СЕМИНАР В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ
Время проведения: с 10.00 до 17.30
Слушатели получат знания и навыки по вопросам совершенствования профессиональных навыков и компетенций секретаря, разберут сложные моменты работы (от подготовки комплектов документов до организации встреч с партнерами), научатся решать проблемные ситуации, опираясь на нормы делового общения и этикета. Участники семинара научатся планированию всех аспектов работы секретаря, получат знания по делопроизводству и документообороту, научатся практическим приемам организации работы руководителя и протокольных мероприятий.
Цели семинара:
- совершенствование профессиональных навыков секретарей, помощников руководителей с учетом современных норм и требований;
- развитие компетенций секретаря на примере решения практических кейсов и деловых игр;
- обмен передовым опытом участников семинара;
- передача навыков по организации работы с документами в соответствии с требованиями законодательства.
В результате обучения участники семинара:
- получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
- получат практические навыки по ведению делопроизводства в компаниях;
- познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя;
- научатся применять изученные методики секретарского обслуживания на практике;
- повысят свой профессиональный уровень подготовки.
Для кого предназначен
Секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров, сотрудников ресепшн, административных подразделений, общего отдела, организационно-методического отдела и всех заинтересованных лиц.
День 1.
Оценка деятельности секретаря.
- Анализ собственных профессиональных преимуществ. Социальная роль, статус и основные направления деятельности в работе секретаря. Профессиональная уверенность и активная позиция в работе секретаря.
- Роль секретаря в создании личного имиджа руководителя и корпоративной культуры.
Организация работы в приемной.
- Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени. Отбор и классификация информации. Защита руководителя от нежелательных посетителей и телефонных звонков.
- Повышение эффективности телефонного разговора. Звонок в другую организацию: правила успешной презентации компании, ключевые фразы. Особенности взаимодействия с недовольными и сложными клиентами, жалобами и возражениями по телефону. Тактика общения с трудными клиентами.
Секретарь – помощник руководителя.
- Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Организация рабочего времени секретаря. Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика. Управление «информационными потоками».
- Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила «дистанционного» общения. Понимание настроения руководителя. Специфика донесения негативной информации. Профилактика информационных конфликтов.
День 2.
Подготовка и проведение делового разговора.
- Развитие навыков установления контакта и ведения конструктивного диалога. Приемы убеждения, аргументации и контраргументации. Техники активного слушания. Умение говорить и принимать комплименты как показатель профессионализма секретаря. Вопросы для прояснения позиции партнера. Барьеры общения и способы их преодоления. Техника короткого разговора.
Трудные ситуации общения.
- Способы предупреждения конфликтов. Управление конфликтами. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Саморегуляция и эффективные стратегии поведения в конфликтных ситуациях. Правила бесконфликтного общения. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие. Манипуляции в общении. Техники психологической самообороны.
Организация протокольных мероприятий в офисе.
Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций.
- Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
- Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, преподнесение подарков.
- Протокольные аспекты подготовки переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Организация зала переговоров и рабочего места участника. Особенности общения с иностранными партнерами.
Подготовка и обслуживание совещаний.
- Планирование, подготовка и проведение совещаний: списки участников, информирование участников, рабочее место, ведение протокола.
Виды приемов и их организация.
- Приемы с рассадкой и без рассадки гостей за столом. Правила этикета для организаторов и участников приемов. Сервировка стола (чай, кофе, безалкогольные и алкогольные напитки).
- Неформальное общение в офисе. Дресс-код неформальных встреч. Корпоративные праздники, собрания, мероприятия.
Организация делопроизводства в офисе.
- Информационная инфраструктура организации: правовая информация, нормативы, стандарты, библиотека, интернет.
- Организация работы с документами в соответствии с нормативными требованиями, ГОСТ Р6.30-2003. Состав управленческих документов организации: распорядительные, организационно-справочные, информационно-аналитические. Порядок приема и обработки входящих, исходящих и внутренних документов организации. Регистрация служебных документов, ведение журналов. Обработка и хранение документов. Номенклатура дел, формирование дел. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов. Подготовка дел для архива.
- Переписка – внутренняя, внешняя. Коммерческие письма: язык и этика делового письма.
- Электронный офис. Информационные технологии, применяемые в информационно-документационном и бездокументном обслуживании офиса. Использование локальной сети в работе с документами. Система электронного хранения документов.
АВТОР И ВЕДУЩИЙ
СТОЛЯРЧУК Елена Анатольевна
Старший преподаватель кафедры психологического обеспечения профессиональной деятельности Санкт-Петербургского университета.
БАНЩИКОВА Галина Ивановна
Бизнес-консультант, кандидат педагогических наук, доцент, эксперт в следующих направлениях: организация и технология документационного обеспечения управления, стандартизация документационного обеспечения управления и архивного дела, теория документоведения, технология работы с документами государственных органов и общественных организаций.
УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ
При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.
Что входит в стоимость
Методический материал, обеды, кофе-паузы.
Документ по окончании обучения
Сертификат об участии в семинаре.
Информация для региональных клиентов
Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.
