По окончании обучения по электронным архивам участники:
- знают нормативно-правовую базу, регламентирующую организацию электронных архивов
- разбираются в правилах делопроизводства по работе с документами в электронной форме
- знакомы с новым ГОСТом Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению документов
- владеют нюансами использования электронных подписей
- освоят критерии выбора систем автоматизации
- ориентируются в классификации программного обеспечения, могут сделать осознанный выбор по внедрению систем для своих организаций
Семинар рассчитан на руководителей ведомственных архивов, руководителей и сотрудников служб документационного обеспечения управления (общих отделов, канцелярий, секретариатов), отвечающих за организацию хранения электронных документов, а также руководителей и сотрудников служб автоматизации (IT-служб), внедряющих или модернизирующих системы управления документами или электронный архив организации
Нормативно-правовая база
- Законодательная, нормативно-правовая и методическая база организации архива документов в электронной форме.
- Новое в российском законодательстве. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (2015).
- Правила делопроизводства (2016) по работе с документами в электронной форме.
- Новые понятия в работе с электронными документами (ГОСТ Р 7.0.8—2013. Термины и определения), Стандарты серии 30300.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению документов.
- Методические рекомендации и функциональные требования по организации работы с электронными документами в архивах организаций. Государственная политика в области перехода к электронным документам.
- Электронная подпись. Федеральный закон «Об электронной подписи» (ред. 2014). Виды подписей. Особенности использования электронной подписи. Проблемы обеспечение юридической значимости документов, подписанных ЭП при их хранении.
Организация электронного архива
- Место службы ДОУ в системе управления. Статус электронного архива, связи с текущим делопроизводством. Управление документами, управление жизненным циклом документов.
- Особенности работы с документами в электронной форме (ЭД) в текущем делопроизводстве.
- Направления комплектования электронного архива. Организация сканирования, ретроконверсия, индексация.
- Учёт электронных документов.
- Организация хранения ЭД. Обеспечение сохранности.
- Использование документов архива, организация доступа к архиву ЭД.
- Номенклатура дел. Экспертиза ценности, сроки хранения электронных документов. Выделение дел к уничтожению.
Проблемы выбора и внедрения специализированного программного обеспечения
- Основные требования к программному обеспечению.
- Классификация программного обеспечения. Программное обеспечение разного уровня: для небольшого филиала и для крупных сложно структурированных организаций, территориально распределённых корпораций. Пути и методы автоматизации управления документами, достоинства и недостатки различных вариантов.
- Основные критерии выбора систем комплексной автоматизации.
- Проблемы внедрения автоматизированных систем.
- «Облачные» технологии. Концепция SaaS (Software as a Service). Преимущества и недостатки.
- Основные программные продукты для автоматизации работы с документами: зарубежные и отечественные разработки. Их основные отличия, преимущества и недостатки конкретных решений.
Кузнецов Сергей Львович
- Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив) к.и.н.
- Главный редактор журнала “Делопроизводство” Член редколлегий журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело»
Опыт работы
- Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив)
- С 1985г работал на различных должностях в Государственном архиве РФ от архивиста I категории, младшего научного сотрудника до зам.зав. отделом ведомственных архивов
- С 1992г по 2001 г Руководитель архива научно-информационного центра Горбачев-фонда
Образование : Московский государственный историко-архивный институт
- Преподавательская деятельность
- Преподает в Российском государственном гуманитарном университете (РГГУ) и на курсах и семинарах по Делопроизводству и архиву
Тематика семинаров
- Автоматизация делопроизводства.
- Автоматизированные технологии в управлении
- Электронный и Облачный документооборот
- Электронные архивы
Авторская деятельность
- Автор книги «Делопроизводство на компьютере»
- Автор книг, учебных пособий и публикаций по вопросам автоматизированных технологий в управлении, делопроизводстве, электронным архивам.
- Консультационная деятельность
- Консультант отдела организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Федерального архивного агентства
- Независимый аналитик при внедрении проектов комплексной автоматизации
