Курс, семинар, тренинг Руководитель секретариата

Даты обучения

Продолжительность:
5 дней (40 часов)

Стоимость обучения:

31 800 р.
Записаться на курс
Добавить к сравнению

КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ В МОСКВЕ

Время проведения: с 10.00 до 17.30

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.

Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:

  • «Специалист административно-хозяйственной деятельности» (регистрационный номер 50729, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н);
  • «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
  • «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

Курс предназначен для: руководителей секретариата, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения, специалистов административно-хозяйственных подразделений, референтов, персональных ассистентов и помощников руководителя.

Программа курса

Руководитель секретариата: управленческие навыки, построение работы секретариата.

  • Компетенции, знания, умения и навыки, необходимые руководителю секретариата.
  • Основные задачи руководителя секретариата: планирование, постановка задач сотрудникам секретариата, контроль исполнения.
  • Управление: основные этапы управленческого процесса, особенности социального управления. Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность.
  • Стили руководства и их сравнительная характеристика.
  • Организационное поведение. Внутриорганизационные процессы и возможности влияния организации на поведение своих сотрудников.
  • Мотивация и результативность работы подразделения. Групповая работоспособность. Функции групповых норм поведения.
  • Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников. Соблюдение и развитие традиций, норм и правил, существующих в организации.

Развитие управленческих навыков.

  • Алгоритм постановки и принятия задач, оценка исполнения. Факторы, влияющие на уровень исполнения. Целеполагание.
  • Анализ типичных управленческих ошибок.
  • Свойства управленческих решений.
  • Построение прямой и обратной связи с сотрудниками.
  • Контроль исполнения.
  • Правила проведения эффективных совещаний с сотрудниками подразделения.
  • Полномочия и ответственность. Делегирование полномочий.
  • Мотивация персонала. Основные мотивационные теории и их использования в управлении персоналом. Индивидуальная мотивационная структура.

Социально-психологические аспекты работы руководителя секретариата.

  • Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению.
  • Механизмы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Правила убеждения.
  • Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.
  • Приемы аттракции (формирования притягательности); влияние строуксов на взаимоотношения с партнерами по общению. Ассертивное поведение.

Основы конфликтологии.

  • Виды конфликтов и причины их возникновения. Типы конфликтогенов. Формула конфликта. Закон эскалации конфликта.
  • Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.
  • Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева.
  • Правила бесконфликтного общения. Профилактика конфликта.
  • Действия секретаря в конфликтных ситуациях.

Современное секретарское дело.

Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя.

  • Нормативно-методические основы деятельности.
  • Локальные нормативные акты. Должностная инструкция.
  • Профессиональный стандарт секретаря руководителя
  • Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
  • Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
  • Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
  • Зонирование рабочего пространства.

Особенности должностной позиции помощника руководителя.

  • Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
  • Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
  • Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
  • Информационная поддержка деятельности руководителя.
  • Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.

Бездокументное обслуживание управления.

  • Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
  • Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
  • Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
  • Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
  • Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
  • Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
  • Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.

  • Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
  • Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.

Основы деловой коммуникации.

  • Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
  • Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
  • Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
  • Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
  • Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.

Ассистентские функции помощника руководителя.

  • Организация сервисного обслуживания руководителя.
  • Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства. Оптимизация информационных потоков.
  • Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя.

Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.

Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.

  • Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
  • Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
  • Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
  • Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
  • Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
  • Формуляры основных документов.
  • Особенности оформления конфиденциальных документов.

Система организационно-распорядительной документации.

  • Классификация документов и их функции.
  • Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
  • Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
  • Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.).

Официально-деловой стиль и его требования.

  • Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
  • Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
  • Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
  • Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
  • Требования к управленческой информации.

Деловая переписка.

  • Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
  • Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
  • Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
  • Культура официальной переписки и ее основные принципы.
  • Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
  • Особенности переписки по электронной почте.

Организация работы с документами.

  • Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
  • Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
  • Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
  • Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
  • Систематизация документов. Правила формирования дел.
  • Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
  • Определение сроков хранения документов.
  • Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
  • Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
  • Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

  • Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
  • Редактирование текста служебной записки, письма.
  • Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
  • Упражнения по стилистике.
  • Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
  • Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
  • Дикционные упражнения.
  • Упражнения на дыхание и развитие голоса.

Психологическая культура делового общения.

  • Основные принципы построения успешного межличностного общения.
  • Этикет невербального общения.
  • Барьеры общения.
  • Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
  • Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере.

Технология делового имиджа.

  • Основные стили мужской и женской одежды.
  • Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
  • Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
  • Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
  • Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.

Общепринятые нормы культуры в деловом мире.

  • Особенности делового общения.
  • Деловой этикет, его основные принципы.
  • Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
  • Культура речи.
  • Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
  • Речевые стандарты проведения деловой беседы.
  • Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
  • Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
  • Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.

Этика телефонного общения.

  • Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.
  • Особенности делового телефонного разговора.
  • Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
  • Подготовка телефонного разговора, композиция.
  • Метод «телефонной улыбки».
  • Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
  • Привычные выражения.
  • Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
  • Звонки входящие и исходящие.
  • Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
  • Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
  • Этикет мобильной связи.

Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.

  • Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
  • Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
  • Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности.
  • Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
  • Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
  • Основы офисного гостеприимства.

Организация и проведение протокольных мероприятий.

  • Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
  • Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
  • Правила рассадки в автомобиле.
  • Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
  • Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
  • Особенности общения с иностранными партнерами.

АВТОР И ВЕДУЩИЙ

Занятие ведут практикующие управляющие делами, управляющие документацией, эксперты в области делопроизводства, авторы лучших учебных пособий по делопроизводству, документообороту и архивному делу, действующие руководители ДОУ, преподаватели «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ.

УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ

При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.

Что входит в стоимость

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы)

Информация для региональных клиентов

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

Преподаватели

Информация предоставляется по запросу.

Даты и места проведения

Москва, бизнес-центр «Виктория Плаза», ул. Бауманская д. 6, стр. 2, в пяти минутах от м. Бауманская.

Похожие курсы

Посмотреть все похожие курсы

Мы бесплатно подберем для Вас подходящие курсы.

 Подборка курсов на e-mail