Формы обучения: Пошаговое изучение модулей Видеолекции, подкасты, записи вебинаров Библиотека знаний с шаблонами документов, методическими пособиями, эксклюзивными чек-листами Тесты, домашние задания, упражнения
Краткая программа дистанционного курса профпереподготовки для помощников руководителя:
Ассистент как правая рука руководителя Требования к помощникам. Функционал, качества, профстандарт Основы тайм-менеджмента. Планирование рабочего дня руководителя. Варианты ведения графика руководителя. Планировщики времени Взаимодействие с руководителем. Типология DISC Тревел-поддержка. Организация бизнес-поездок на 5+ Организация телефонных переговоров. Эффективная телефонная коммуникация Основы управления имиджем Деловой этикет для помощника руководителя. Основы делового протокола Офисное гостеприимство. Работа с посетителями Подготовка и протоколирование совещаний и собраний. Организация переговоров и совещаний Работа с документами. Оформление и составление писем, приказов и др. Бизнес-процессы в работе помощника. Малобюджетная библиотека знаний
- действующие помощники первых лиц компаний
- секретари-помощник руководителя
- ассистенты руководителя, персональные и бизнес-ассистенты
- офис-менеджеры, секретари-референты, ресепшионисты, желающие расти профессионально
- новички в профессии помощника
- желающие получить новую востребованную профессию помощника руководителя
Наименование модулей
Кол-во академ. часов
АССИСТЕНТ КАК ПРАВАЯ РУКА РУКОВОДИТЕЛЯ. ФУНКЦИОНАЛ, НАВЫКИ, ТРЕБОВАНИЯ
Функционал ассистента: что требуется на рынке труда? Бизнес-ассистент и персональный ассистент. Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: как использовать профстандарт для построения своей карьеры и планов развития? Ассистент и право: перечень законов, обязательных к изучению. Конфиденциальность в работе ассистента
10
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ
Тайм-менеджмент в работе помощника.
Золотые принципы планирования времени: что внедрить прямо сейчас? Умные цели. Расстановка приоритетов. Формы планирования времени. 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя. Google Календарь, Microsoft Outlook. Функционал и полезные настройки
Организация телефонных переговоров.
Регистрация звонков. Перевод на руководителя, запись сообщения для руководителя. Этапы работы со входящими звонками. Стандарты телефонного общения. Работа с конфликтными абонентами. Активное слушание, техника вопросов.
Организация командировок руководителя.
Сбор информации: что уточнить, чтобы организовать поездку на 5+? Тревел-политика как подмога ассистенту: как внедрить? Программа командировки. Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. Прикладные инструменты: сайты, порталы и приложения в копилку ассистента. Последние приготовления перед вылетом шефа. Чек-лист организации командировки с 0. Шаблоны программы командировки и таблиц для сбора отчетности о рейсах и др.
45
ИМИДЖ, ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ И ОФИСНОЕ ГОСТЕПРИИМСТВО
Имидж современного ассистента.
Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления. Составляющие имиджа человека и профессионала. Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу. Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде. Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?
Культура делового общения, речевой этикет.
Специфика делового общения. Что такое деловой этикет? Его основные правила. Как встречать и провожать гостей по офису? Ситуации знакомства и представления. Краткая деловая беседа Small Talk. Подходящие темы для Small Talk. Невербальные коммуникации: жесты/позы.
Основы протокола для ассистента.
Что такое протокол? Протокол, этикет и церемониал: отличия. Когда требуется соблюдать нормы делового протокола? Протокольная рассадка. Протокольные подарки: критерии выбора.
Офисное гостеприимство. Работа с посетителями и гостями.
Работа с посетителями: каким правилам и этапам необходимо следовать идеальному ассистенту? Знакомство с посетителем: как правильно представиться и принять визитную карточку? Угощение чаем, кофе, водой в офисе: есть ли важные нюансы? Схема идеальной сервировки чая. Порядок обслуживания гостей
30
ПОДГОТОВКА И ПРОТОКОЛИРОВАНИЕ КОНФЕРЕНТНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Подготовка совещаний, собраний и деловых встреч.
Роль секретаря-помощника на деловом мероприятии. Этапы подготовки совещаний, собраний, переговоров и деловых встреч. Почему на деловом мероприятии важна подготовка и идеальная организация? Повестка дня. Распространенные ошибки в написании повестки дня. Ошибки при организации и проведении совещаний. Составляем чек-лист подготовки к конферентному мероприятию
Протоколирование деловых мероприятий.
Полные и краткие протоколы: отличия. Оформление протоколов по ГОСТу. Обязательные реквизиты протоколов. Части протоколов: заголовочная часть, повестка дня, содержательная часть. Доведение решений протокола до исполнителей. Онлайн-протоколирование. Шаблоны кратких и полных протоколов
30
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
Оформление управленческих документов по ГОСТ р 7.0.97–2016.
Понятие Бланка документа и требования. Реквизиты Бланков документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Правила оформления Приказов, распоряжений, писем, служебных записок, актов, доверенностей.
Документооборот и контроль. организация работы с документами.
Входящие, исходящие, внутренние документы. Регистрация документов. Контроль за сроками исполнения документов. Виды контроля. Мероприятия по контролю исполнения документов. Этапы исполнения документов
40
РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ, ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
Digital skills: Полезные приложения для работы ассистента.
Облачные хранилища данных. Тренды в использовании облаков. Программы для совместной работы, работы с изображениями, управления финансами, создания интеллект-карт и др.
Подготовка информационно-аналитических материалов для руководителя.
Что такое визуализация как современный способ представления данных. Где брать картинки, графические элементы и инфографику? Где рисовать схемы?
Подготовка бизнес-презентаций в Power Point.
Принципы и рабочие схемы создания идеальных слайдов. Горячие клавиши, включение направляющих на слайдах, группировка фигур. Как располагать объекты на слайде для улучшения их читабельности?
Работа в программе Canva.
Функционал Канвы. Как создавать презентации в Канве. Работа с дизайном, текстами и шрифтами
Интеллект-карты (mind map).
Mind-maps в бизнесе: где используются? Основной функционал сервисов по созданию интеллект-карт
40
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С РУКОВОДИТЕЛЕМ. КАК СОЗДАТЬ ИДЕАЛЬНЫЙ ТАНДЕМ?
Правила создания эффективного тандема. Как создать «систему» для эффективной работы с шефом? Какие традиции внедрить? Как мотивировать шефа на обратную связь? DISC-типология для эффективной коммуникации с руководителем
20
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОДРЯДЧИКАМИ И ПОСТАВЩИКАМИ
Алгоритм выбора подрядчиков и поставщиков. Сбор информации до подписания договора. Как контролировать работу подрядчиков?
10
УПРАВЛЕНИЕ ПО БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ
Понятие «бизнес-процесс». Критерии к бизнес-процессам и их виды. Оптимизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы в работе помощника. Как и зачем описывать бизнес-процессы?
15
УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ. КАК СОЗДАТЬ БИБЛИОТЕКУ ЗНАНИЙ ДЛЯ ПОМОЩНИКА?
Что такое библиотека знаний и зачем она нужна? Какие инструменты себе создать, чтобы снизить количество ошибок в работе помощника? Чек-листы, памятки, таблицы и др.
10
УПРАВЛЕНИЕ КАРЬЕРОЙ АССИСТЕНТА
Основы и секреты написания резюме. Как усилить свое резюме? Требования к тексту, фото, описанию опыта и др.
Подготовка к интервью с работодателем. Виды интервью
Английский в карьере ассистента. Полезные слова и фразы для делового взаимодействия. Как выучить язык малобюджетно?
10
ИТОГО
260
Иванова Лариса Анатольевна
Преподаватель-практик с 20-летним опытом преподавательской и административно-управленческой работы в крупных государственных и коммерческих компаниях
Образование:
Российский государственный гуманитарный университет, факультет управления по специальности «документовед – организатор документационного обеспечения управления»
Дополнительное образование:
- Отраслевой центр повышения квалификации, ВНИИДАД по направлению «Делопроизводство и архив»,
- Всероссийские и международные конференции по документообороту
- МИПК РЭА им. Г.В.Плеханова, по специальности «Стратегический менеджмент», повышение квалификации по Президентской программе подготовки управленческих кадров
- Московская школа экономики, менеджер по работе с персоналом
Области Экспертизы:
- Постановка "с нуля" системы делопроизводства в компаниях, в том числе с разветвленной филиальной сетью
- Оптимизация внутреннего и внешнего документооборота
- Разработка организационной структуры управления, организационно-правовых документов компании
- Создание локальной нормативной базы по делопроизводству
- Описание бизнес-процессов работы с документами
- Создание библиотек бланков, шаблонов и унифицированных форм документов
- Организация системы контроля за исполнением документов
- Проектирование номенклатуры дел компании
- Подготовка технических заданий на разработку систем электронного документооборота (СЭД) и организация перехода на СЭД «Флагман» (Инфософт) и СЭД Hummingbird Enterprise (Livelink ECM - eDocs) (Open Text)
- Управление информационной средой и организация обмена знаниями
- Организация функционирования call-центра
- Организация защиты информации
- Создание и обеспечение эффективного функционирования корпоративного архива
- Организация работы курьерской службы
Профессиональный опыт:
Эксперт-практик в области документационного обеспечения управления
- 2011 – по н.в. — ФГБУ «Спеццентручет в АПК», начальник отдела документационного обеспечения управления
- 2002–2012 — ОАО «Росагролизинг», начальник отдела документационного обеспечения
- 1996–2002 — ОАО «Машиностроительный завод» (ТК «ТВЭЛ»), инженер по организации управления
Автор курсов и семинаров
- Документационный менеджмент,
- Делопроизводство
- документационное обеспечение управления
- Правила составления и оформления управленческой документации
- Организация работы с управленческой документацией
- Деловая переписка
- Организация документооборота
- Организация работы корпоративного архива
Преподавательская деятельность:
- Преподаватель корпоративной академии Росатома по направлению документационное обеспечение управления
- РГТУ им. К.Э.Циолковского "МАТИ", преподаватель дисциплины "Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления".
- Институт профессионального образования и бизнеса,»
- Академия АйТи,
Клиенты:
- Государственные органы власти и управления
- (Государственная Дума РФ,
- Минсельхоз России,
- Минобороны России,
- Минздрав России,
- Росатом,
Выступления и публикации:
- Учебник «Документоведение». Издательство «Юрайт», 2015
- Конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», Москва, ВНИИДАД, Октябрь 2013 г. Доклад «Опыт преподавания дисциплины «ДОУ государственного и муниципального управления» в МАТИ».
Cосновая Анна Владимировна
- Сертифицированный специалист Лиссабонского университета (национального университета Португалии) в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями)
- Бизнес-тренер, ведущий преподаватель центра профессионального развития «Профи-Карьера»
- Преподаватель Университета “Синергия" по очным программа повышения квалификации и авторским онлайн-курсам
- Постоянный приглашенный спикер профильных конференций для административного и сервисного персонала первой линии(входит в ТОП-3 лучших спикера по анкетам обратной связи)
- Постоянный автор и эксперт рубрик в профессиональных журналах «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», “Кадровое дело” по тематикам коммуникации, деловой переписки и сервисным функциям административного персонала
- Постоянный эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион-медиа»
- Ведущий вебинаров для аудитории издательства “Актион-Медиа” (Медиагруппа АКТИОН — крупнейшая компания России в сфере профессиональных медиа)
- Методист и разработчик учебных модульных программ и учебно-методических комплексов и материалов
- Консультант по разработке и внедрению регламентов и стандартов по сервису и телефонному общению в административных отделах и отделах клиентского сервиса крупных российских компаний
- Сертифицированный специалист по информационно-организационному сопровождению деятельности руководителя для персональных и бизнес-ассистентов руководителя, планированию времени, организации и проведению совещаний, офисному гостеприимству
- Эксперт-практик в области корпоративного и дистанционного обучения персонала
Высшее образование
- Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Москва
- Специальность: Государственное и муниципальное управление, Стратегический менеджмент
Дополнительное образование
- 2019 г. Повышение квалификации по теме «Технологии активного обучения и практика дополнительного образования», Московская академия профессиональных компетенций
- 2019 г. Тренинг Ульяны Раведовской (Корпоративная Академия Росатома) “Создание методических материалов”
- 2018 г. Тренинг “Мастер визуализации: техники визуальной коммуникации в обучении и развитии”. Insight Group
- 2017 г. Институт практической психологии «Иматон» курс повышения квалификации «Технология конструирования тренинга под задачи организации»
- 2017 г. Международная конференция практиков дистанционного обучения ELForum 2017
- 2017 г. Сертификационный курс консультантов в области электронного документооборота и облачных систем управления документами DIRECTUM
- 2015-2016гг. Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД Профессиональная переподготовка по направлению: Документоведение и документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство
- 2012 г. Курс подготовки в области HR Молодежного Движения Ассоциации Менеджеров
Международные сертификаты и обучение зарубежом
- 2013 г. Strategic management University of Ljubljana (Курс: Стратегический менеджмент, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
- 2013 г. Learning and knowledge management University of Ljubljana(Курс: Менеджмент знаний, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
- 2012 г. «Cross Cultural Communication and Negotiation»ISCTE Lisboa (Курс: Кросс-культурные коммуникации и переговоры, Институт Лиссабона, Португалия)
- BEC Vantage (Business English) University of Cambridge, ESOL Examinations, Grade А (Диплом о владении бизнес-английским языком уровня Upper-Intermediate)
Области экспертизы
- Деловые коммуникации для сервисного и административного персонала первой линии (деловая переписка, телефонный этикет)
- Организационно-информационное сопровождение (организация конферентных мероприятий, офисное гостеприимство как часть сервисной культуры)
- Современные облачные IT технологии для повышения эффективности бизнеса и управления документами
- Программы MindMaps (интеллект-карты в обеспечении деятельности секретаря: проведение совещаний, протоколирование, планирование рабочего времени)
- Электронный документооборот, CRM системы (документирование, документооборот, контроль исполнения документов и поручений в CRM-системах)
- Современные технологии тайм-менеджмента для руководителей, секретарей
Практический опыт
- 2016 г. - н.в. Руководитель направлений и проектов Центра Профессионального развития «Профи-Карьера», куратор дистанционного обучения для сервисного и административного персонала
- 2015 г. - н.в. Методист и разработчик учебных модульных программ. Куратор направлений «Делопроизводство», «Архивное дело», «Секретариат»
- 2014-2015 г. "Лаборатория Касперского". Координатор-методист корпоративного учебного центра
- 2014 г. Специалист службы ДОУ Административного департамента Министерства промышленности и торговли РФ
Авторская деятельность
Постоянный автор статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджмента», «Делопроизводство», "Секретарь-референт", "Кадровое дело"
Преподавательская деятельность:
- Эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион -Медиа»
- Преподаватель открытых и корпоративных программ Центра Профессионального Развития «Профи-Карьера»
- Преподаватель школы референтов Университета "Синергия"
Шопинский Владимир
Бизнес-тренер по направлениям деловой коммуникации и ораторского искусства
Образование
- Высшая школа психологии, психологическое консультирование (высшее)
- Сертифицированный бизнес-тренер
Профессиональный опыт
- Опыт продаж и бизнес-презентаций с 2006 года в b2b и b2c сферах
- С 2010 года бизнес-тренер ряда ведущих московских компаний
- За время профессиональной деятельности провёл более 300-т открытых и корпоративных тренингов в крупных российских и зарубежных компаниях. Обучил порядка 4000 человек
- Среди клиентов такие компании как: Intel, Schneider electric, Аплана, Сбербанк, Diageo, Объеденная двигателестроительная корпорация и другие
- Проводит лекции и тренинги в ведущих вузах Москвы: РЭУ им. Плеханова, МИРЭА, МАДИ, МГУ
- Регулярно участвует в крупных обучающих мероприятиях: форум «Селигер», подготовка интервьюеров к работе в Сочи 2014, конференция Ренессанс Жизнь
Специализация
- Продажи и переговоры (b2b и b2c)
- Продажи по телефону: холодные звонки, входящие и исходящие
- Продажи на личных встречах
- Продажи постоянным и ключевым клиентам
- Ведение деловых переговоров
- Жесткие переговоры
Выступления и презентации
- Ораторское искусство
- Продающие презентации
- Презентация в PowerPoint
- Публичные выступления и презентации
- Работа со сложной аудиторией
Ключевые навыки
- Любую информацию упаковывает в понятные схемы, алгоритмы, пошаговые инструкции. Сотрудники берут с тренинга не впечатления, а конкретные инструменты для работы со своими клиентами и партнёрами
- Обладает мощной энергетикой, делающей тренинги яркими, запоминающимися и мотивирующими
- Тренер-практик – имеет регулярный опыт управления, публичных выступлений, переговоров и продаж
