Курс, семинар, тренинг Профессиональный секретарь-помощник руководителя: основы мастерства

Даты обучения

Продолжительность:
4 дня (32 часа)

Стоимость обучения:

30 900 р.
Записаться на курс
Добавить к сравнению

КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ В МОСКВЕ

Время проведения: с 10.00 до 17.30

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:

  • «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
  • «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

В результате обучения участники курса:

  • приобретут системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя. решения организационных вопросов рамках своей компетенции,
  • освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками,
  • получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий,
  • получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях,
  • познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя,
  • научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике,
  • повысят свой профессиональный уровень подготовки.

Цели курса:

Передать навыки организации эффективной ежедневной деятельности руководителя, организации работы с документами, отвечающей актуальным требованиям законодательства.

Для кого предназначен

Помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, работников ресепшн.

    Программа курса

    Дело 1.

    Современное секретарское дело.

    Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя.

    • Нормативно-методические основы деятельности.
    • Локальные нормативные акты. Должностная инструкция.
    • Профессиональный стандарт секретаря руководителя.
    • Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
    • Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
    • Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
    • Зонирование рабочего пространства.

    Особенности должностной позиции помощника руководителя.

    • Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
    • Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
    • Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
    • Информационная поддержка деятельности руководителя.
    • Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.

    Бездокументное обслуживание управления.

    • Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
    • Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
    • Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
    • Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
    • Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
    • Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
    • Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.
    • Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
    • Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.

    Основы деловой коммуникации.

    • Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
    • Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
    • Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
    • Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
    • Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.

    Ассистентские функции помощника руководителя.

    • Организация сервисного обслуживания руководителя.
    • Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства. Оптимизация информационных потоков.
    • Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя.

    Дело 2.

    Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.

    Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.

    • Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
    • Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
    • Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
    • Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
    • Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
    • Формуляры основных документов.
    • Особенности оформления конфиденциальных документов.

    Система организационно-распорядительной документации.

    • Классификация документов и их функции.
    • Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
    • Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
    • Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.)

    Официально-деловой стиль и его требования.

    • Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
    • Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
    • Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
    • Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
    • Требования к управленческой информации.

    Деловая переписка.

    • Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
    • Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
    • Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
    • Культура официальной переписки и ее основные принципы.
    • Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
    • Особенности переписки по электронной почте.

    Организация работы с документами.

    • Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
    • Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
    • Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
    • Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
    • Систематизация документов. Правила формирования дел.
    • Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
    • Определение сроков хранения документов.
    • Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
    • Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
    • Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.

    Дело 3.

    ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

    • Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
    • Редактирование текста служебной записки, письма.
    • Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
    • Упражнения по стилистике.
    • Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
    • Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
    • Дикционные упражнения.
    • Упражнения на дыхание и развитие голоса.

    Психологическая культура делового общения.

    • Основные принципы построения успешного межличностного общения.
    • Этикет невербального общения.
    • Барьеры общения.
    • Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
    • Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере.

      Общепринятые нормы культуры в деловом мире.

      • Особенности делового общения.
      • Деловой этикет, его основные принципы.
      • Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
      • Культура речи.
      • Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
      • Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
      • Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
      • Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.

      Технология визуального имиджа.

      • Основные стили мужской и женской одежды.
      • Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
      • Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
      • Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
      • Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.
      • Этикет общения по телефону.

      Дело 4.

      Этикет общения по телефону.

      Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.

      • Особенности делового телефонного разговора.
      • Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
      • Метод «телефонной улыбки».
      • Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
      • Привычные выражения.
      • Подготовка телефонного разговора, композиция.
      • Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
      • Звонки входящие и исходящие.
      • Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
      • Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
      • Этикет мобильной связи.

      Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.

      • Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
      • Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
      • Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя).
      • Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
      • Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
      • Основы офисного гостеприимства.

      Организация и проведение протокольных мероприятий.

      • Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
      • Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
      • Правила рассадки в автомобиле.
      • Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
      • Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
      • Особенности общения с иностранными партнерами.

      УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ

      При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.

      Что входит в стоимость

      Методический материал, обеды, кофе-паузы.

      Документ по окончании обучения

      По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы)

      Информация для региональных клиентов

      Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

      Преподаватели

      РОГОВА Алевтина Владимировна
      Практикующий бизнес-тренер, консультант по деловому этикету и протоколу, деловым коммуникациям, имиджу, психологии и культуре делового общения, мастерству переговоров, эффективному выступлению.

      Образование:

      Донецкий Государственный Университет, специальность «Филолог-преподаватель».

      Учебно-инновационный центр менеджеров при Ленинградском Институте Культуры, курс «Менеджмент в сфере культуры».

      Опыт работы:

      Герасимова (ВГИК), кафедра менеджмента и продюсирования. Старший преподаватель. Авторские программы: «Русский язык и культура речи», «Речевые коммуникации», «Культура делового общения», «Деловая этика», «Современный светский этикет».

      2003 - н.в. Учебно-методический центр Управления государственной службы при Правительстве г. Москва. Семинары для руководителей и специалистов Аппарата Правительства Москвы, префектур, Управ районов, Московской Городской Думы, сотрудников Мэрии г. Москвы, сотрудников Избиркома. Курс «Имидж государственного служащего».

      2007 - н.в. Московский городской университет управления Правительства Москвы, преподаватель. Дисциплины: Имидж государственного служащего, Деловые коммуникации, Деловой этикет и протокол.

      2008 - н.в. Институт «ВОСТОК-ЗАПАД». Семинары для руководителей и референтов, Деловой этикет и протокол.

      2000 - 2004 гг. Высшая школа секретарей при Дипломатической академии Министерства иностранных дел.

      «Деловой этикет», «Психология делового общения».

      2000 - 2005 гг. ООО «Smile Gate» директор по персоналу: поиск, подбор и обучение персонала в новой компании, проведение семинаров и тренингов: имидж, психология и культура делового общения, ситуационная оценка коллектива.

      1998 г. Учебный центр повышения квалификации для руководителей и специалистов среднего и высшего звена – «Восток-Запад».

      1996 - 2000 гг. Преподаватель:

      • Институт экономики, менеджмента и права
      • Гуманитарно - экологический институт
      • Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана
      • Учебный центр повышения квалификации при правительстве Москвы
      • Национальная школа секретарей

      Публикации:

      Постоянный автор статей по деловому общению в журнале «Секретарь-референт».

      Корпоративные клиенты:

      • COLIN’S, семинар - тренинг «Европейский бизнес- этикет» для группы директоров и ведущих менеджеров компании;
      • ООО «Никомед», семинар для руководителей
      • ЗАО «СеверСталь» - разработка регламента работы секретарей - референтов, курс семинаров для менеджеров среднего и высшего звена по деловому и светскому этикету
      • ГК «РОЛЬФ», 5 корпоративных семинаров-тренингов для руководителей
      • Автокомпания «РОСКОН», корпоративный семинар для менеджеров
      • «РАНОВА-КЛИНИНГ», корпоративный семинар-тренинг для компании
      • Центральный НИИ эпидемиологии Минздрава России, корпоративные семинары для руководителей и сотрудников
      • НОВИКОМБАНК, г. Москва
      • ГЛОБЭКС банк, г. Москва
      • Московский Областной Банк, г. Москва, 7 корпоративных семинаров
      • РАДИО: «МАЯК», «СИТИ-FM» - постоянный гость программ по этикету в прямом эфире (60 мин.)
      • Семинар для топ-менеджеров государственной компании «Белгородское качество»
      • Семинар «Деловой этикет и протокол» для специалистов протокольных служб крупных компаний, г. Прага (Чехия)
      • Для руководителей и специалистов городских Управ регионов России и городской администрации г. Сочи
      • Семинары-тренинги для компаний: "ФРАНК" (офисная мебель), "Vision Image Print" (ВИП-системы), ''Пепеляев, Гольцблат и партнеры'' (юридическая компания)
      • «ВОСТОКСИБЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ», г. Иркутск
      • «САЯНСКХИМПЛАСТ», г. Саянск
      • Для администрации и персонала санаториев ЦБ РФ
      • «ЮЖНАЯ ГЕНЕРИРУЮЩАЯ КОМПАНИЯ» ТГК-8, г.Ростов-на-Дону
      • «БИ-ЛАЙН», г. Ростов-на-Дону
      • «РОСТОВ-ТАБАК», г. Ростов-на-Дону
      • «РОССЕЛЬМАШ» г. Ростов-на-Дону
      • Семинар для топ-менеджеров компании «ЛУКОЙЛ»
      Образование: Донецкий Государственный Университет, специальность «Филолог-преподаватель». Учебно-инновационный центр менеджеров при Ленинградском...
      Резюме преподавателя
      ЧУЖИНОВА Любовь Александровна
      Преподаватель-консультант.

      Автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.

      Сфера профессиональных интересов:

      Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.

      Образование:

      2000 - Российская академия менеджмента и агробизнеса. Повышение квалификации по программе «Организация управления персоналом в современных условиях».
      1995 - 1996 - Центр психолого-педагогического всеобуча. Курс «Психология управления; педагог.
      1972 - 1978 - Московский институт инженеров транспорта.

      Опыт работы:

      1992 - н.вр.

      Преподаватель:

      ВГИК (кафедра менеджмента в кино и телевидении);
      Высшая школа секретарей при Дипакадемии;
      Клуб профессиональных секретарей;
      Государственная академия специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС);
      УМЦ документоведения и управления Госслужбы;
      МИРЭА;
      Институт телевидения «Останкино»;
      Институт бизнеса и права;
      Московская школа экономики;
      Учебный центр «Восток-Запад»

      Корпоративные клиенты:

      «TransPackingGroup», «Артпласт», «Росевробанк»; префектуры и Управы Москвы, Ассоциация малых и средних городов России; администрация г. Сочи; Российский Фонд федерального имущества и др.

      Автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуник...
      Резюме преподавателя

      Даты и места проведения

      Похожие курсы

      Посмотреть все похожие курсы

      Мы бесплатно подберем для Вас подходящие курсы.

       Подборка курсов на e-mail