Продолжительность обучения: 99 академических часов.
Состав обучения: очные аудиторные занятия (семинар) и заочное дистанционное обучение (видеокурсы, электронные учебники, рабочие тетради, массив тестов).
В результате обучения вы:
- выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности
- определите требования к результатам административного обеспечения
- определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий
- научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
- узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис)
- разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений
Очный формат
Тренеры: Набоков Анатолий Борисович
Расписание: с 10:00 до 17:30
Программа семинара День 1 Система управления и административное обеспечение
- Основные элементы системы управления
- Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
- Цели и задачи административного обеспечения
- Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
- Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
- Требования к исполнительному (административному) директору в современных экономических условиях
Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора
- Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
- Организация функционирования подразделений обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
- Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
- Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
- Организация работы с подрядчиками
- Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
- Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
- Юридическое обеспечение
- Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
Практикум: «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»
Экономика в деятельности исполнительного директора
- Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
- Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
- Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
- Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
- Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
- Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстафинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
- Facility management
- Fleet management
Практикум: «Участники разрабатывают программу сокращения затрат для своих подразделений, разрабатывают алгоритм вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»
День 2 Организация документооборота в компании
- Принципы организации документооборота
- Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госахива, типовая инструкция по делопроизводству
- Документопоток компании
- Организация работы секретариата
- Организация контроля исполнения поручений
Практикум: «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»
Регламентация деятельности компании
- Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
- Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
- Организация контроля регламентирующих документов
- Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к корпоративным документам
Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО) Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
- Типовое положение АХО
- Должностная инструкция начальника АХО
- Матрица ответственности АХО
Практикум: «Разработка типовых задач и функционала АХО»
Организация планирования в АХО
- Планирование состава работ
- Планирование частоты работ
- Планирование качества работ
- Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
- Бюджетирование хозяйственной деятельности
Практикум: «Составление годового и месячного плана АХО. Бюджетное планирование в АХО»
Структурирование и организация работы подразделения
- Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
- Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
- Диспетчеризация работ
- Группировка связанных работ, супервайзеры
- Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
- закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и проч.
- закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и проч.
Практикум: «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»
Контроль подразделений АХО
- Организация оперативного контроля качества выполнения работ
- Отчетность служб АХО
- Отчетность руководителя АХО
- Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
- Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум: «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях
- Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
- Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
- Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
- Контроль хода выполнения работ
- Поддержание презентабельного состояния офиса
Организация работы представительского автотранспорта
- Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
- Диспетчеризация работы автотранспорта
- Критерии выбора автотранспортных средств
- Контроль деятельности и отчетность
- Оплата труда и стимулирование водителей
Выполнение специальных требований
- Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
- Надзорные организации и взаимодействие с ними
- Действия в случае визита надзорных органов
Практикум: «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»
День 3 Организационное развитие
- Задачи функции организационного развития
- Способы совершенствования деятельности и изменений
- Инструменты организационного развития
- Внедрение изменений: процедуры, сложности
- Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для подразделений административного (исполнительного) директора
Практикум: организация и внедрение проекта организационных изменений «Разработка показателей эффективности KPI для руководителей и персонала подразделений слушателей»
Юридическое обеспечение
- Задачи и функции юридического обеспечения деятельности
- Формы организации юридической службы
- Оплата труда и стимулирование
Архивная деятельность
- Задачи архивации документов
- Порядок и нормативы хранения документации
- Каталогизация и использование корпоративных информационных систем
Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»
- Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
- Борьба с факторами, отнимающими время
- Как вести себя в кризисных ситуациях
- «Бережливый офис» — как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала
Практикум: разработка программы борьбы с потерями — «Бережливый офис»
Принципы разработки системы мотивации подразделений административного (исполнительного) директора
- Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
- Как определять соотношение постоянной и переменной части зарплаты
- За что платить постоянную часть заработной платы
- Методика определения переменной части заработной платы на базе KPI . Как персонал должен зарабатывать переменную часть
Практикум: «Участники разрабатывают несколько вариантов мотивационных схем для персонала своих подразделений»
Дистанционный формат
Состав продукта дистанционного обучения: видеокурсы, электронные учебники, рабочие тетради, массив тестов.
Преподаватели: Бурякова Елена Сергеевна, Дугина Ольга Александровна, Ильдеменов Андрей, Смирнова Наталья Юрьевна, Фридман Александр Семенович, Черемных Олег Станиславович
Программа
Курс «Особенности оперативного управления»
- По каким критериям оценивать себя как руководителя
- Что такое успешная коммуникация и как управлять поведением подчиненных
- Как находить оптимальное распределение ресурсов, необходимых для достижения целей
- Как понять собственные барьеры, мешающие делегировать задачи и ответственность другим
- Как построить эффективную систему бюджетирования и управленческого учета
- Инновации и нестандартные подходы к эффективному управлению бизнесом
Преподаватели: Дугина Ольга Александровна, Фридман Александр Семенович, Ильдеменов Андрей Сергеевич, Черемных Олег Станиславович
Курс «Регулярный менеджмент: современный подход к управлению компанией»
- Планирование и управление
- технологии оперативного управления подчиненными
- технологии оперативного управления рабочими процессами
- Что мешает эффективно руководить
- почему руководители не любят руководить и предпочитают работать
- как избавится от этой вредной привычки
- Регулярный менеджмент
- что такое регулярный менеджмент
- необходимые составляющие регулярного менеджмента
- как осуществить постановку регулярного менеджмента в компании
- какие трудности ждут на пути внедрения регулярного менеджмента, и как их преодолеть
- Препятствия на пути эффективности
- основные заблуждения руководителей
- типичные ошибки руководителей в процессе принятия решений
- Опасности быстрой реакции. Почему следует удержаться от немедленной реакции на проблему
- Как будут реагировать подчиненные на новые привычки шефа
- как заставить сотрудников слушаться
- как превратить их в единомышленников и при этом не растерять команду
- Синхронизация работы
- как скоординировать стратегические задачи компании
- как скоординировать оперативные действия подразделений
Преподаватель
Фридман Александр Семенович
Курс «Разработка управленческих решений»
- Фазы управленческого цикла
- Управленческое решение
- Ситуации необходимости принятия управленческих решений
- Ситуации для разработки управленческого решения
- Типы решений
- Виды решений
- Характеристики результативного управленческого решения
Преподаватель
Бурякова Елена Сергеевна
Бизнес-консультант, бизнес-тренер с 1996 года, кандидат психологических наук
Курс «Этапы принятия управленческого решения»
- Этап 1. Подготовка к принятию решения
- психологические ловушки при подготовке решения
- метод плюс-минус-интерес (ПМИ)
- Этап 2. Выработка / принятие решения
- факторы, влияющие на процесс принятия решения
- личностные оценки руководителя
- среда принятия решения
- поведенческие ограничения
- негативные последствия
- взаимозависимость решений
- факторы, определяющие поведение руководителя при принятии решения
- стили принятия решения по В. Врум и Ф. Йеттон
- схема проведения мозгового штурма
- метод принятия решений
- метод Дельфи
- метод номинальной группы
- типичные ошибки
- постановка задач перед подчиненными
- правила формулирования задачи
- основные принципы постановки задач подчиненным
- документы, ограничивающие полномочия
- Этап 3. Реализация решения
- типы и использование вопросов
- использование выявленных потребностей
- типы сотрудников
- карта ключевых событий
- Этап 4. Оценка. Обратная связь
- решение о корректирующих действиях
- уровень готовности
- отличия делегирования от постановки задач
- основные правила делегирования для руководителей
- 5 зон делегирования
- принципы делегирования
- причины нежелания руководителей делегировать полномочия
- требования к руководителю при делегировании
Преподаватель
Бурякова Елена Сергеевна
Бизнес-консультант, бизнес-тренер с 1996 года, кандидат психологических наук
Курс «Практические инструменты повышения эффективности бизнес-процессов»
- Базовые понятия и принципы процессного управления
- Классификации бизнес-процессов, подходы к выделению cтратегически значимых процессов
- Когда можно выводить отдельные процессы на аутсорсинг
- Инструменты описания бизнес-процессов и сбора информации о процессе
- Расчет индекса проблемности процессов
- Бенчмаркинг процессов
- Основные препятствия к изменению бизнес-процессов
- Анализ степени взаимодействия процессов при выборе процессов для последующей оптимизации
- Показатели эффективности процесса (KPI), критерии их выбора
- Процессные регламенты
- Оценка / проектирование стоимости бизнес-процесса
- Этапы построения процессной системы управления
Преподаватель
Смирнова Наталья Юрьевна
Бизнес-тренер, консультант в области организационного управления. Автор более 10 статей в газетах и журналах: «Учет. Налоги. Право», «Консультант», «Элитный персонал», «Консультант директора», «Юридический справочник руководителя». Автор одного из лучших решений кейса E-xecutive опубликованного в журнале «Секрет фирмы». Финалист Procter & Gamble Case competition 2006 совместно с Instituto de Empresa.
Набоков Анатолий Борисович
Кандидат технических наук, старший научный сотрудник, эксперт в области стратегического управления, оптимизации бизнес-процессов, организационного развития, разработки систем мотивации на базе KPI
Профессиональный опыт
Более 10 лет управленческого опыта в компаниях численностью от трех тысяч человек
- 2009 – н.в. — Консалтинговая компания «Стратегия-центр», менеджер проектов
- 2002 – 2009 — Группа производственно-сбытовых компаний «Сходня Мебель», «Сходня Трейд», «МЭЗ ДСПиД», «Плитпром», директор по развитию, советник основного акционера
- 2001 – 2002 — Консалтинговая компания «БДО Юникон», консультант
- 2000 – 2001 — Компания «МИР», начальник отдела
- 1999 – 2000 — Компания «Wing Mage», исполнительный директор
- 1989 – 1998 — Институт МО (Военно-промышленный комплекс), подполковник, начальник отдела
Профессиональные компетенции
- Стратегическое управление. Разработка функциональных стратегий, системы комплексных стратегических показателей (Balanced Scorecard)
- Управления проектами на базе стандарта PMBOK 4
- Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов
- Управление качеством. Внедрение стандартов серии ИСО 9000
- Постановка системы управления рисками
- Управление ТОиР, эксплуатацией автотранспортного предприятия
- Организационное проектирование. Оптимизация организационной структуры
- Разработка системы мотивации на базе KPI (ключевых показателей эффективности)
- Внедрение бизнес-технологий: «бережливое производство», управление по целям (МВО), управление отношениями с клиентами (CRM)
- Постановка и управление оптовыми, розничными и электронными продажами
- Внедрение программ улучшения (кайдзен): активизация продаж, сокращение затрат, снижение потерь, эффективное управление активами, оптимизация бизнес-процессов
Клиенты
AccessBank, Golder Electronics, Seven Days, Вимм-Билль-Данн, Газпром Нефть, ГАЗПРОМ, Гедеон Рихтер-Рус, ГК Росводоканал, Бьюсайрус Сервис, Дубненский машиностроительный завод, ЕВРАЗ, ИБФ — Моторс, Иннова, Камкабель, Кварцверке, КазГерМунай, Леруа Мерлен, Лукойл Черноморье, МОРТОН, Мечел, Мется Тиссью, Норильский никель, ПЕПСИ, Русский алкоголь, РОСАТОМ, СамЗАС, Салаватнефтеоргсинтез, Самотлорнефтегаз, Сбербанк, СДМ-БАНК, Сибирская Сервисная Компания, СИБУР, Сплат косметика, Стройспецтранс, ТНК-ВР Менеджмент, Уралхиммаш и др.
Преподавательская деятельность
АНХ при Правительстве РФ, Институт переподготовки и повышения квалификации МГУ им. М.В. Ломоносова, Институт повышения квалификации (ИКТ)
Образование
- 2007 — Экспертный центр «Крафтсерт», внутренний аудит системы менеджмента качества организации
- 2006 — МИЭМиП, формирование СМК в соответствии со стандартами ИСО 9000
- 2003 — МАГ КОНСАЛТИНГ, сбалансированная система показателей
- 1998 — Московская международная высшая школа бизнеса (МИРБИС), менеджмент
- 1986 — Высшая инженерная радиотехническая академия, аспирантура
- 1977 — Высшее военное инженерное училище радиоэлектроники
