Курс, семинар, тренинг Руководитель АХО. Современные тенденции

Только в группе.

Индивидуально обсуждается.

Ожидаемые результаты:

• Углубленное понимание правовых и организационных основ административно-хозяйственной деятельности.
• Навыки планирования, бюджетирования и организации работы АХО.
• Умение эффективно управлять закупками, складом, транспортом, эксплуатацией зданий и сооружений.
• Навыки организации деловых поездок и корпоративных мероприятий.
• Знание современных методов повышения эффективности работы АХО.
• Умение применять полученные знания на практике.

Целевая аудитория:

• Руководители и специалисты административно-хозяйственных отделов (АХО).
• Специалисты, занимающиеся закупками, складским учетом, эксплуатацией зданий и сооружений, транспортным обеспечением, организацией мероприятий.
• Специалисты, планирующие карьерный рост в сфере административно-хозяйственной деятельности.

Модуль 1: Основы административно-хозяйственной деятельности

• Тема 1.1: Правовые основы административно-хозяйственной деятельности
  • Законодательство, регулирующее административно-хозяйственную деятельность (гражданское, трудовое, административное право).
  • Локальные нормативные акты организации в сфере АХО (положения, инструкции, регламенты).
  • Ответственность за нарушение законодательства в сфере АХО.
• Тема 1.2: Организационная структура и функции АХО
  • Основные функции АХО: обеспечение хозяйственной деятельности, документационное обеспечение, управление закупками, эксплуатация зданий и сооружений, транспортное обеспечение, организация мероприятий.
  • Проектирование организационной структуры АХО: типы структур, распределение обязанностей и ответственности.
  • Квалификационные требования к сотрудникам АХО.
  • Деловые качества и ответственность руководителя АХО.
• Тема 1.3: Планирование и бюджетирование в АХО
  • Принципы планирования деятельности АХО: цели, задачи, этапы планирования.
  • Виды планов: стратегический, тактический, оперативный.
  • Бюджетирование: составление бюджета АХО, контроль исполнения бюджета.
  • Практикум: разработка месячного, квартального и годового плана мероприятий и работ АХО с учетом требований по сокращению затрат.
• Тема 1.4: Организация документационного обеспечения управления (делопроизводство)
  • Нормативные акты и стандарты в области делопроизводства.
  • Организация документооборота: создание, обработка, хранение и уничтожение документов.
  • Современные системы электронного документооборота.
  • Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
• Тема 1.5: Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство
  • Секретариат: организация работы приемной, прием посетителей, ведение деловой переписки.
  • Пресс-служба: взаимодействие со СМИ, подготовка пресс-релизов, организация пресс-конференций.
  • Служба персонального транспорта: организация транспортного обслуживания руководства.
  • Курьерская служба: организация доставки документов и грузов.
  • Архив: организация хранения и использования архивных документов.

Модуль 2: Управление закупками в АХО

• Тема 2.1: Основы закупочной деятельности
  • Цели и задачи закупочной деятельности.
  • Анализ рынка товаров и услуг: ценовая политика, поставщики, конкуренты.
  • Определение потребности в закупаемых ресурсах.
• Тема 2.2: Процесс закупок
  • Объявление закупки: подготовка технического задания, запрос предложений.
  • Способы проведения закупок: конкурс, аукцион, запрос котировок, закупка у единственного поставщика.
  • Критерии отбора поставщиков: цена, качество, сроки поставки, репутация.
  • Обеспечение исполнения заявок и контрактов.
• Тема 2.3: Договорная работа
  • Основы договорного права.
  • Заключение договоров: существенные условия, форма договора.
  • Экспертиза поставленных товаров, результатов выполненных работ, услуг.
  • Реестры контрактов и договоров.
• Тема 2.4: Планирование закупок
  • Разработка плана закупок на год, квартал, месяц.
  • Оптимизация затрат на закупки.
  • Анализ эффективности закупочной деятельности.

Модуль 3: Управление ресурсами АХО

• Тема 3.1: Организация складского учета
  • Организация складского хозяйства предприятия.
  • Стандарты и технические условия на хранение ТМЦ на складе.
  • Формы первичных учетных документов по учету ТМЦ на складе.
  • Организация документооборота с подразделениями, ведущими бухгалтерский учет.
  • Правила составления и хранения первичных документов по приему, выдаче и списанию ТМЦ.
  • Инвентаризация ТМЦ.
• Тема 3.2: Эксплуатация и техническое обслуживание зданий, сооружений и офисной техники
  • Общие сведения по технической эксплуатации зданий и сооружений.
  • Санитарное содержание зданий.
  • Системы планово-предупредительных ремонтов.
  • Нормы, регламентирующие среднюю продолжительность эффективной эксплуатации зданий без ремонта.
  • Организация технического обслуживания и ремонта офисной техники.
• Тема 3.3: Эффективная работа автотранспортного подразделения
  • Цели, задачи и направления развития АТП/транспортной службы.
  • Анализ основных показателей, характеризующих деятельность АТП.
  • Инструменты, направленные на достижение и поддержание на целевых уровнях показателей деятельности АТП.
  • Оптимизация затрат на транспортное обеспечение.
• Тема 3.4: Организация комфортных условий жизнедеятельности в гибридном офисе
  • Принципы организации гибридного офиса
  • Особенности организации рабочих мест и зон отдыха
  • Оборудование для гибридного офиса

Модуль 4: Организация деловых поездок и корпоративных мероприятий

• Тема 4.1: Организация деловых поездок
  • Понятие и виды деловых поездок.
  • Служебные командировки: нормативно-правовое регулирование, особенности компенсации расходов.
  • Организация поездок и проживания сотрудников.
  • Оформление билетов и виз.
  • Документирование командировок.
• Тема 4.2: Организация корпоративных мероприятий
  • Понятие и виды корпоративных мероприятий: обучающие, праздничные, командообразующие.
  • Подготовка и проведение корпоративных мероприятий: разработка концепции, выбор площадки, организация питания, развлечений.
  • Оценка эффективности корпоративных мероприятий.
• Тема 4.3: Деловая коммуникация и этикет
  • Подготовка и проведение переговоров.
  • Формирование корпоративного имиджа.
  • Этикет деловой переписки.
  • Особенности общения в сети Интернет.
  • Субординация деловых отношений и организация деловых контактов.
  • Поведение в коллективе.
  • Правила телефонного общения.
  • Международные особенности делового этикета.

Модуль 5: Повышение эффективности работы АХО

• Тема 5.1: Практики оптимизации деятельности обеспечивающих подразделений
  • Пути повышения управляемости и результативности АХО.
  • Управление факторами, отнимающими время.
  • Принципы «бережливого производства» и особенности их применения в офисе.
  • Примеры бережливого офиса в зарубежных и отечественных компаниях.
• Тема 5.2: Оплата труда и стимулирование сотрудников АХО
  • Принципы разработки мотивационных схем персонала АХО.
  • За что платить руководителю и сотрудникам АХО.
  • Постоянная и переменная часть зарплаты.
  • Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений.
  • Материальная ответственность сотрудников АХО.
  • Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто.
• Тема 5.3: Автоматизация процессов АХО
  • Обзор современных программных решений для автоматизации АХО
  • Внедрение и интеграция систем автоматизации
  • Управление данными и аналитика в АХО
• Тема 5.4: Управление изменениями и инновациями в АХО
  • Методы управления изменениями в организации
  • Внедрение новых технологий и процессов
  • Развитие инновационной культуры в АХО