Курс, семинар, тренинг Документационное обеспечение управления. Электронный документооборот. Внедрение и оптимизация СЭД.

Документационное обеспечение управления – важнейшая обслуживающая функция аппарата управления в компании любой формы собственности. От её эффективности зависит качество работы управленческого аппарата в целом. Поэтому сегодня вопросы автоматизации работы с документами, внедрения и автоматизации систем электронного документооборота выходят на первый план. Государственные структуры переходят на электронный документооборот в обязательном порядке в рамках реализации Постановления Правительства РФ

Семинар предназначен для:
Руководителей и специалистов служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, секретариатов, общих отделов), секретарей и офис-менеджеров, решающих задачи сокращения затрат и повышения эффективности работы с документами путем внедрения новых или оптимизации существующих систем электронного документооборота.


Документационное обеспечение управления – важнейшая обслуживающая функция аппарата управления в компании любой формы собственности. От её эффективности зависит качество работы управленческого аппарата в целом. Поэтому сегодня вопросы автоматизации работы с документами, внедрения и автоматизации систем электронного документооборота выходят на первый план. Государственные структуры переходят на электронный документооборот в обязательном порядке в рамках реализации Постановления Правительства РФ

от 06.09.2012 № 890 и последующих нормативно-правовых актов, коммерческие организации – с целью обеспечения электронного взаимодействия с государственными органами и для повышения эффективности работы своего управленческого аппарата. Особенно актуальны задачи внедрения современных автоматизированных технологий стали начиная в условиях экономического кризиса, в условиях повсеместного решения задач сокращения затрат на управленческий персонал.
В рамках семинара рассматриваются пути повышения эффективности работы с документами путём внедрения современных автоматизированных технологий.

Программа семинара

1. Нормативно-правовая база делопроизводства.
Законодательная, нормативно-правовая и методическая база делопроизводства. Правила делопроизводства, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, государственные стандарты, перечни со сроками хранения и др. Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Новое в законодательстве (2014-2015 гг.). Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (2015).

2. Организация работы службы ДОУ
Место службы делопроизводства в системе управления, основные задачи, функции, права. Структура службы делопроизводства, её состав, требования к персоналу.
Роль службы ДОУ при внедрении автоматизированных технологий управления документами.
Экономический эффект от внедрения систем автоматизации работы с документами.

3. Составление и оформление документов. Основные требования.
Создание документов. Формуляр документа. ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки. Виды бланков. Использование шаблонов. Оформление документов. Печать. Изменения, вносимые законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Организация хранения документов в случае отсутствия СЭД. Сохранение документов в СЭД.

4. Организация движения документов. Документооборот.
Понятие документооборота и его основные этапы.
Системы маршрутизации. Особенности настройки и использование. Электронная подпись при согласовании документов.

5. Электронная подпись.
Федеральный закон «Об электронной подписи» (ред. 2014). Виды подписей. Особенности использования электронной подписи. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.

6. Системы регистрации и контроля исполнения документов.
Форма регистрационно-контрольной карточки, особенности регистрации документов в электронной форме, интеграция с другими автоматизированными системами. Подготовка и использование справочников: видов документа, структурных подразделений, сотрудников, корреспондентов, номенклатура дел и др.

7. Организация приёма-передачи документов.
ГОСТ Р 53898-2013. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р. Понятие «транспортного контейнера»

8. Систематизация и обеспечение сохранности документов.
8.1. Понятие номенклатуры дел, виды, работа с номенклатурой. Формирование и хранение дел.
8.2. Экспертиза ценности документов: понятие и проведение. Виды сроков хранения документов. Перечни документов со сроками хранения, порядок пользования ими. Порядок уничтожения дел. Обработка дел для сдачи в архив.
8.3. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Требования к организации долговременного хранения, юридическая значимость, воспроизводимость документов при длительном хранении.

9. Электронный архив
Перевод документов в электронную форму (текущее и ретроспективное сканирование (ретроконверсия). Аппаратное и программное обеспечение, технологии массового сканирования. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Интеграция электронных архивов и систем электронного документооборота, расширение функциональности систем работы с документами и информацией в целом..

10. Проблемы выбора и внедрения специализированного программного обеспечения.
Основные требования к программному обеспечению.
Классификация программного обеспечения. Программное обеспечение разного уровня: для отдельного рабочего места, небольшого филиала и для крупных сложно структурированных организаций, территориально распределённых корпораций. Пути и методы автоматизации документооборота, достоинства и недостатки различных вариантов.
Основные критерии выбора систем комплексной автоматизации.
Проблемы внедрения автоматизированных систем.
«Облачные» технологии. Концепция SaaS (Software as a Service). Преимущества и недостатки.
Основные программные продукты для автоматизации работы с документами: зарубежные и отечественные разработки. Их основные отличия, преимущества и недостатки конкретных решений.

Автор: Кузнецов Сергей Львович, к.и.н., главный редактор журнала «Делопроизводство», автор книг «Делопроизводство на компьютере», «Кадровое делопроизводство» (учебник, 2015), «Современные технологии документационного обеспечения управления» (учебное пособие, 2014_ и многочисленных публикаций по вопросам автоматизации работы с документами, более 20 лет регулярно проводит семинары по этой тематике для топ-менеджмента и руководителей служб ДОУ в государственных и коммерческих структурах.
Независимый аналитик при внедрении проектов комплексной автоматизации работы с документами (СЭД/ЕСМ). Преподает в Высшей школе документоведения РГГУ.