Исполнительный директор несет ответственность за деятельность всех подразделений компании, организует и контролирует их развитие и работу, воплощая в жизнь стратегические замыслы топ-менеджеров в зоне своей ответственности. Являясь «правой рукой» генерального директора, исполнительный директор имеет большой спектр инструментов для повышения эффективности деятельности компании.
Особые задачи стоят перед исполнительным директором в условиях кризиса — повышение качества обслуживания в рамках бюджетных ограничений. Семинар «Исполнительный (административный) директор» предлагает много практических методик, инициатив, решений, которые помогут вам добиваться своих целей, повышая как свою результативность, так и результативность ваших подразделений.
Внимание! Вы можете получить Удостоверение о повышении квалификации по теме «Оперативное управление организацией», пройдя дополнительное обучение в дистанционном формате.
В результате обучения вы:
- выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности
- определите требования к результатам административного обеспечения
- определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий
- научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
- узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис)
- разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений
День 1
Система управления и административное обеспечение
- Основные элементы системы управления
- Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
- Цели и задачи административного обеспечения
- Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
- Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
- Требования к исполнительному (административному) директору в современных экономических условиях
Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора
- Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
- Организация функционирования подразделений обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
- Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
- Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
- Организация работы с подрядчиками
- Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
- Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
- Юридическое обеспечение
- Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
Практикум: «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»
Экономика в деятельности исполнительного директора
- Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
- Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
- Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
- Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
- Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
- Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстафинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
- Facility management
- Fleet management
Практикум: «Участники разрабатывают программу сокращения затрат для своих подразделений, разрабатывают алгоритм вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»
День 2
Организация документооборота в компании
- Принципы организации документооборота
- Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госахива, типовая инструкция по делопроизводству
- Документопоток компании
- Организация работы секретариата
- Организация контроля исполнения поручений
Практикум: «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»
Регламентация деятельности компании
- Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
- Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
- Организация контроля регламентирующих документов
- Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к корпоративным документам
Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)
Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
- Типовое положение АХО
- Должностная инструкция начальника АХО
- Матрица ответственности АХО
Практикум: «Разработка типовых задач и функционала АХО»
Организация планирования в АХО
- Планирование состава работ
- Планирование частоты работ
- Планирование качества работ
- Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
- Бюджетирование хозяйственной деятельности
Практикум: «Составление годового и месячного плана АХО. Бюджетное планирование в АХО»
Структурирование и организация работы подразделения
- Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
- Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
- Диспетчеризация работ
- Группировка связанных работ, супервайзеры
- Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
- закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и проч.
- закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и проч.
Практикум: «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»
Контроль подразделений АХО
- Организация оперативного контроля качества выполнения работ
- Отчетность служб АХО
- Отчетность руководителя АХО
- Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
- Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум: «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях
- Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
- Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
- Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
- Контроль хода выполнения работ
- Поддержание презентабельного состояния офиса
Организация работы представительского автотранспорта
- Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
- Диспетчеризация работы автотранспорта
- Критерии выбора автотранспортных средств
- Контроль деятельности и отчетность
- Оплата труда и стимулирование водителей
Выполнение специальных требований
- Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
- Надзорные организации и взаимодействие с ними
- Действия в случае визита надзорных органов
Практикум: «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»
День 3
Организационное развитие
- Задачи функции организационного развития
- Способы совершенствования деятельности и изменений
- Инструменты организационного развития
- Внедрение изменений: процедуры, сложности
- Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для подразделений административного (исполнительного) директора
Практикум: организация и внедрение проекта организационных изменений «Разработка показателей эффективности KPI для руководителей и персонала подразделений слушателей»
Юридическое обеспечение
- Задачи и функции юридического обеспечения деятельности
- Формы организации юридической службы
- Оплата труда и стимулирование
Архивная деятельность
- Задачи архивации документов
- Порядок и нормативы хранения документации
- Каталогизация и использование корпоративных информационных систем
Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»
- Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
- Борьба с факторами, отнимающими время
- Как вести себя в кризисных ситуациях
- «Бережливый офис» — как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала
Практикум: разработка программы борьбы с потерями — «Бережливый офис»
Принципы разработки системы мотивации подразделений административного (исполнительного) директора
- Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
- Как определять соотношение постоянной и переменной части зарплаты
- За что платить постоянную часть заработной платы
- Методика определения переменной части заработной платы на базе KPI. Как персонал должен зарабатывать переменную часть
Практикум: «Участники разрабатывают несколько вариантов мотивационных схем для персонала своих подразделений»
Набоков Анатолий Борисович
Кандидат технических наук, старший научный сотрудник, эксперт в области стратегического управления, оптимизации бизнес-процессов, организационного развития, разработки систем мотивации на базе KPI
Профессиональный опыт
Более 10 лет управленческого опыта в компаниях численностью от трех тысяч человек
- 2009 – н.в. — Консалтинговая компания «Стратегия-центр», менеджер проектов
- 2002 – 2009 — Группа производственно-сбытовых компаний «Сходня Мебель», «Сходня Трейд», «МЭЗ ДСПиД», «Плитпром», директор по развитию, советник основного акционера
- 2001 – 2002 — Консалтинговая компания «БДО Юникон», консультант
- 2000 – 2001 — Компания «МИР», начальник отдела
- 1999 – 2000 — Компания «Wing Mage», исполнительный директор
- 1989 – 1998 — Институт МО (Военно-промышленный комплекс), подполковник, начальник отдела
Профессиональные компетенции
- Стратегическое управление. Разработка функциональных стратегий, системы комплексных стратегических показателей (Balanced Scorecard)
- Управления проектами на базе стандарта PMBOK 4
- Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов
- Управление качеством. Внедрение стандартов серии ИСО 9000
- Постановка системы управления рисками
- Управление ТОиР, эксплуатацией автотранспортного предприятия
- Организационное проектирование. Оптимизация организационной структуры
- Разработка системы мотивации на базе KPI (ключевых показателей эффективности)
- Внедрение бизнес-технологий: «бережливое производство», управление по целям (МВО), управление отношениями с клиентами (CRM)
- Постановка и управление оптовыми, розничными и электронными продажами
- Внедрение программ улучшения (кайдзен): активизация продаж, сокращение затрат, снижение потерь, эффективное управление активами, оптимизация бизнес-процессов
Клиенты
AccessBank, Golder Electronics, Seven Days, Вимм-Билль-Данн, Газпром Нефть, ГАЗПРОМ, Гедеон Рихтер-Рус, ГК Росводоканал, Бьюсайрус Сервис, Дубненский машиностроительный завод, ЕВРАЗ, ИБФ — Моторс, Иннова, Камкабель, Кварцверке, КазГерМунай, Леруа Мерлен, Лукойл Черноморье, МОРТОН, Мечел, Мется Тиссью, Норильский никель, ПЕПСИ, Русский алкоголь, РОСАТОМ, СамЗАС, Салаватнефтеоргсинтез, Самотлорнефтегаз, Сбербанк, СДМ-БАНК, Сибирская Сервисная Компания, СИБУР, Сплат косметика, Стройспецтранс, ТНК-ВР Менеджмент, Уралхиммаш и др.
Преподавательская деятельность
АНХ при Правительстве РФ, Институт переподготовки и повышения квалификации МГУ им. М.В. Ломоносова, Институт повышения квалификации (ИКТ)
Образование
- 2007 — Экспертный центр «Крафтсерт», внутренний аудит системы менеджмента качества организации
- 2006 — МИЭМиП, формирование СМК в соответствии со стандартами ИСО 9000
- 2003 — МАГ КОНСАЛТИНГ, сбалансированная система показателей
- 1998 — Московская международная высшая школа бизнеса (МИРБИС), менеджмент
- 1986 — Высшая инженерная радиотехническая академия, аспирантура
- 1977 — Высшее военное инженерное училище радиоэлектроники
