Курс, семинар, тренинг Профессиональный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции

КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ

В рамках курса Вы получите знания и навыки по вопросам коммуникации с руководителем, разберете сложные моменты в организации работы руководителя (от подготовки комплектов документов до организации встреч с партнерами), научитесь решать проблемные ситуации, опираясь на нормы делового общения и этикета.

Курс предназначен для: помощников руководителей, офис - менеджеров, руководителей и сотрудников общего отдела, организационно-методического отдела, административных подразделений, секретариата, а также всех заинтересованных лиц.

Цели курса:

• совершенствование профессиональных навыков помощников руководителей с учетом современных норм и требований;
• развитие обязательных помощнику руководителя компетенций на примере решения практических кейсов;
• обмен передовым опытом участников курса в организации эффективной ежедневной административной поддержки руководителя;
• передача навыков по организации работы с документами в соответствии с требованиями законодательства.

Особенности программы

Курс рассматривает современные практические аспекты имиджелогии и европейского бизнес-этикета, имеющего статус международного языка общения в деловом мире.

Курс проводится в дискуссионном формате, включает элементы тренинга, видеосъемку, упражнения, разбор практических ситуаций.

В результате обучения участники курса:

• приобретут системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя. решения организационных вопросов рамках своей компетенции;
• освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками;
• получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
• получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях;
• познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя;
• научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике;
• повысят свой профессиональный уровень подготовки.

1. Задачи и особенности должностной позиции «помощник руководителя».

Роль и статус помощника руководителя в структуре организации, в обеспечении процессов управления. Требования к должности «помощник руководителя»: компетенции, профессионально-важные качества, международные стандарты. Деловая карьера, баланс личного и профессионального развития.

2. Обеспечение работы руководителя.

Эффективное планирование и регулирование рабочего времени руководителя. Методы планирования, выбор и расстановка приоритетов, поиск резервов. Корректировка плана в условиях изменений и неопределенности.
Координирующая роль помощника руководителя. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры. Реализация управленческих решений, организация обратной связи с руководителем: передача распоряжений, делегирование полномочий, координация, контроль исполнения.
Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя. Правила получения заданий от руководителя и подачи ему важной информации.
Организация приема руководителем сотрудников и посетителей. Особенности работы с VIP гостями. Фильтрация нежелательных телефонных звонков и посетителей.

3. Обеспечение делового взаимодействия с руководителем.

Стратегии взаимодействия с руководителями различных психологических типов. Понимание задач и управленческого стиля руководителя. Лояльность и конфиденциальность в работе.
Построение успешного делового взаимодействия с руководителем. Роли и сценарии в деловом общении. Устранение барьеров и установок. Оценка эмоционального состояния руководителя по внешним проявлениям. Методы достижения взаимопонимания и психологической совместимости. Получение обратной связи на свою работу.

4. Повышение профессиональной эффективности помощника руководителя.

Личный план, как средство повышения профессиональной эффективности. Методики продуктивного планирования и координации собственной работы. Оперативное и долгосрочное планирование. Польза делегирования. Построение личной системы тайм-менеджмента: учет и контроль затрат времени, резервы эффективности.
Задачи помощника руководителя по подготовке и обслуживанию совещаний. Построение эффективной модели делового совещания с учетом внутрифирменных коммуникаций и стандартов организационной культуры.
Стратегия повышения профессиональной эффективности помощника руководителя: развитие деловых навыков и компетенций. Предотвращение «профессионального выгорания»: навыки защиты от стрессов, технологии самосбережения.

5. Представительская деятельность помощника руководителя.

Организационные ценности и организационное поведение. Роль помощника руководителя в формировании имиджа фирмы через элементы маркетинга, рекламы и связи с общественностью. Выбор личного имиджа помощника руководителя в соответствии с корпоративными стандартами.
Организация пресс-конференций и презентаций руководителя, формирование его имиджа. Установление контакта с расширенной аудиторией. Навыки публичного выступления.

6. Преодоление сложных ситуаций в деловом взаимодействии.

Особенности и сложности делового взаимодействия в коллективе на разных уровнях.
Понятие коммуникативной компетентности. Правила дистанционного общения.
Распознавание и предупреждение конфликтных ситуаций. Эффективные стратегии поведения. Правила бесконфликтного общения. Манипуляции и способы защиты от нее. Оценка и корректировка собственной стратегии поведения в сложных ситуациях.

7. Участие помощника руководителя в проведении переговоров.

Методы успешного ведения переговоров. Зарубежные методики. Приемы быстрого изучения партнера. Внешняя оценка собеседника, установление контакта. Выработка регламента беседы. Активные методы воздействия на собеседника, постановка вопросов. Подведение итогов и завершение переговоров.
Стандарты и регламенты организации деловых встреч и переговоров: помещение, документация, рассадка за столом переговоров. Международные стандарты и особенности ведения переговоров.

8. Документационное обслуживание руководителя.

Стандарты в области управления документами. Требования в работе с документами на основе ГОСТов и ведомственных рекомендаций. Структурно-графическая и текстовая подготовка управленческой документации. Правила оформления документов. Придание документами юридической силы. Порядок работы с конфиденциальными документами.
Оптимизация бизнес-процессов через оптимизацию документопотоков. Документооборот принятия и исполнения управленческих решений. Регламент и распределение ответственности. Контроль работы с документами. Международная деловая переписка в соответствии со стандартами ISO. Требования к составлению и оформлению делового письма, к языку и стилю, писем.

9. Организация работы с зарубежными партнерами.

Знание бизнес-культур — профессионально-важное качество для успешного бизнеса. Национальные модели построения деловых отношений. Особенности поведения деловых людей Западной Европы, Англии, США, Японии, Китая, Южной Кореи и других стран.

10. Бизнес-этикет, стандарты деловой культуры в обеспечении процессов управления.

Корпоративные стандарты и регламенты деловой культуры. Правила приветствия, представления, знакомства. Обмен визитными карточками. Стандарты телефонного общения. Бизнес-подарки.
Организация буфетного обслуживания деловых встреч и переговоров с учетом особенностей различных бизнес-культур. Подготовка стандартного европейского фуршетного стола. Выбор вина и напитков, выбор простых закусок.
Правила офисного гостеприимства. Угощение в офисе. Как правильно подавать чай, кофе, прохладительные напитки.

Занятия проводят бизнес-психологи, специалисты по бизнес-этикету и деловой культуре по авторским программам с использованием деловых игр, ситуационных задач, элементов тренинга.

АВТОР И ВЕДУЩИЙ

КАРНАУХОВ Михаил Александрович

Бизнес- коуч, имеет большой опыт проведения лекций, семинаров, практикумов по дисциплинам: "Делопроизводство и документооборот» и «Системы электронного документооборота».

СТОЛЯРЧУК Елена Анатольевна

Старший преподаватель кафедры психологического обеспечения профессиональной деятельности Санкт-Петербургского университета.

БАНЩИКОВА Галина Ивановна

Бизнес-консультант, кандидат педагогических наук, доцент, эксперт в следующих направлениях: организация и технология документационного обеспечения управления, стандартизация документационного обеспечения управления и архивного дела, теория документоведения, технология работы с документами государственных органов и общественных организаций.

Спикер

Занятия проводят бизнес-психологи, специалисты в области бизнес-этикета и деловой культуры по авторским программам с использованием деловых игр, ситуационных задач, элементов тренинга.

УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ

При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.

В стоимость обучения входит: методический материал, обеды, кофе-паузы.

Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы)

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

ОТЗЫВЫ О КУРСЕ:

• "Данный курс настраивает на позитивный лад. Полноту и доступность информации я буду использовать в своей дальнейшей карьере. Материал очень интересный. Преподаватели - профессионалы. Спасибо организаторам данного курса. Особенно интересной была тема о подходе к любому типу людей и язык жестов." Секретарь-референт генерального директора, ПАО «Территориальная генерирующая компания № 14»
• "Обучаться у вас очень понравилось. Узнал много важной информации как для работы, так и для повседневной жизни. Особенно интересными были темы об обеспечении работы руководителя и обеспечении делового взаимодействия с руководителем." Помощник заместителя генерального директора, РЭУ - филиал ОАО "Метрострой"
• "Очень понравились занятия. Преподаватель помог решить вопрос с руководителем. Интересен был разбор визитной карточки и подписи руководителя. Понравилась готовность рассмотреть ситуации слушателей." Помощник технического директора, ООО «РегионТрансСтрой»
• "Отличная подача информации, очень вдохновляет!
  Интересны были психотипы людей, процесс организации переговоров." Секретарь-референт, АО «Ведущий проектно-изыскательский и научно-исследовательский институт промышленной технологии»
• "Насыщенный курс с техниками практической направленности. Курс показался интересным и вдохновляющим к личностному и профессиональному росту. Спасибо!
  Интересными были психологические тесты, новые источники информации - учебные пособия." Секретарь руководителя, ООО «Сыктывкарский фанерный завод»
• "Я выражаю благодарность организаторам и преподавателям курса за высокий профессионализм и стремление дать знания и навыки каждому из обучающихся индивидуально. Особенно интересным стала важность постановки цели и планов на краткосрочный и долгосрочный период." Секретарь генерального директора отдела документационного обеспечения, ОАО «Башнефтегеофизика»
• "Полезная информация, удачно то, что были разные преподаватели, + дают информацию по разным аспектам и с разным подходом. Спасибо! Хороший наглядный материал." Помощник заместителя Председателя Правительства Омской области, Аппарат Губернатора и Правительства Омской области
• "Понравилась система подачи знаний, наглядность (исп. визуализации), интересные лекции." Помощник директора, ФГБУК "Тульский государственный музей оружия"
• "Благодарю за обучение с прекрасными преподавателями, которые обладают не только теоретическими знаниями, но и практическим опытом. Особенно понравилось рассмотрение практических ситуаций со ссылкой на законы." Помощник руководителя, ФГАНУ «Центральный научно-исследовательский и опытно-конструкторский институт робототехники и технической кибернетики»
• "Все понравилось. Хотелось бы особо отметить вежливый персонал, который оказал поддержку и понимание. Только с погодой в городе не повезло. Особенно интересно было послушать лекции по психологии." Специалист, ОАО "НПП "Салют"

Занятия проводят бизнес-психологи, специалисты по бизнес-этикету и деловой культуре по авторским программам с использованием деловых игр, ситуационных задач, элементов тренинга.

Даты начала обучения не определены.