что входит в стоимость
Методический материал, обеды, кофе-паузы.
Документ по окончании обучения
По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы)
Информация для региональных клиентов
Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.
РОГОВА Алевтина Владимировна
Практикующий бизнес-тренер, консультант по деловому этикету и протоколу, деловым коммуникациям, имиджу, психологии и культуре делового общения, мастерству переговоров, эффективному выступлению.
Образование:
Донецкий Государственный Университет, специальность «Филолог-преподаватель».
Учебно-инновационный центр менеджеров при Ленинградском Институте Культуры, курс «Менеджмент в сфере культуры».
Опыт работы:
Герасимова (ВГИК), кафедра менеджмента и продюсирования. Старший преподаватель. Авторские программы: «Русский язык и культура речи», «Речевые коммуникации», «Культура делового общения», «Деловая этика», «Современный светский этикет».
2003 - н.в. Учебно-методический центр Управления государственной службы при Правительстве г. Москва. Семинары для руководителей и специалистов Аппарата Правительства Москвы, префектур, Управ районов, Московской Городской Думы, сотрудников Мэрии г. Москвы, сотрудников Избиркома. Курс «Имидж государственного служащего».
2007 - н.в. Московский городской университет управления Правительства Москвы, преподаватель. Дисциплины: Имидж государственного служащего, Деловые коммуникации, Деловой этикет и протокол.
2008 - н.в. Институт «ВОСТОК-ЗАПАД». Семинары для руководителей и референтов, Деловой этикет и протокол.
2000 - 2004 гг. Высшая школа секретарей при Дипломатической академии Министерства иностранных дел.
«Деловой этикет», «Психология делового общения».
2000 - 2005 гг. ООО «Smile Gate» директор по персоналу: поиск, подбор и обучение персонала в новой компании, проведение семинаров и тренингов: имидж, психология и культура делового общения, ситуационная оценка коллектива.
1998 г. Учебный центр повышения квалификации для руководителей и специалистов среднего и высшего звена – «Восток-Запад».
1996 - 2000 гг. Преподаватель:
- Институт экономики, менеджмента и права
- Гуманитарно - экологический институт
- Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана
- Учебный центр повышения квалификации при правительстве Москвы
- Национальная школа секретарей
Публикации:
Постоянный автор статей по деловому общению в журнале «Секретарь-референт».
Корпоративные клиенты:
- COLIN’S, семинар - тренинг «Европейский бизнес- этикет» для группы директоров и ведущих менеджеров компании;
- ООО «Никомед», семинар для руководителей
- ЗАО «СеверСталь» - разработка регламента работы секретарей - референтов, курс семинаров для менеджеров среднего и высшего звена по деловому и светскому этикету
- ГК «РОЛЬФ», 5 корпоративных семинаров-тренингов для руководителей
- Автокомпания «РОСКОН», корпоративный семинар для менеджеров
- «РАНОВА-КЛИНИНГ», корпоративный семинар-тренинг для компании
- Центральный НИИ эпидемиологии Минздрава России, корпоративные семинары для руководителей и сотрудников
- НОВИКОМБАНК, г. Москва
- ГЛОБЭКС банк, г. Москва
- Московский Областной Банк, г. Москва, 7 корпоративных семинаров
- РАДИО: «МАЯК», «СИТИ-FM» - постоянный гость программ по этикету в прямом эфире (60 мин.)
- Семинар для топ-менеджеров государственной компании «Белгородское качество»
- Семинар «Деловой этикет и протокол» для специалистов протокольных служб крупных компаний, г. Прага (Чехия)
- Для руководителей и специалистов городских Управ регионов России и городской администрации г. Сочи
- Семинары-тренинги для компаний: "ФРАНК" (офисная мебель), "Vision Image Print" (ВИП-системы), ''Пепеляев, Гольцблат и партнеры'' (юридическая компания)
- «ВОСТОКСИБЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ», г. Иркутск
- «САЯНСКХИМПЛАСТ», г. Саянск
- Для администрации и персонала санаториев ЦБ РФ
- «ЮЖНАЯ ГЕНЕРИРУЮЩАЯ КОМПАНИЯ» ТГК-8, г.Ростов-на-Дону
- «БИ-ЛАЙН», г. Ростов-на-Дону
- «РОСТОВ-ТАБАК», г. Ростов-на-Дону
- «РОССЕЛЬМАШ» г. Ростов-на-Дону
- Семинар для топ-менеджеров компании «ЛУКОЙЛ»
Образование:
Донецкий Государственный Университет, специальность «Филолог-преподаватель».
Учебно-инновационный центр менеджеров при Ленинградском...
Резюме преподавателя
ЧУЖИНОВА Любовь Александровна
Преподаватель-консультант.
Автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.
Сфера профессиональных интересов:
Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.
Образование:
2000 - Российская академия менеджмента и агробизнеса. Повышение квалификации по программе «Организация управления персоналом в современных условиях».
1995 - 1996 - Центр психолого-педагогического всеобуча. Курс «Психология управления; педагог.
1972 - 1978 - Московский институт инженеров транспорта.
Опыт работы:
1992 - н.вр.
Преподаватель:
ВГИК (кафедра менеджмента в кино и телевидении);
Высшая школа секретарей при Дипакадемии;
Клуб профессиональных секретарей;
Государственная академия специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС);
УМЦ документоведения и управления Госслужбы;
МИРЭА;
Институт телевидения «Останкино»;
Институт бизнеса и права;
Московская школа экономики;
Учебный центр «Восток-Запад»
Корпоративные клиенты:
«TransPackingGroup», «Артпласт», «Росевробанк»; префектуры и Управы Москвы, Ассоциация малых и средних городов России; администрация г. Сочи; Российский Фонд федерального имущества и др.
Автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуник...
Резюме преподавателя
Даты начала обучения не определены.