Курс, семинар, тренинг Персональный помощник / ассистент руководителя

Работа Персонального помощника / Ассистента руководителя требует и высокого профессионализма, и определенных личностных качеств. Эффективность руководителя предприятия во многом зависит от того, насколько качественно и оперативно будет решать свои задачи его помощник / ассистент.

Поэтому специалисты высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

В рамках данного курса собрано описание всех аспектов работы Персонального помощника руководителя и технологии их выполнения, позволяющие в итоге высокоэффективно работать по данной специальности. Ценность курса в его практической направленности, базирующейся на теоретических основах работы с информацией и документацией.

Курс поможет выстроить продуктивные и комфортные взаимоотношения с разными типами руководителей в зависимости от их стиля управления, приоритетов и ожиданий.

В программе: практические инструменты по использованию цифровых инструментов и нейросетей персональными ассистентами, что позволит значительно ускорить выполнение рутины и сосредоточиться на более сложных и творческих задачах. А в перспективе — это новые горизонты для профессионального роста и развития личного бренда ассистента руководителя.

В программу курса включены актуальные изменения в законодательстве, которые необходимо знать Помощнику руководителя, в т.ч. в части новых требований к оформлению документов в 2025 году, цифровой трансформации процессов, перехода на российское ПО.

Приглашаются персональные ассистенты, личные помощники, советники, бизнес - ассистенты, руководители приемной главы и топ–менеджмента компании, секретари и помощники первых лиц.

Для выступления приглашены: помощник Председателя совета директоров, Главного управляющего директора BBDO Group, Сооснователь и управляющая Option Studio; бизнес-ассистент первых лиц, 8 + лет в административной сфере крупных промышленных холдингов в отраслях: металлургия, строительство, фармацевтика, Президент Ассоциации профессиональных ассистентов; эксперт по деловому этикету и протоколу, лауреат Национальной премии в области этикета и протокола; помощник старшего вице-президента международной фармацевтической компании Teva, член российских и международных сообществ помощников руководителей, автор телеграм-канала Executive Assistants Lead; помощник вице-президента по корпоративным коммуникациям «Евраз», опыт работы помощником руководителя в крупнейших компаниях более 16 лет. Спикер практически всех конференций для персональных ассистентов за последние 15 лет; административный директор Академии политических наук «ALTER»; имеет более чем 11-летний опыт работы в международной группе компаний FLSmidth под прямым руководством европейского топ менеджмента, многолетний опыт организации деловых и светских мероприятий; белее чем 6-летний опыт управления административными и бизнес-процессами отдельного подразделения международной компании;

И другие эксперты-практики.

1. Обеспечение рабочего дня руководителя (административная, информационная, исполнительная поддержка руководителя):

• Ведение и корректировка графика дня, встречи, подписание документов и деловые поездки; примеры результативных графиков, которые упрощают жизнь руководителя и его помощника.
• Работа со входящей корреспонденцией и звонками; организация взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами;
• Приказы, распоряжения руководителя: оформление, контроль соблюдения сроков исполнения; поиск, обработка и анализ информации, необходимой для принятия решения руководителем; подготовка и анализ отчетных документов для руководителя;
• Проведение первичных переговоров;
• Обеспечение комфортного рабочего места руководителя – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения; обеспечение психологического комфорта начальства;
• Контроль работы личных водителей и охраны руководителя.

2. Реалии времени: как организовать свою работу в условиях цифровизации электронного документооборота? Как учесть требования цифровой экономики?

• Как управлять необходимой документацией? Цифровизация в работе Персонального помощника. Требования юридически значимого электронного документооборота. Электронная подпись. Хранение электронных документов. Обмен электронными документами.
• Как эффективно организовывать и сопровождать рабочий день «удаленного» руководителя? Как выстроить работу шефа с подчиненными? Возможные средства связи и коммуникаций. Мессенджеры, WhatsАРР, чаты, средства видеоконференций. Проведение онлайн – совещаний.
• Искусственный интеллект – практические инструменты: что взять в работу, как повысить свою эффективность и ускорить выполнение рутинных задач. Инструменты ИИ для составления автоматических ответов, поиска и анализа информации, составления презентаций за минуту, планирования деловых встреч и ивентов, составления вакансий и др…

3. Планирование, организация и координация переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний, командировок. Организационные и этические моменты проведения успешных встреч- что нужно знать Помощнику руководителя.

• Практическое обустройство приёмной, переговорных комнат;
• Подготовка материалов к совещанию, предоставление необходимых документов к переговорам, сопровождение на встречах и переговорах;
• Протокол встречи и приема делегаций. Правила проведения деловых переговоров на высшем уровне. Основные протокольные мероприятия. Визиты. Правила рассадки. Визитные карточки.
• Национальные особенности партнеров из разных стран. Секреты эффективного взаимодействия. Типичные ошибки коммуникации с зарубежными партнерами. Этикет дарения. Цветы в международном протоколе
• Организация кофе-пауз, обедов;
• Организация командировок руководителя.

4. Подготовка Персональным помощником докладов и презентаций для руководителя.

• Подготовка пресс-конференций и PR-мероприятий. Способы подачи и организации материала. Составление текстов выступлений и подготовка слайдов для презентаций.

5. Ведение делопроизводства и документооборота. Новое в требованиях к оформлению документов в 2025 году. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

• Состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Виды и разновидности организационно-распорядительных документов. Организационные документы: положения, инструкции, регламенты, правила. Документирование распорядительной деятельности: приказы, постановления, распоряжения. Документирование деятельности коллегиальных органов: протоколы и акты.

6. Примерная инструкция по делопроизводству – основные положения.

7. Язык и стиль современных документов.

• Основы документной лингвистики. Основы редактирования текстов. Основы документной лингвистики. Стилистика русского языка. Основы редактирования текстов. Правила создания текстов документов. Деловая переписка и этикет делового письма.

8. Эффективная коммуникация Персонального помощника / ассистента с руководителем и сотрудниками:

• Мнение руководителя. Какой персональный помощник нужен современному руководителю?
• Психологические типы руководителей: как определить, найти общий язык и адаптировать свою работу
• Как быть проактивным – уметь работать на опережение: предвидеть потребности руководителя, читать между строк, понимать его без лишних вопросов? Вопросы этики и этикета во взаимоотношениях с руководителем; Искусство не создавать напряжения. Как адаптироваться под темперамент босса? Как правильно и деликатно добиваться того, чтобы руководитель конкретизировал поручения?
• Тайм-менеджмент. Как все успевать в условиях многозадачности и нехватки времени?
• Писанные и неписанные правила коммуникаций в коллективе. Эмоциональный интеллект. Разрешение конфликтных ситуаций в офисе. Работа с манипуляциями, агрессией, критикой и претензиями.
• Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой среде.

9. Основы телефонного этикета:

• Телефонные стандарты: принятие звонков, переадресация, удерживание линии, прощание; Работа с голосом и интонациями при телефонном общении; Неприятный телефонный разговор: как сохранить самообладание. Работа с жалобами и возражениями по телефону; Частые ошибки в телефонном общении персонального помощника.

10. Дресс-код. Зачем это нужно?

• Имидж работника и его важность в работе; правила делового этикета; Универсальные сочетания в одежде (lookbook дресс-кода); Самопроверка перед началом рабочей смены.