Курс, семинар, тренинг Профессиональный секретарь - помощник руководителя: основы мастерства

Даты начала обучения

Продолжительность:
4 дня (32 часа)

Стоимость обучения:

30 900 р.

Добавить к сравнению

Время проведения: с 10.00 до 17.30

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);

«Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

В результате обучения участники курса:

  • приобретут системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя. решения организационных вопросов рамках своей компетенции,
  • освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками,
  • получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий,
  • получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях,
  • познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя,
  • научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике,
  • повысят свой профессиональный уровень подготовки.

Цели курса:

Передать навыки организации эффективной ежедневной деятельности руководителя, организации работы с документами, отвечающей актуальным требованиям законодательства.

Для кого предназначен

Помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, секретарей службы ресепшн, офис-менеджеров и менеджеров административно-хозяйственных подразделений.

    Программа курса

    День 1.

    Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя.

    • Нормативно-методические основы деятельности.
    • Локальные нормативные акты. Должностная инструкция.
    • Профессиональный стандарт секретаря руководителя.
    • Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
    • Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
    • Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
    • Зонирование рабочего пространства.

    Особенности должностной позиции помощника руководителя.

    • Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
    • Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
    • Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
    • Информационная поддержка деятельности руководителя.
    • Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.

    Бездокументное обслуживание управления.

    • Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
    • Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
    • Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
    • Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
    • Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
    • Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
    • Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.
    • Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
    • Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.

    Основы деловой коммуникации.

    • Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
    • Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
    • Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
    • Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
    • Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.

    Ассистентские функции помощника руководителя.

    • Организация сервисного обслуживания руководителя.
    • Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства. Оптимизация информационных потоков.
    • Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя.

    Организация снабжения офиса.

    • Предметы первой необходимости.
    • Офисное оборудование и расходные материалы.
    • Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
    • Сбор и обобщение заявок.
    • Организация курьерской доставки.

    Организация командировок.

    • Заказ билетов и гостиниц.
    • Оформление виз.
    • Прием командированных.
    • Оформление приглашений иностранным гражданам.

    День 2.

    Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.

    Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.

    • Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
    • Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
    • Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
    • Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
    • Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
    • Формуляры основных документов.
    • Особенности оформления конфиденциальных документов.

    Система организационно-распорядительной документации.

    • Классификация документов и их функции.
    • Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
    • Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
    • Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.)

    Официально-деловой стиль и его требования.

    • Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
    • Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
    • Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
    • Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
    • Требования к управленческой информации.

    Деловая переписка.

    • Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
    • Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
    • Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
    • Культура официальной переписки и ее основные принципы.
    • Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
    • Особенности переписки по электронной почте.

    Организация работы с документами.

    • Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
    • Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
    • Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
    • Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
    • Систематизация документов. Правила формирования дел.
    • Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
    • Определение сроков хранения документов.
    • Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
    • Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
    • Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.

    ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

    • Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
    • Редактирование текста служебной записки, письма.
    • Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
    • Упражнения по стилистике.
    • Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
    • Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
    • Дикционные упражнения.
    • Упражнения на дыхание и развитие голоса.

    День 3.

    Психологическая культура делового общения.

    • Основные принципы построения успешного межличностного общения.
    • Этикет невербального общения.
    • Барьеры общения.
    • Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
    • Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере.

    Общепринятые нормы культуры в деловом мире.

    • Особенности делового общения.
    • Деловой этикет, его основные принципы.
    • Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
    • Культура речи.
    • Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
    • Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
    • Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
    • Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.

    Технология визуального имиджа.

    • Основные стили мужской и женской одежды.
    • Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
    • Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
    • Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
    • Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.

    День 4.

    Этикет общения по телефону. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.

    • Особенности делового телефонного разговора.
    • Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
    • Метод «телефонной улыбки».
    • Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
    • Привычные выражения.
    • Подготовка телефонного разговора, композиция.
    • Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
    • Звонки входящие и исходящие.
    • Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
    • Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
    • Этикет мобильной связи.

    Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.

    • Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
    • Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
    • Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя).
    • Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
    • Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
    • Основы офисного гостеприимства.

    Организация и проведение протокольных мероприятий.

    • Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
    • Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
    • Правила рассадки в автомобиле.
    • Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
    • Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
    • Особенности общения с иностранными партнерами.

    УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ

    При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.

    Что входит в стоимость

    Методический материал, обеды, кофе-паузы.

    Документ по окончании обучения

    По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы)

    Информация для региональных клиентов

    Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

    Преподаватели

    ЧУЖИНОВА Любовь Александровна
    Преподаватель-консультант.

    Автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.

    Сфера профессиональных интересов:

    Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.

    Образование:

    2000 - Российская академия менеджмента и агробизнеса. Повышение квалификации по программе «Организация управления персоналом в современных условиях».
    1995 - 1996 - Центр психолого-педагогического всеобуча. Курс «Психология управления; педагог.
    1972 - 1978 - Московский институт инженеров транспорта.

    Опыт работы:

    1992 - н.вр.

    Преподаватель:

    ВГИК (кафедра менеджмента в кино и телевидении);
    Высшая школа секретарей при Дипакадемии;
    Клуб профессиональных секретарей;
    Государственная академия специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС);
    УМЦ документоведения и управления Госслужбы;
    МИРЭА;
    Институт телевидения «Останкино»;
    Институт бизнеса и права;
    Московская школа экономики;
    Учебный центр «Восток-Запад»

    Корпоративные клиенты:

    «TransPackingGroup», «Артпласт», «Росевробанк»; префектуры и Управы Москвы, Ассоциация малых и средних городов России; администрация г. Сочи; Российский Фонд федерального имущества и др.

    Автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуник...
    Резюме преподавателя

    Даты и места проведения

    Даты начала обучения не определены.

    Мы бесплатно подберем для Вас подходящие курсы.

     Подборка курсов на e-mail
    Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies  🍪