Курс, семинар, тренинг Курс «Руководитель секретариата»

Курс "Эффективный секретарь" подходит для тех, кто хочет повысить свою квалификацию, а также, обучать администраторов, офис-менеджмеров, секретарей-помощников руководителя.

Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н.

В результате прохождения курса "Руководитель секретариата" Вы:

• эффективно управляете своими лидерскими и управленческими компетенциями
• знаете и четко понимаете основы управления по бизнес-процессам, а также концепцию бережливого офиса
• умеете контролировать и оценивать результаты выполнения задач, имеете представление о современных инструментах для контроля сотрудников
• используете основы делового этикета для повышения репутации вашей компании
• организуете эффективный документооборот в вашей организации
• умело ведете телефонные переговоры с клиентами и партнерами
• знаете правила и стандарты офисного гостеприимства при приеме партнеров и клиентов
• правильно ведете протоколы собраний и совещаний, а также оформляете их по правилам
• организуете конферентные мероприятия на 5+
• умело управляете своим временем и временем руководителя, а также, учите тайм-менеджменту секретарей
• владеете инструментами планирования временем
• эффективно и грамотно ведете электронную переписку

• руководители секретариата
• директора подразделений секретариата
• руководители службы ресепшена
• секретари-помощники руководителей
• офис-менеджеры

Личная эффективность руководителя секретариата

• Эффективность и успешность управленческой деятельности
• Что влияет на эффективность руководителя?
• Профессионально значимые управленческие компетенции
• Личностные качества идеального лидера. Кто он, идеальный руководитель?
• Роли руководителя. Сферы компетенций руководителя
• Диагностика индивидуального стиля управления
• Модель ситуационного лидерства
• Оценка эффективности руководителя

Концепция «Бережливый офис»

• Инструменты бережливого офиса. Система 5S
• Бизнес-процессы. Управление по бизнес-процессам
• Моделирование и документирование рабочих бизнес-процессов
• Стандартизация и регламентация деятельности. Регламенты и стандарты для работы персонала
• Структура регламента. Что обязательно должен содержать хороший регламент?
• Контрольные показатели эффективности KPI
• Количественные критерии KPI
• Качественные критерии KPI

Система постановки задач и контроль за их выполнением

• Приоритетность задач
• Контроль. Контур контроля
• Принципы и методы контроля и оценки результатов
• Ориентируемся на результат, а не на процесс
• Система контроля эффективности сотрудников
• Решения и инструменты для контроля работы сотрудников
• Чек листы
• Обратная связь. Принципы конструктивной обратной связи
• Конструктивная критика
• Решения для управления задачами

Деловой Этикет. Корпоративные правила, приемы и стандарты в работе секретаря

• Этикет и имидж в деловом общении
• Деловой этикет и его основные принципы
• Имидж. Выбор собственного стиля
• Оформление внешности делового человека
• Манеры поведения

Эффективный документооборот в организации

• Документооборот в структуре организации управления
• Регламентация документооборота в организации
• Принципы и правила организации документооборота
• Функции службы ДОУ в организации документооборота

Работа с документопотоками организации

• Правила обработки основных документопотоков
• Схемы документооборота
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Показатели эффективности документооборота
• Показатели документооборота
• Методы обследования документооборота

Система контроля исполнения документов в организации

• Понятие контроля и его виды
• Задачи службы ДОУ в системе управления и контроля в организации
• Технологии организации контроля в организации
• Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
• Регламентирующие документы в контроле исполнения
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Деловое общение и основы конфликтологии

• Коммуникации в деловом общении
• Развитие навыков самопрезентации и презентации своей компании
• Развитие коммуникативных навыков
• Взаимодействие с клиентами, партнерами
• Правила настроя на собеседника. Установление и поддержание контакта при личном общении
• Невербальные коммуникации. Язык тела
• Взаиморасположение в пространстве
• Невербальный канал общения
• Лицо. Мимика. Жесты. Позы
• Голос как инструмент (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)

Основы конфликтологии

• Отработка навыков общения при конфликтных ситуациях
• Навыки общения с клиентом: опоздавшим, ожидающим своей очереди, пришедшим без предварительного согласования, предъявляющим претензии вашей компании
• Алгоритм поведения в конфликтной ситуации
• Методы защиты от манипуляторов. Как ответить с достоинством?

Прием и распределение телефонных звонков организации

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации. Первые действия при приеме звонка, переадресация звонков
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
• Планирование и подготовка к телефонной беседе
• Бланки для учета звонков и их использование для информационной работы
• Техники вопросов и активного слушания
• Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
• Использование технических и программных средств для проведения голосовой или видео конференцсвязи

Организация работы с посетителями организации. Офисное гостеприимство

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
• Прием посетителя. Подготовка к встрече
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе? Порядок обслуживания и сервировки?
• Сервировка чайного (кофейного) стола. Правила организации кофе-пауз
• Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Протокол. Правила составления и оформления

• Алгоритм составления и оформления протокола
• Правила составления текста протокола
• Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
• Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
• Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
• Правила оформления подписи на протоколе
• Доведение протокола до исполнителей
• Понятие и оформление документа «Выписка из протокола»
• Придание юридической силы выписке из протокола
• Примеры оформления протоколов
• Нумерация протоколов
• Технология контроля исполнения заданий, зафиксированных в протоколе
• Контроль за исполнением решений, постановлений
• Применение бумажной технологии
• Применение автоматизированных систем управления
• Правила хранения протоколов
• Сроки хранения протоколов
• Оформление протокола в номенклатуре дел

Кто он, идеальный секретарь-помощник?

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя. Как «читать» профстандарт?
• Трудовые функции, которые должен выполнять профессиональный секретарь-помощник

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?
• О чем необходимо помнить во время мероприятия? Подготовка помещения, оформление явочных листов, организация кофе-пауз и др.

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Контроль и его виды
• Что и как нужно контролировать?
• Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
• Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
• Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?
• Подручные инструменты в арсенале помощника. Какие программы помогут вести мониторинг исполнения поручений?

Основы управления временем и тайм-менеджмент

Принципы планирования рабочего времени

• Принцип Парето в реалиях современной организации
• Метод Альпы. Резервирование времени для непредвиденных ситуаций
• Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
• Word как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word
• Excel как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Excel
• Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
• Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
• Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Оформление планировщика времени

Организация командировок руководителя

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов

Ведение базы контактов руководителя

• Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
• Где хранить базу контактов руководителя? Особенности хранения базы контактов в бумажном и электронном виде
• Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Мобильные и компьютерные программы-помощники

• Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря
• Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
• Онлайн фото-редакторы для секретаря
• Инфографика как современный способ представления данных. Как легко сделать красивую и качественную инфографику? Сервисы по созданию инфографик
• Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
• Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Электронная деловая переписка

• Принципы и правила деловой электронной переписки
• Шрифты и оформление делового электронного письма
• Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
• Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
• Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
• Заключительные формулы вежливости с деловом письме
• Речевые формулы и клише для конкретных видов писем

Тетерина Татьяна Николаевна

• Профессиональный бизнес-тренер                                                                                      
• Сертифицированный коуч международной квалификации
• Бизнес-консультант по развитию и обучению персонала организаций
• Специалист с 17-ти летним опытом в области обучения и развития  персонала организаций,  коучинга, разработки и проведения бизнес-тренингов и осуществления посттренинговой поддержки персонала

Экспертные  области:

• Сервисное поведение персонала передней линии
• Деловое общения для персонала различного звена
• Речевые модули для персонала передней линии по работе с клиентами
• Стандарты и скрипты продаж.
• Стандарты клиентского сервиса
• Стандарты работы Секретариата и офис-менеджмента

Образование:

• 2011-2012 гг. - Сертификационная программа Международной ассоциации коучинга ICU
• 2009 г. - Сертификационная программа Бизнес-тренер компании ARS VITE
• 2002 г. - Программа «Тренинг-Менеджер», Академия ГАСИС
• 2000-2001 гг. - Отделение «Управление персоналом», специальность: психолог, менеджер по персоналу, Государственная Академия профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС) Москва
• 1972-1977 гг. – Обучение в Государственном институте театрального искусства им. А.В.Луначарского – Москва

Членство в ассоциациях

• Член Ассоциации консультантов по персоналу
• Член Российской ассоциации преподавателей, исследователей и учителей риторики
• Член международной Ассоциации коучей ICTA

Спикер на конференциях и мероприятиях

• Фестиваль бизнес-тренингов во время проведения Дней малого бизнеса на ВДНХ,
• Неделя деловой книги в московском доме книги,
• Конференции для  секретарей и административных работников, проводимых журналом  "Секретарь.ru"
• Международный форум «Служба протокола»
• Конференции Управление в сфере ЖКХ

Автор журналов

• "Директор по персоналу",  «Справочник для секретаря и офис-менеджера», «На стол руководителя» , "Справочник по управлению персоналом", "Корпоративная культура", "Протокол и этикет".

Автор тренингов и мастер-классов:

• По развитию коммуникативных навыков для персонала передней линии по работе с клиентами
• В области сервисного поведения и продаж, навыков делового общения
• Построению эффективных коммуникаций в компании

Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :

• Эффективная работа с клиентами
• Управление сервисом
• Стандарты обслуживания
• Эффективные продажи
• Бизнес-этикет
• Мастерство публичного выступления
• Тренинг для секретарей
• Имидж и Этикет делового человека
• Эффективные совещания
• Искусство успешных переговоров
• Мастерство телефонного общения
• Эффективный руководитель: искусство коммуникации
• Социальные технологии делового общения
• Психология управления персоналом
• Навыки эффективной презентации

Клиенты

• Специалисты ведущих Российских компаний в т.ч.
• ГМК Норильский Никель,
• АЛРОСА,
• Мобильные телесистемы,
• РАО ЕС,
• Инфотек групп,
• Ростелеком
• МОЭК
• Мосгаз
• Газпромнефть
• Северсталь- групп и другие

Доронина Лариса Алексеевна

• Кандидат экономических наук, доцент ГУУ Эксперт – практик  в области документоведения                   
• Заместитель директора института информационных систем управления
• Ведущий специалист России в области документационного обеспечения управления
• Доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления
• Высококвалифицированный преподаватель
• Член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис- менеджеров
• Член редакционного совета журналов «Кадровик»,
• «Кадровое делопроизводство»

Преподавательская деятельность

•    Доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления
•    Ведущий преподаватель учебного центра "Газпром"
•    Государственного координационного центра информационных технологий Минобразования России

Реализованные проекты

• Участник проектов по автоматизации документооборота компании
• IKT, компании IBS, компании Мета-технологии

Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :

•    Организация и технология документационного обеспечения управления
•    Документирование
•    Организация и технология документационного обеспечения управления
•    Информационные технологии управления персоналом
•    Делопроизводство в кадровой службе
•    Информационные технологии в службе ДОУ
•    Электронный документооборот
•    Электронный архив
•    Административные системы и офисные технологии
•    Корпоративные системы на основе решений SAP
•    Архивоведение

Автор учебных пособий

•  Автор учебного пособия «Документоведение»
•  Соавтор учебного пособия «Документационное обеспечение управления:Практикум»

Авторская деятельность:

Постоянный автор статей в журналах:

• «Кадровик, кадровое делопроизводство»
• «Хороший секретарь»
• «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
• «Служба кадров и персонал»
• "Справочник секретаря и офис-менеджера"
• "Справочник кадровика"
• "Делопроизводство"
• "Секретарское дело"
• "Управление персоналом"
• "Служба кадров"
• "Поиск: от проекта до ключа"

Награждена грамотой журнала «Кадровое дело» за активность в публикациях

Пшенко Александр Владимирович

• К.и.н.
• Заведующий кафедрой «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ       
• Член «Гильдии управляющих документацией»

Опыт практической работы

•  ВНИИДАД - зав. сектором «Совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ);
•  Заведующий кафедрой «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ

Преподавательская деятельность

• Проводит семинары по темам на курсах повышения квалификации
• «Документоведение и документирование управленческой деятельности»
• «Технологии документационного обеспечения управления»
• «Административные системы и офисные технологии»
• «Кадровое делопроизводство»
• «Организация кадровой службы»
• «Архивоведение»
• «Государственные и ведомственные архивы»
• «Архивное дело в коммерческих, НИИ и др. структурах управления»

Имеет БЛАГОДАРНОСТИ:

• Почетная грамота Федеральной архивной службы России (Росархива)
• Почетная грамота Федерального Архивного агентства
• Член «Гильдии управляющих документацией»

Авторская деятельность

• Автор 10 учебных пособий и учебников, более 130 работ
• Автор статей в журналах « Делопроизводство»

Cосновая Анна Владимировна

• Сертифицированный специалист в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями)
• Эксперт-практик в области корпоративного и дистанционного обучения персонала
• Методист и разработчик учебных модульных программ и учебно-методических комплексов и материалов  в ЦПР «Профи-Карьера»
• Сертифицированный специалист по тайм-менеджменту для секретарей, планированию времени, организации и проведению совещаний, офисному гостеприимству

Высшее образование

• Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Москва
• Специальность: Государственное и муниципальное управление, Стратегический менеджмент

Дополнительное образование

• 2017 г. Институт практической психологии «Иматон» курс повышения квалификации «Технология конструирования тренинга под задачи организации»
• 2017 г. Международная конференция практиков дистанционного обучения ELForum 2017
• 2017 г. Сертификационный курс консультантов в области электронного документооборота и облачных систем управления документами DIRECTUM
• 2015-2016гг. Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД Профессиональная переподготовка по направлению: Документоведение и документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство
• 2012 г. Курс подготовки в области HR Молодежного Движения Ассоциации Менеджеров

Международные сертификаты и обучение зарубежом

• 2013 г. Strategic management University of Ljubljana (Курс: Стратегический менеджмент, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• 2013 г. Learning and knowledge management University of Ljubljana(Курс: Менеджмент знаний, факультет экономики Университета Любляны, Словения)
• 2012 г. «Cross Cultural Communication and Negotiation»ISCTE Lisboa (Курс: Кросс-культурные коммуникации и переговоры, Институт Лиссабона, Португалия)
• BEC Vantage (Business English) University of Cambridge, ESOL Examinations, Grade А (Диплом о владении бизнес-английским языком уровня Upper-Intermediate)

Области экспертизы

• Инструменты Бережливого офиса
• Современные облачные IT технологии для повышения эффективности бизнеса и управления документами
• Электронный документооборот
• Программы MindMaps (интеллект-карты в обеспечении деятельности секретаря: проведение совещаний, протоколирование, планирование рабочего времени)
• CRM системы (документирование, документооборот, контроль исполнения документов и поручений в CRM-системах)
• Современные технологии тайм-менеджмента для руководителей, секретарей

Практический опыт

• 2016 г. - н.в. Директор по развитию Центра Профессионального развития «Профи-Карьера». Руководитель направлений и проектов Центра Профессионального развития «Профи-Карьера»
• 2015 г. - н.в. Методист и разработчик учебных модульных  программ . Куратор направлений «Делопроизводство», «Архивное дело», «Секретариат»
• 2014-2015 г. "Лаборатория Касперского". Координатор-методист корпоративного учебного центра
• 2014 г. Специалист службы ДОУ Административного департамента Министерства промышленности и торговли РФ

Авторская деятельность

Постоянный автор статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджмента» и «Делопроизводство»

Преподавательская деятельность:

• Эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион -Медиа»
• Преподаватель  открытых и корпоративных программ Центра Профессионального Развития «Профи-Карьера»

Автор семинаров и практикумов:

• Деловая переписка
• Электронная деловая переписка
• Бережливый офис
• Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы офиса
• Тайм-менеджмент. Современные технологии: Google Календарь и Microsoft Outlook, MindMaps
• Облачные технологии в работа с документами
• Бизнес – этикет в работе секретаря
• Офисное гостеприимство