Курс повышения квалификации 3 дня
Программа семинара составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению
управления организацией» утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н .
Целевая аудитория:
• Руководители и специалисты архивной службы
• Руководители и специалисты служб ДОУ,
• Работники канцелярий, архивов, секретариата,
• Архивариусы
• Помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота,
• все заинтересованные специалисты
В результате посещения семинара участники:
Знают
• Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
• Правилами и регламенты организации документооборота в компании
• Правила обработки основных документопотоков
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Условия создания архива организации в организациях с различной структурой
Умеют
• Организовывать работу с документопотоками организации и схему документооборота
• Составлять и разрабатывать номенклатуру дел
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Контролировать правильное формирование, хранение, и сдачу дел в архив.
• Использовать перечень документов
• Оформлять дела постоянного, долговременного сроков хранения
• Знакомятся с опытом накопленным ведущими российскими и зарубежными компаниями,
• Находят решения, которые нужны вашей компании в данный момент,
• Получают информацию и консультацию от ведущих экспертов в области делопроизводства , документооборота и архивного дела
• Получают Удостоверение о повышении квалификации
В программе:
• Нормативно-методическая база ДОУ и архивного дела
• Правила оформления документов
• Правила составления документов
• Основы деловой переписки
• Документооборот в структуре организации управления
• Организация конфиденциального делопроизводства
Документооборот в структуре организации управления
- Понятие документооборота, его отличие от делопроизводства
- Регламентация документооборота в организации
- Принципы и правила организации документооборота
- Функции службы ДОУ в организации документооборота
- Роль службы ДОУ в организации документооборота
- Правила обработки основных документопотоков
- Схемы документооборота
- Внутренний документооборот
- Внешний документооборот
- Схемы и технологии работы с документацией
- Порядок работы с документами
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
- Принципы работы с входящими, исходящими и внутренними документами
- показатели документооборота
- Работа с входящими, исходящими и внутренними документами
- Прием и первичная обработка входящих документов
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые
- Регистрация входящих документов
- Обработка и отправка исходящих документов
- Формы регистрации документов: достоинства и недостатки
- показатели документооборота
- методы обследования документооборота
Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве
- Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
- Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
- Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
- Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
- Разработка номенклатуры дел организации
- Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел
- Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
- Использование номенклатуры дел исходя из структуры организации
- Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
- Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
- Правила оформления номенклатуры дел
- Заполнение граф номенклатуры дел
- Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел
- Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
- Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел
- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
Организация формирования дел, их архивного хранения и уничтожения документов
Передача дел в архив организации
- Правила передачи дел в архив организации
- Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
- Осуществление контроля за правильным формированием , хранением, и сдачей дел в архив.
Формирование дел
- Хронологическо-структурная систематизация дел.
- Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения.
- Проверка сроков хранения документов
- Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
Использование перечня документов
- Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
- Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Техническая обработка и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения
- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Оформление обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
- Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
- Выдача дел из архива
- Проверка наличия и состояния документов архива
Составление описей дел
- Систематизация документов внутри дела
- Обеспечение сохранности и защиты документов организации
- понятие описи дел, виды описей
- порядок составления описей для различных категорий дел
- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами
Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
- Оформление документов экспертной комиссией
- Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
- Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии
- Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению
Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
- Составление и утверждение акта о выделении документов не подлежащих хранению
- правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
- Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
3 день
Организация архива
- Понятие архива организации
- Условия создания архива организации в организациях с различной структурой
- Виды архивов и их функции
- Обязанности, задачи и права архивных работников
- Оборудование архива, требования к помещениям
- Оптимальные условия хранения документов
- Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива
Современные технологии организации архива
- понятие внеофисного хранения документов
- расчет экономической эффективности внеофисного хранения документов
- Организация проекта создания электронного архива
- Современные средства автоматизации работы архивов организаций
- организация электронного архива
- правила хранения, использования и уничтожения электронных документо
- составление описи дел электронных документов
- Техника и технологии организации электронных архивов
Основы управления временем
- Согласование с руководителем временных планов
- Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.
- Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
- Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
- Определение приоритетности и очередности выполнения работ
- Эффективное распределение рабочего времени
- Принципы и правила планирования рабочего времени
- Распределение рабочего времени
- Выполнение типичных ежедневных дел
- Расстановка приоритетов: важное и срочное
- Анализ причин невыполнения задач
- Основы управления временем
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
- Подготовка повестки дня мероприятия
- Оформление списка участников мероприятия
- Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия
- Выбор места и времени проведения мероприятия
- Подготовка предварительной сметы расходов
- Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
- Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов с докладчиков
- Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
- Составление явочных листов и списка регистрации
- Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
- Решение вопросов технического оснащения мероприятия
- Помощь в подготовке доклада руководителя , презентационных материалов
- Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
- Организация встречи и регистрации участников мероприятия
- Ведение протокола мероприятия
- Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
- Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
- Правила делового этикета и протокола
- Соблюдение правил делового этикета и протокола
- Сервировка чайного(кофейного)стола во время проведения кофе-пауз
- Работа с информацией, анализ и представление ее в систематизированном виде
- Этикет и основы международного протокола
- Обеспечение комфорта участников конферентного мероприятия.
- Организация проживания, транспортного обеспечения.
- Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных.
- Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.
- Использование системы электронного документооборота для регистрации, контроля и информационно-справочной работы с документами
- Использование системы электронного документооборота
Бельдова Мария Владимировна
преподаватель
Стаж работы в области делопроизводства и документоведения более 20 лет
-
Старший научный сотрудник ВНИИДАД (Всероссийского научно исследовательского института Документоведения и архивного дела)
ВНИИДАД- ведущий центр подготовки специалистов в области документоведения и делопроизводства. ВНИИДАД является единственным в России учреждением, занимающимся вопросами документационного обеспечения управления. В настоящее время занимается формированием стратегии развития документационного обеспечения управления.
- Один из авторов типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Государственных стандартов по делопроизводству ГОСТ Р 6.30.2003г. и других нормативных документов и практических пособий по составлению и оформлению служебных документов и организационной работы с ними.
- Преподаватель отраслевого центра повышения квалификации Федеральной Архивной Службы.
- Преподаватель учебного центра ВНИИДАД
СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ
- Организация делопроизводства в компании;
- Оформление документов. Документирование;
- Деловая переписка. Правила составления деловых писем;
Среди клиентов:
- Правительство Москвы;
- ОАО Газпром, РАО ЕС;
- Администрация ХМАО;
- Администрация Республики Чувашии;
- Администрация Эвенкийского АО и др.
Стаж работы в области делопроизводства и документоведения более 20 лет
Старший научный сотрудник ВНИИДАД (Всероссийского научно исследовател...
Резюме преподавателя
Дмитриева Анна Павловна
преподаватель
Преподавательская деятельность: преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, опыт проведения корпоративных семинаров.
Опыт работы: ОАО «Аэрофлот», ОАО «Корпорация тактическое ракетное вооружение», ФГУП «Почта России», ВНИИДАД.
Авторская деятельность: Автор статей в научно-практических и историко-архивоведческих журналах («Делопроизводство», «Вестник архивиста»), докладов и выступлений на профессиональных российских и международных конференциях по управлению документами.
Выполненные проекты и работы прикладного характера: Разработка примерной номенклатуры дел для федеральных органов исполнительной власти (Росохранкультура России) Номенклатура дел для Министерства сельского хозяйства Российской Федерации; Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения для Федеральной налоговой службы, Федерального казначейства, Высшей школы экономики.
Участие в проектных группах по разработке основных действующих в Российской Федерации нормативных и методических документов: правил, ГОСТов, инструкций, перечней, методических пособий, регламентирующих документационное обеспечение управления в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и негосударственных организациях;
Участие в исследованиях ВНИИ документоведения и архивного дела по следующим научным направлениям: - мониторинг документооборота в органах государственной власти; - проведение работ в области унификации и стандартизации документации, форм и методов работы с документами: - исследование терминологии документоведения и документационного обеспечения управления, разработка словарей терминов и терминологических стандартов;
Консультационная деятельность: консультант ВНИИДАД по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел, оформлению документов и др.
Преподавательская деятельность: преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документ...
Резюме преподавателя
Доронина Лариса Алексеевна
преподаватель
- Кандидат экономических наук,высококвалифицированный преподаватель, специалист в области документоведения
Регалии:
- Доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления
- Заместитель директора института информационных систем управления
- Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления
- Член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров
- Член редакционного совета журналов «Кадровик», «Кадровое делопроизводство».
- Автор учебного пособия «Документоведение» (ГУУ, 2012) и соавтор учебного пособия «Документационное обеспечение управления: Практикум».
- Ведущий преподаватель учебного центра "Газпром" и Государственного координационного центра информационных технологий Минобразования России.
- Участник проектов по автоматизации документооборота компании IKT, компании IBS, компании Весть Мета-технологии.
Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :
- Организация и технология документационного обеспечения управления
- Документирование
- Организация и технология документационного обеспечения управления
- Информационные технологии управления персоналом
- Делопроизводство в кадровой службе
- Информационные технологии в службе ДОУ
- Электронный документооборот
- Электронный архив
- Административные системы и офисные технологии
- Корпоративные системы на основе решений SAP
- Архивоведение
Авторская деятельность:
Постоянный автор статей в журналах:
«Кадровик, кадровое делопроизводство»
«Хороший секретарь»
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
«Служба кадров и персонал»
"Справочник секретаря и офис-менеджера"
"Справочник кадровика"
"Делопроизводство"
"Секретарское дело"
"Управление персоналом"
"Служба кадров"
"Поиск: от проекта до ключа"
Награждена грамотой журнала «Кадровое дело» за активность в публикациях.
Кандидат экономических наук,высококвалифицированный преподаватель, специалист в области документоведения
Регалии:
Доцент кафедры документовед...
Резюме преподавателя
Зарипова Людмила Игоревна
преподаватель
- Эксперт-практик в сфере Документационного обеспечения управления.
- Зам. Зав. Отраслевого центра повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
- Руководитель центра дистанционного образования в сфере Делопроизводства и Документооборота и Секретариата Центра делового развития «Профи-Карьера»
Проводит семинары и мастер –классы по темам:
- Документирование организационно-распорядительных документов Делопроизводство и Документооборот
- Система контроля исполнения документов и поручений в организации
- Составление и оформление протокола собраний и совещаний
- Деловая переписка
- Кадровое делопроизводство
- Приведение в соответствие с требованиями профессиональных стандартов локальных нормативных актов работодателя
- Электронный документооборот
Преподавательская деятельность:
- Преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации
- Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, опыт проведения корпоративных семинаров.
- Ст. преподаватель кафедры « Автоматизированные системы документационного обеспечения управления» Историко - архивного института РГГУОЦПК ВНИИДАД
Автор и ведущая вебинаров:
- В Центре повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
- Центре делового развития «Профи-Карьера»
- В издательстве Актион и МЦФР в вебинарах, организованных журналами "Современные технологии делопроизводства и документооборота" и "Справочник секретаря и офис-менеджера"
Авторская деятельность
- Автор практического пособия « Языковые особенности и принципы оформления текстов деловых бумаг»
-
Автор журналов « Делопроизводство» и « Делопроизводство и Документооборот на предприятии», Справочник секретаря и офис-менеджера»
Реализованные проекты
- Участие в разработке и внедрении автоматизированных систем документооборота ОАО «Газпром» и Медицинской академии им Сеченова
- Разработка управленческих документов, деловых писем отчетов для ОАО « Газпром»
Клиенты:
- Корпоративный институт ОАО « Газпром»
- Правительство Москвы (повышение квалификации для государственных и муниципальных служащих
- ОАО « Норильский никель»
- ОАО « Автоваз»
- ФГУП « Росэнергоатом»
- ФГУП « Почта России»
- УПДК МИД РФ и др.
Эксперт-практик в сфере Документационного обеспечения управления.
Зам. Зав. Отраслевого центра повышения квалификации ВНИИ документоведения и ар...
Резюме преподавателя
Кузнецов Сергей Львович
преподаватель
Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив) к.и.н.
Главный редактор журнала “Делопроизводство” Член редколлегий журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело».
Опыт работы
Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив)
С 1985г работал на различных должностях в Государственном архиве РФ от архивиста I категории, младшего научного сотрудника до зам.зав. отделом ведомственных архивов
С 1992г по 2001 г Руководитель архива научно-информационного центра Горбачев-фонда
Образование : Московский государственный историко-архивный институт
Преподавательская деятельность
Преподает в Российском государственном гуманитарном университете (РГГУ) и на курсах и семинарах по Делопроизводству и архиву
Тематика семинаров
автоматизация делопроизводства.
автоматизированные технологии в управлении
Электронный и Облачный документооборот
Электронные архивы
Авторская деятельность
автор книги «Делопроизводство на компьютере»
Автор книг, учебных пособий и публикаций по вопросам автоматизированных технологий в управлении, делопроизводстве, электронным архивам.
Консультационная деятельность
консультант отдела организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Федерального архивного агентства
Независимый аналитик при внедрении проектов комплексной автоматизации.
Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив) к.и.н.
Главный редактор журнала “Делопроизводство” Член редколлегий журналов «Дел...
Резюме преподавателя
