Курс, семинар, тренинг Автоматизация делопроизводства. Электронный документооборот. Технологии внедрения СЭД

Для правильной настройки, оптимизации работы систем автоматизации делопроизводства, специалисты IT-службы должны иметь представление об основных задачах, решаемых службой ДОУ (документационного обеспечения управления) – канцелярией, общим отделом, управлением делами и т.п.
В рамках семинара рассматриваются основные направления автоматизации делопроизводства, требования к работе с документами в организациях всех форм собственности, практический опыт внедрения и эксплуатации СЭД, их интеграция с другими корпоративными информационными системами.

Семинар предназначен для:
Руководителей и специалистов IT-служб, решающих задачи внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.

Задача выбора, настройки и внедрения систем автоматизации работы с документами (СЭД/ECM) повсеместно ставится перед IT-службами в организациях всех форм собственности. Внедрение СЭД, электронного архива связано как с организацией обмена документами в электронной форме, так и повышением эффективности работы управленческого аппарата в целом.

Для правильной настройки, оптимизации работы систем автоматизации делопроизводства, специалисты IT-службы должны иметь представление об основных задачах, решаемых службой ДОУ (документационного обеспечения управления) – канцелярией, общим отделом, управлением делами и т.п.
В рамках семинара рассматриваются основные направления автоматизации делопроизводства, требования к работе с документами в организациях всех форм собственности, практический опыт внедрения и эксплуатации СЭД, их интеграция с другими корпоративными информационными системами.

Программа семинара

1. Нормативно-правовая база делопроизводства.
Законодательная, нормативно-правовая и методическая база делопроизводства. Правила делопроизводства, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, государственные стандарты, перечни со сроками хранения и др. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (2015) с точки зрения организации работы с документами в электронной форме.
Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Новое в законодательстве (2014-2015 гг.).
2. Организация работы службы ДОУ
Взаимодействие IT-службы и службы ДОУ при внедрении автоматизированных технологий управления документами.
Экономический эффект от внедрения систем автоматизации работы с документами.

3. Составление и оформление документов. Основные требования.
Создание документов. Формуляр документа. ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки. Виды бланков. Использование шаблонов. Оформление документов. Организация печати документов. Организация хранения документов в случае отсутствия СЭД. Сохранение документов в СЭД.

4. Организация движения документов. Документооборот.
Понятие документооборота и его основные этапы.
Системы маршрутизации. Особенности настройки и использование. Электронная подпись при согласовании документов.

5. Электронная подпись.

Федеральный закон «Об электронной подписи» (ред. 2014). Виды подписей. Особенности использования электронной подписи. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.

6. Системы регистрации и контроля исполнения документов.
Форма регистрационно-контрольной карточки, особенности регистрации документов в электронной форме, интеграция с другими автоматизированными системами. Подготовка и использование справочников: видов документа, структурных подразделений, сотрудников, корреспондентов, номенклатура дел и др.

7. Организация приёма-передачи документов.
ГОСТ Р 53898-2013. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р. Понятие «транспортного контейнера»

8. Систематизация и обеспечение сохранности документов.
8.1. Понятие номенклатуры дел, виды, работа с номенклатурой. Формирование и хранение дел.
8.2. Экспертиза ценности документов: понятие и проведение. Виды сроков хранения документов. Перечни документов со сроками хранения, порядок пользования ими. Порядок уничтожения дел. Работа с делами в электронной форме.
8.3. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Требования к организации долговременного хранения, юридическая значимость, воспроизводимость документов при длительном хранении.

9. Электронный архив
Перевод документов в электронную форму (текущее и ретроспективное сканирование (ретроконверсия). Аппаратное и программное обеспечение, технологии массового сканирования. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Интеграция электронных архивов и систем электронного документооборота, расширение функциональности систем работы с документами и информацией в целом..

10. Проблемы выбора и внедрения специализированного программного обеспечения.
Основные требования к программному обеспечению.
Классификация программного обеспечения. Программное обеспечение разного уровня: для отдельного рабочего места, небольшого филиала и для крупных сложно структурированных организаций, территориально распределённых корпораций. Пути и методы автоматизации документооборота, достоинства и недостатки различных вариантов.
Основные критерии выбора систем комплексной автоматизации.
Проблемы внедрения автоматизированных систем.
«Облачные» технологии. Частное или публичное облако? SaaS (Software as a Service). Преимущества и недостатки. Проблемы миграции.
Основные программные продукты для автоматизации работы с документами: зарубежные и отечественные разработки. Их основные отличия, преимущества и недостатки конкретных решений.

Автор: Кузнецов Сергей Львович, к.и.н., главный редактор журнала «Делопроизводство», автор книг «Делопроизводство на компьютере», «Кадровое делопроизводство» (учебник, 2015), «Современные технологии документационного обеспечения управления» (учебное пособие, 2014_ и многочисленных публикаций по вопросам автоматизации работы с документами, более 20 лет регулярно проводит семинары по этой тематике для топ-менеджмента и руководителей служб ДОУ в государственных и коммерческих структурах.
Независимый аналитик при внедрении проектов комплексной автоматизации работы с документами (СЭД/ЕСМ). Преподает в Высшей школе документоведения РГГУ.

Продолжительность семинара 8-16 ак. часов. Возможно проведение краткого семинара с обзором вышеупомянутых тем либо только по отдельным пунктам программы.