Эффективная работа секретаря. Современное делопроизводство организации. Этикет. Психология делового (курс, семинар, тренинг)

Целевая аудитория

Секретари, секретари-референты, помощники руководителя, офис-менеджеры и администраторы офиса

Результат. Приняв участие в семинаре вы научитесь:

Правильно вести делопроизводство

Выработать стили делового общения с руководителем, коллегами, клиентами

Эффективно взаимодействовать по телефону

Управлять  своим имиджем

Программа обучения:

 1  ДЕНЬ  Делопроизводство и документооборот организации

• Современное делопроизводство в организации.
• Роль и место делопроизводства в управленческом процессе. Документ как носитель информации. Классификация документов.
• Новое в нормативной базе делопроизводства организаций
• ГОСТ Р6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ.
• Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов.
• Порядок оформления и виды бланков.
• Реквизиты документа придающие документу юридическую силу.
•  Порядок подписания, согласования и утверждения документа.
• Анализ характерных ошибок оформления документа.
• Документационное обслуживание деятельности фирмы.
• Входящая, исходящая и внутренняя документация
• Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции.
• Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения.
• Информационно-справочные документы: справки, письма.
• Технология и организация работы с управленческой документацией
• Ведение  внутренней и внешней  деловой переписки
• Организация документооборота.
•  Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.
•  Контроль исполнения документов.
• Составление номенклатуры дел.
•  Формирование и оформление дел
• Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
• Деловая переписка
• Виды деловой переписки, деловое письмо, телефонограмма, факсограмма(факс), электронное сообщение.
• Разновидности деловых писем.
• Оформление деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма, оформление дат, регистрационного номера. Текст письма.
• Правила внешнего оформления деловых писем.

2    ДЕНЬ  БИЗНЕС-ЭТИКЕТ

• Культура поведения и служебный  этикет
• Современные принципы и функции бизнес-этикета
• Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании
• Основы профессиональной этики и делового этикета
• Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь-сослуживцы», «Секретарь-посетители».
• Имидж. Создание привлекательного имиджа.
• Корпоративный имидж и деловая одежда
• Особенности деловых стилей: влияние, взаимодействие, творчество.
• Законы восприятия
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
• Управление своим имиджем.
•  Бизнес знакомство. Установление первого делового контакта с клиентом, посетителем, начальником.
• Искусство управления первым впечатлением
• Организация приема посетителей в офисе
• Бизнес субординация
• Бизнес субординация: клиенты, руководство, коллеги
• Кофе-этикет
• Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др.
• Этикет телефонного общения
• Организация переговоров и деловых приемов
• Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.
• Визитные карточки
• Секретарь и телефон. Телефонный этикет
• Основные правила телефонного этикета.
• Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки.
• Регистрация и фильтрация звонков.
• Формы приветствий и представлений. Деловой тон.
• Проблемные разговоры по телефону. Анализ проблемной ситуации
• Основные типы собеседников
• Психологические приемы ведения деловой беседы и телефонного общения
• Культура поведения в конфликтных ситуациях Способы разрешения конфликтных ситуаций

3 день:  Деловое общение

• Управление коммуникацией.
• Вербальные и невербальные коммуникации
• Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
• Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
• Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
• Как профессионально слушать.
• Методы активного слушания.
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов.
• Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе « Руководитель-подчиненный»,
• Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега»

Семинар проводят ведущие специалисты ВНИИДАД и РГГУ

Тетерина Татьяна Николаевна

Образование:

• 2003г. Институт русского языка им. А.С.Пушкина;
• Курсы повышения квалификации работников высшего образования«Задачи современной риторики в коммуникативном пространстве»;
• 2002г. программа Тренинг-Менеджер Академия ГАСИС;
• 2000-2001г. Государственная Академия профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС) Москва отделение «Управление персоналом» Специальность: психолог, менеджер по персоналу;
• 1972-1977 Государственный институт театрального искусства им. А.В.Луначарского – Москва/

Автор тренингов и мастер - классов  по развитию навыков делового общения  и построению эффективных внутренних и внешних коммуникаций в компании.

• Мастерство публичного выступления;
• Тренинг для секретарей;
• Имидж и Этикет делового человека;
• Эффективные совещания;
• Культура речи;
• Искусство успешных переговоров;
• Мастерство телефонного общения;
• Эффективный руководитель: искусство коммуникации;
• Социальные технологии делового общения;
• Психология управления персоналом;

  Член Российской ассоциации преподавателей, исследователей и учителей риторики.

  Уникальность  проводимых тренингов заключается в сочетании достижений психологии делового общения, традициями деловой риторики. Практическая часть большинства проводимых  программ основывается на актерских  и театральных техниках и приемах.

  С 2000г. по н.вр. Бизнес-тренер и  оргконсультант: специализация  навыки эффективного делового общения, эффективные коммуникации, бизнес-этикет

   Клиенты специалисты ведущих Российских компаний в т.ч. ГМК Норильский Никель,  АЛРОСА, Мобильные телесистемы, РАО ЕС, Инфотек групп, Северсталь- групп и другие.

Бельдова Мария Владимировна

Стаж работы в области делопроизводства и документоведения более 20 лет

Старший научный сотрудник ВНИИДАД  (Всероссийского научно исследовательского института  Документоведения и архивного дела)

ВНИИДАД ведущий центр подготовки специалистов в области документоведения и делопроизводства. ВНИИДАД является единственным в России учреждением, занимающимся вопросами документационного обеспечения управления. В настоящее время занимается формированием стратегии развития документационного обеспечения управления.

Один из авторов типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Государственных стандартов по делопроизводству ГОСТ Р 6.30.2003г.   и других нормативных документов и практических пособий по составлению и оформлению служебных документов и организационной работы с ними.

Преподаватель отраслевого центра повышения квалификации Федеральной Архивной Службы.

Преподаватель учебного центра ВНИИДАД

СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ

• Организация делопроизводства в компании;
• Оформление документов. Документирование;
• Деловая переписка. Правила составления деловых писем;

  Среди клиентов:

• Правительство Москвы;
• ОАО Газпром, РАО ЕС;
• Администрация ХМАО;
• Администрация Республики Чувашии;
• Администрация Эвенкийского АО и др.